Algumas ações no processo de arquivamento ajudam a organizar os documentos. 

Afinal, como arquivar documentos? 

Empresas que não possuem seus arquivos organizados, normalmente não entregam um bom nível de serviço, visto que a bagunça interna da empresa acaba refletindo na sua entrega final e no seu relacionamento com os clientes internos e externos. 

Além do que, a falta de um correto gerenciamento dos documentos internos coloca a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista.  

Certamente, para evitar perdas, exposição de conteúdos sigilosos, ou ter dificuldade na localização de documentos em casos de urgência, é importante haver algumas medidas de arquivamento corretas, que trataremos no decorrer do artigo. 

Quando falamos de organização interna, um dos principais pilares é a gestão documental, pois à medida que as empresas vão crescendo, mais documentos são gerados, como: 

  • Guias; 
  • Folhas de pagamento; 
  • Recibos; 
  • Contratos, etc… 

Esses documentos precisam ser armazenados em locais adequados e por tempo determinado. 

documentos

Muitas empresas ainda não se preocupam com a gestão de documentos como deveriam, e só acabam levando o assunto em consideração em momentos de crise, como: 

  • Uma auditoria; 
  • Um processo trabalhista de um ex-funcionário; 
  • Um recibo de alguma transação muito importante que se perdeu.  

Ainda mais, há empresas que guardam fisicamente seus documentos, em pastas de arquivo e caixas de arquivo morto – salas locadas especialmente para isso, e há as que armazenam na nuvem esses arquivos da mesma forma que o físico: em pastas, categorias e assuntos… utilizando ferramentas para gerenciar todo processo de guarda e descarte dos mesmos. 

Grande parte dos arquivos são digitalizáveis, e somente poucos exigem também a guarda física, como escrituras ou contratos de negócios. 

Neste artigo, vamos avaliar as melhores formas de arquivar documentos de um escritório e apresentar algumas sugestões e formatos, para que você tenha informação e entendimento para fazer a melhor escolha para sua empresa. 

Como organizar todo seu acervo de documentos físico? 

À medida que os anos vão se passando, colaboradores, fornecedores, transações fiscais, tudo gera uma série de documentos que precisam ser guardados.  

Abaixo daremos algumas alternativas de como organizar esse legado (acúmulo de documentos), para facilitar a busca quando for necessário: 

#1- Organize os documentos por data 

Você já parou para pensar: 

  • Quantas Notas Fiscais por exemplo, são emitidas em uma empresa, sejam elas físicas ou digitais?  
  • Ou então contratos, duplicatas e outros documentos administrativos?  

Pois é, se formos olhar todos os documentos que são gerados em uma empresa, chega a assustar o volume que faz parte do dia a dia. 

Separar os arquivos em pastas, seguindo uma ordem cronológica de data, ajuda a criar uma linha do tempo e facilita a busca.  

Dica: De preferência use etiquetas para facilitar a identificação.

#2- Organize os documentos por data 

Tão importante quanto armazenar, é fazer a gestão do tempo de guarda dos documentos. Com isso, ficará mais nítido o que é necessário descartar. 

Mas atenção! Tome o devido cuidado para não jogar fora algo que ainda está válido.  

Para saber mais sobre o tempo de guarda por tipos de documento, consulte a tabela de temporalidade.

Boa parte dos documentos se enquadram no prazo de validade de 5 anos, como:

  • Livros fiscais;
  • Nota fiscal de serviços;
  • Termos de ocorrência;
  • Convocações;
  • Editais;
  • Cartas de pedidos de demissão. 

Portanto, vale lembrar que há alguns que demandam um tempo maior, entre 10 e 35 anos, como uma CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), ou comprovantes de pagamentos previdenciários e FGTS. 

#3- Deixe o espaço físico livre para movimentação dos arquivos 

Se a sua opção for arquivar documentos em um local físico, é importante ter espaço exclusivo para essa finalidade. Isso porque provavelmente existirão diversas pastas (contratos, recibos, folha de pagamento) e a mobilidade será importante.

E a gestão de todo documento administrativo, o que fazer?

As documentações da gestão do negócio dever estar guardadas da forma mais organizada e segura possível, facilitando a busca aos documentos quando necessário. 

Afinal, empresas de todos os portes, quando trabalham de acordo com as normas, acumulam um volume considerável de documentos que necessitam armazenamento, seja para consultas ou em alguma fiscalização do governo. 

Essas práticas, vão ajudar: 

Digitalize todas as documentações administrativas 

Digitalizar reduz drasticamente o acúmulo de papel, evita extravios documentais e gastos com impressões.  

Além do que, em plataformas de GED, existem ferramentas de pesquisa que usam a tecnologia OCR (Optical Character Recognition) para reconhecer caracteres por meio de um arquivo de imagem. 

Um outro recurso de digitalização é a microfilmagem, que consiste em usar fotografias para captar as imagens dos documentos e é um processo que tem validade jurídica. 

digitalizar documentos

Crie um índice organizacional 

Após deixar as informações organizadas e categorizadas, é importante criar um índice de dados catalogados, que irá ajudar nas buscas futuras. 

Por exemplo: 

  • Pastas na estante A referem-se a funcionários atuais; 
  • B a ex-funcionários; 
  • C fornecedores, e assim por diante. 

Porém, enquanto estiverem sob validade jurídica, são obrigados legalmente a serem preservados e guardados em perfeitas condições. 

Como o departamento pessoal organiza seu arquivo? 

O departamento pessoal é a área que mais manuseia documentos, em vista da grande quantidade de arquivos. Arquivar documentos do departamento pessoal é mandatório para que a empresa cumpra com suas obrigações trabalhistas. 

Então, tudo que é relativo ao histórico do colaborador, deve ser guardado: 

  • Documentos como registros de pagamento de salários e comissões;
  • Avaliação de desempenho;
  • Promoções;

Servem tanto como histórico do funcionário para empresa como também para proteger em caso de uma ação judicial. 

Entretanto, há soluções eficientes para essa gestão, como o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), o BPM (Business Process Model) ou também Workflow, que controla e gerencia todo fluxo de processos em uma empresa, organizando tarefas, prazos, documentos, através da sincronização das ações dos responsáveis.

fluxo de processos de rh

Uma boa gestão de documentos tira sua empresa de situações como ações trabalhistas e outros problemas. 

É muito importante que a empresa tenha como comprovar todos os pagamentos e recolhimentos dos direitos de seus funcionários, caso alguma dúvida seja levantada.  

Contudo, quando estamos lidando com documentos de terceiros que estão sob nossa responsabilidade, o cuidado tem que ser redobrado. 

Divida os assuntos em pastas 

Outra forma de guardar os documentos é criar uma pasta para cada assunto:

  • Salários;
  • Benefícios;
  • Avaliações de desempenho, etc. 

Organize os documentos em subpastas para cada funcionário em ordem cronológica, tanto físico quanto digital. 

Aliás, o que for feito para um funcionário, deve ser feito igualmente para todos. Se você dividiu os documentos em pastas por assunto, o mesmo padrão deve servir para todos. 

Como arquivar documentos na nuvem? 

Quando falamos em armazenamento de documentos na nuvem, significa que os arquivos deixam de ser armazenados em servidores físicos e passam a ser alocados em servidores como Google, Microsoft ou Amazon.  

É dever desses servidores garantir que os dados estejam sempre disponíveis e não sejam acessados por pessoas não autorizadas.  

Abaixo alguns passos para garantir que seu armazenamento na nuvem seja um sucesso: 

1- Escolha um local seguro 

Para armazenar documentos em nuvem, você precisa contratar uma ferramenta como um GED ou Google Drive.

Mas, sobre isso, temos um conteúdo completo para você entender as principais diferenças entre as duas ferramentas neste link

Nas duas plataformas podemos digitalizar documentos e armazená-los em pastas. 

Porém, no GED, o diferencial é a inclusão de metadados, que facilita a organização e gestão de documentos.

2- Restrinja o acesso com senha 

Há diversas soluções de guarda na nuvem que restringem o acesso e garantem a segurança necessária. Isso porque determinados documentos são confidenciais e não podem ser disponibilizados a qualquer funcionário. 

Isso é muito importante! 

Nessa questão, o uso de arquivos digitais mostra-se muito mais seguro.

A tecnologia permite a restrição de acesso por senhas, impedindo qualquer acesso ou compartilhamento de pessoas não autorizadas. 

Assinatura digital ou eletrônica 

O documento digital deve ter a assinatura, seja digital ou eletrônica, garantindo validade jurídica ao mesmo, como se fosse uma firma reconhecida em cartório.  

O documento passa a ter garantia de autenticidade e de que não foi alterado após a sua elaboração e envio, o que garante o não repúdio (autor não pode negar que o conteúdo é de sua responsabilidade).

Então por que investir em um gestor de documentos?

No meio empresarial, independente do ramo, isso significa que você terá que lidar com inúmeros documentos diariamente, como contratos, relatórios, prontuários, entre outros.

Por conta da burocracia ou pela questão ambiental, nós não precisamos mais ficar reféns do papel, mas acabamos enfrentando outros problemas relacionados aos documentos digitais.

Seja pela questão do compartilhamento ou simplesmente por não conseguirmos manter um documento dentro de uma pasta para que todas pessoas consigam acessar.

Se pensar pelo papel, imagine um escritório de advocacia que precisa de muitos papéis, quando há a necessidade de encontrar um documento, o quanto uma pessoa irá demorar para encontrá-lo?

Por isso, a SimbioX trabalha com diversas maneiras para facilitar a sua rotina, através um sistema de gestão de documentos responsivo.

A ideia principal é facilitar a vida no meio corporativo, tornando os processos mais rápidos e eficientes ajudando no desenvolvimento do trabalho.

Além de economizar espaço físico dentro de uma empresa, com a gestão de documentos é possível ter todos os scanners conectados e deixar os documentos disponíveis numa rede com diversos gigas de espaço.

Assim, qualquer pessoa de um determinado departamento poderá encontrar com facilidade um arquivo que esteja precisando.

Isso também acontece porque o sistema possui um potente buscador, o que liberta os funcionários de olharem em cada gaveta, pasta ou sessão. Com essa ideia inteligente, todos poderão ter acesso aos documentos.

Vale ressaltar que, por uma questão de departamento ou segurança, é possível que os administradores controlem o nível de acesso que as pessoas têm aos arquivos.

Dessa forma, a gestão de documentos ajuda muito a rotina de quem está rodeado de papéis.

A SimbioX, está desde 2008 no mercado com essa visão e sempre trabalhando com muita inteligência quando o assunto é criar soluções digitais para a sua empresa.

Então, para concluir...

Certamente, para arquivar os documentos da sua empresa, você não precisa mais locar um espaço físico onde você corre o risco de perda de documentos, desencontro de informações ou mesmo, risco de vazamento de informações confidenciais entre os colaboradores. 

O GED com a tecnologia de armazenamento em nuvem permite digitalizar e compartilhar documentos pela própria plataforma, garantindo a acessibilidade dos seus documentos e mais segurança para os processos.

 

Sua empresa já investe em alguma ferramenta voltada para a Gestão de Documentos e a automatização dos fluxos de trabalho? 

Vamos marcar um bate-papo para conhecer a plataforma GED da SimbioX? 

Entre em contato através do nosso site para conhecer alguns cases de sucesso nesse tipo de implantação: www.simbiox.com.br

Post by Cristiano Sacramento
Junho 17, 2022

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