Por mais que a gente se apegue a nossa Intranet corporativa, chega um momento em que ela começa a não produzir o resultado esperado. Afinal, por que ter uma intranet que nos agrada, mas que não gera engajamento?

Isso pode ser resultado de vários aspectos e um deles, sem dúvida, é a capacidade de a sua atual Intranet não estar preparada para os novos padrões de comportamento dos colaboradores.

E para te ajudar a descobrir quais são esses novos comportamentos e sua intranet apresenta sinais que precisa de uma cara nova, neste artigo vou apresentar 4 sinais que mostram que é hora de trocar sua intranet corporativa.

#1 Sua Intranet está com o design ultrapassado

Isso mesmo, se o design da sua Intranet corporativa está defasado você pode estar perdendo engajamento diariamente.

Mas, será que o design realmente faz diferença na hora do colaborador interagir com algum conteúdo?

Veja a home page deste site e pergunte para si mesmo qual é a chance de você interagir com ele?

Intranet Corporativa exemplo ruim
Acidez mental (Foto: Reprodução)

Este exemplo pode ser exagerado e o design da sua intranet corporativa talvez não esteja exatamente assim, mas o ponto é: design importa, e muito.

Não à toa, uma pesquisa apontou que 48% das pessoas determinam a credibilidade de um negócio pelo design do website.

Agora, veja este outro exemplo de layout:

Home Page site Mattos Filho Advogados
Fonte: homepage www.mattosfilho.com.br

Se comparado com o outro exemplo: quais são suas chances de interagir com o conteúdo deste site?

O site Mattos Filho é reconhecido internacionalmente com um dos melhores sites em construção e tecnologia.

Essa diferença acontece porque ao ler ou interagir com qualquer coisa na internet, seu cérebro toma uma decisão por você.

Em estudo conduzido pela pesquisadora Lizabeth Sillence para universidade da Northumbria revelou que 94% das pessoas pesquisadas relacionam desconfiança de sites devido a problemas com o design.

Isso acontece porque antes de consumir qualquer conteúdo nosso cérebro faz um escaneamento visual para determinar se aquele conteúdo é confiável ou não.

Outra razão para o desinteresse das pessoas em designs ultrapassados é a escassez de tempo; logo, é comum que rolem o mouse ao longo do conteúdo para conferir o tamanho do texto, o tempo necessário para leitura e se vale a pena continuar.

Neste aspecto, além do design, tamanho e cor da fonte fazem toda diferença. Sendo assim, se sua Intranet corporativa não possui um design atraente e confiável, então esse é um dos sinais de que você precisa trocá-la quanto antes.

#2 Sua Intranet não permite a criação de conteúdos descentralizados

Criar conteúdos centralizados, significa que todos os conteúdos da sua intranet dependem de uma única pessoa. Normalmente essa tarefa é delegado ao departamento de marketing ou comunicação interna.

Por muito tempo foi assim eram usadas as Intranets e, por mais que pareça, não é necessariamente um ponto negativo.

O problema é que após as redes sociais tornarem-se populares, o comportamento das pessoas também mudou. Com a facilidade de compartilhar informações a qualquer hora e lugar, as pessoas tornarem-se mais dona do seu próprio conteúdo, decidindo o que postar e compartilhar.

Os processos e fluxos de comunicação interna não podem ignorar essa mudança de paradigma, afinal, as pessoas que consomem uma notícia na intranet é a mesma que possui uma conta no Facebook ou Instagram. Não obstante, existem redes sociais específicas para o mundo corporativo, como o Yammer da Microsoft. Essa Rede Social Corporativa, simula o ambiente de uma rede social, permitindo que colaboradores compartilhem fotos e informações relevantes

Yammer Microsoft
Feed de Notícias Yammer

As melhores intranets corporativas permitem que a empresa não dependa de uma pessoa ou de um departamento para alimentar a Intranet. Nelas, é possível disponibilizar um ambiente controlado onde o colaborador pode compartilhar informações.

Aqui na SimbioX, por exemplo, os colaboradores podem compartilhar ideias sobre como bater as metas da empresa e interagir através likes e comentários nos conteúdos postados pelo time de comunicação ou por outro colaborador.

Há regras para postagem, além de ser possível aprovar os conteúdos antes de publicá-los.

Resultado: os colaboradores se sentem mais à vontade para interagir e compartilhar informações, uma vez que se sentem mais conectados com que gostam e usam.

Vale lembrar que isso não substitui as postagem institucionais como avisos e informações importantes. Sendo assim, criação de conteúdo descentralizada funciona paralelamente.

#3 Sua Intranet precisa da TI para configuração e manutenção

Em anos trabalhando com comunicação interna, pude ouvir de várias empresas diferentes tamanhos um problema comum na intranet que usavam: não conseguem fazer configuração e manutenção sem depender de TI.

Isso acontece, pois, boa parte das Intranet comercializadas antigamente eram proprietárias. Significa que alguém ou alguma consultoria desenvolvia uma de intranet muito simples para atender necessidades básicas de comunicação.

Todavia, essas intranets dependiam de tecnologias que só alguém com conhecimento técnico era capaz de configurar.

Ou seja, se o time de comunicação precisasse publicar uma notícia ou subir uma foto, era necessário chamar o time técnico, que por sua vez, mexiam nas linhas de código da intranet para executar essas ações.

Nem é preciso dizer o nível de trabalho e perda de tempo que os profissionais de comunicação tinham para executar qualquer tipo de ação de endomarketing ou comunicação interna.

Mas, infelizmente, ainda hoje vemos muitas empresas com essas mesmas dificuldades.

Veja, por exemplo, esse caso da Allianz Partners. Eles tinham esse tipo de Intranet e, depois de nossa ajuda, conseguiram transformar a Intranet em um dos canais de comunicação favorita dos colaboradores:

Atualmente, tecnologias como o Sharepoint da Microsoft, permitem criar intranets onde qualquer pessoa pode realizar manutenções, como: postar fotos, notícias, vídeos, alterar layouts e muito mais…

Desta forma, realizar essas atividades simples não é mais um problema.

E na sua empresa: é difícil configurar e dar manutenção na sua intranet?

#4 Sua Intranet não ajuda seu colaborador a resolver problemas do dia a dia

Se o objetivo da sua intranet é apenas postar informações e notícias, ela deve cumprir o seu objetivo de comunicação. Mas, você consegue gerar engajamento apenas com isso?

Se sim, ótimo, você está acima da média, pois, a realidade de muitas empresas é não conseguir gerar acessos e engajamento desejados na Intranet.

A dificuldade de aumentar o número de acessos e engajamento é um dos problemas mais comuns que vemos por aqui.

Existem vários motivos que causam quedas de acesso e desengajamento na Intranet, por exemplo:

  • Conteúdos irrelevantes;
  • Falta de regularidade nas publicações;
  • Dificuldade em localizar o que precisa;
  • Desconexão com a cultura da empresa

E por aí vai…

Entretanto, um dos principais problemas que causam a falta de acessos e engajamentos é que sua intranet não resolve problemas do dia a dia do seu colaborador.

O problema de usar vários sistemas internos descentralizados

Imagine a situação: seu colaborador para ver notícias da empresa consulta a Intranet, para checar o holerite acessa o sistema de ERP, para reserva uma sala de reunião manda um e-mail, para pedir reembolso precisa entrar em outro sistema, para locar um arquivo acesso o  GED ou a sala de arquivo.

São tantos sistemas, arquivos e senhas que o dia a dia do colaborador se torna complicado e difícil de gerenciar.

Agora, faça você mesmo uma conta mental de quantos sistemas seu colaborador precisa acessar para resolver problemas corriqueiros.

Dependendo do tamanho da sua empresa e se ela for bem organizada, serão no mínimo 3.

Se você tem uma intranet corporativa com funções básicas, é possível remediar este problema colocando links para acessos a todas as ferramentas internas, mas isso não resolve o problema por completo, pois o colaborador ainda vai precisar acessar outra plataforma com sua senha e processo específico.

Entretanto, nas intranets corporativas atuais (como no caso da nossa Intranet), é possível reunir uma série de atividades que auxiliam o colaborador a resolver problemas do dia a dia, por exemplo:

  • Tirar dúvidas de RH através de chabot;
  • Solicitar reembolso digital;
  • Solicitar cartão de visitas e assinatura de e-mail;
  • Consultar holerites;
  • Agendar sala de reunião;
  • Conferir e aceitar políticas internas;
  • Contratar empréstimo consignado;
  • Conferir trilha de carreira.

E algumas outras coisas.

O ponto é que uma intranet corporativa que resolve problemas do dia a dia dos colaboradores é o estímulo certo para aumentar os acessos na plataforma e gerar engajamento, pois é possível comentar e interagir com outras áreas.

Conclusão

Este post é um guia que te permite identificar se faz sentido trocar sua intranet baseando-se nos motivos citados, além disso, é uma maneira de você comparar se sua atual intranet está atualizando com as tendências de comunicação interna.

Sua Intranet em 2020 pode elevar ou não o nível de comunicação da sua empresa, então, para te ajudar, você terá 30 minutos de consultoria GRÁTIS com um dos nossos especialistas e poderá acompanhar uma demonstração da intranet que usamos aqui baseada nos benefícios citados neste pot.

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Post by Cristiano Sacramento
Janeiro 6, 2020

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