O que é Tabela de Temporalidade?

A Tabela de Temporalidade Documental, ou abreviadamente “TTD”, é um processo normativo institucional, usado em empresas com grande volume de documentos físicos que passam por constantes renovações de fluxos de gerenciamento.

A empresa que utiliza esse processo, estabelece sua comissão de documentos e os, deixa, responsáveis pelas ações e procedimentos relacionados a está gestão de documentos.

A guarda e destinação dos documentos normalmente ficam na responsabilidade da equipe de Recursos Humanos, que fazem a guarda e gestão documental.

Entretanto, os documentos guardados podem ser físicos ou digitais. Como a tecnologia é responsável por diversas transformações, diante do documento tradicional, surge o documento eletrônico, que é facilmente manipulável, transformável e localizável.

A intercessão da tecnologia da informação no trabalho do arquivista é necessária, ou seja, quando essa necessidade de gestão arquivística de documentos é no meio digital.

A MP 881 conhecida como MP da liberdade econômica que se transformou em lei 13.874, em seu artigo 10 criou as regras para a validade jurídica da digitalização de documentos.

Portanto, a digitalização de documentos, com assinatura digital, adquiriu mesmo valor jurídico, permitindo a eliminação da documentação original em papel.

Através da TTD são verificados os documentos gerados e quais deverão ser guardados em meio físico ou digitalizados. Neste contexto, entra a tecnologia com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ou soluções como Google Drive, One Drive, entre outros.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), abrange a classificação, avaliação, captura, e outros procedimentos.

A TTD regulamenta prazos e condições de guarda de documentos, avaliando a possibilidade de transferência ou eliminação de documentos. Visto que, essa avaliação dos documentos valida o tipo (administrativo ou histórico) e determina os prazos.

Através das normas definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, são estabelecidas as regras de arquivamento públicos e privados.

Como são determinados a idade dos documentos

A TTD determina os prazos de guarda dos documentos no arquivo corrente operacional ou corrente, intermediário e os devem ser mantidos no intermediário para em seguida serem descartados.

A avaliação é feita na idade corrente, e agrupados em classe, para serem avaliados por uma comissão de avaliação. Também constam informação dos documentos em outros formatos, como microfilmagem, digitalização, etc.

No setor de Recursos Humanos, a Tabela de Temporalidade Documental identifica quais documentos que fazem parte da ficha dos funcionários e separa qual o tempo de guarda, frequência de uso até descartá-los.

Esses prazos são avaliados frequentemente. Portanto, a equipe responsável pelo gerenciamento da Tabela de Temporalidade Documental mantém as informações sempre atualizadas, desde a data de inserção dos documentos na tabela, até a situação atual do trabalhador.

Abaixo segue o exemplo de uma Tabela de Temporalidade Documental do RH de uma empresa:

Não só o RH, mas também as áreas contábeis, fiscal, financeira também demandam uma maior manutenção de documentos.

Certamente, em órgãos públicos também é muito comum o uso da TTD devido ao alto volume de documentos gerado diariamente. Pela tabela, são definidos os prazos da guarda, e o destino deles após o fim deste prazo.

A TTD é uma atividade contínua, pois sempre há novos conjuntos documentais que serão produzidos ou alterados, conforme a legislação.

Ela evita o acúmulo de documentos de forma segura, mas resguarda enquanto necessário os documentos, de acordo com as legislações vigentes do estado ou município.

Como fazer uma tabela de temporalidade

Controlar o período de guarda dos documentos pode ser bem complexo, já que os prazos são bem diferentes de um para outro.

Além disso, a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) serve para organizar os documentos de um jeito prático e visual, em um documento único.

Dessa forma, os documentos são analisados e divididos em três categorias: corrente, intermediária e permanente.

Isto é, os itens documentais correntes são os vigentes e sempre consultados.

Os intermediários são os que não estão mais vigentes e estão em processo de prescrição ou precaução, para serem eliminados ou guardados permanentemente.

Por fim, os permanentes são aqueles que, mesmo perdendo a vigência administrativa, são probatórios ou históricos.

O prazo de guarda dos documentos dos trabalhadores é determinado por lei, que passam por modificações no decorrer do tempo. Já a guarda dos documentos do tipo corrente e intermediário são definidos conforme a legislação relacionada e as necessidades administrativas.

O que é necessário para criação de uma Tabela de Temporalidade Documental

Categorizar os assuntos

Nessa fase, é interessante segmentar os assuntos por hierarquia de atividades e funções.

Um código específico ajudará na nomeação dos documentos de acordo com os seus assuntos. Além disso, é interessante também criar um índice com todas as referências e códigos do volume de documentação arquivada.

Há também softwares que otimizam a gestão, organizam os processos e os tornam mais produtivos.

Definir os prazos da guarda

Esse prazo é o período que o documento deve ser guardado, onde entra as fases corrente e intermediária. Ainda que, esse tempo considera também o prazo para elaboração dos documentos.

O prazo de guarda é dividido em duas etapas: a fase corrente, em que o documento é usado com frequência, e a fase intermediária, onde o documento pode ser utilizado pela administração, porém com menos frequência, muitas vezes sendo guardado em um depósito.

Sendo assim, nesse período, os prazos de guarda acompanham algumas variáveis. Os órgãos devem ter um dos seguintes setores:

O Arquivo setorial, onde os documentos ficam na empresa;

Arquivo central, onde os documentos ficam em um depósito, mas podem ser solicitados a qualquer instante;

E o Arquivo intermediário, em que a gestão deve ser feita por uma organização arquivística pública.

Visto que, o arquivo central serve como um arquivo intermediário, obedecendo aos prazos e recolhendo os documentos frequentemente.

Empresas que não têm local de armazenamento, mas que utilizam serviços de arquivamento intermediário, podem criar seus próprios procedimentos para armazenamento, desde que façam o arquivamento corrente.

Por fim, depois do período da guarda, o documento vai para o arquivo intermediário.

Destinar um local para documentos eliminados

O documento pode ser eliminado, desde que não represente valor secundário ou guarda permanente, como prova ou fonte de informação.

Ou seja, toda documentação que contenha dados de caráter probatório, é normalmente transferida para a Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado.

Há também instituições que guardam seus documentos permanentes, conforme orientações técnicas dos arquivos públicos.

Qual o prazo de arquivamento?

Com o intuito de evitar o acúmulo de papel e espaço de arquivos desnecessários, o prazo de arquivamento não pode exceder o período de cinco anos.

Para garantir sua conservação, os documentos de caráter histórico recebem um tratamento arquivístico especial, de tal forma que seu arranjo e descrição permaneçam disponíveis para pesquisa.

O objetivo da gestão dos documentos é controlar a produção documental e racionalizar seu fluxo, através de técnicas modernas e recursos tecnológicos, melhorando os serviços arquivísticos e garantindo a eficácia das decisões político-administrativas.

O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública foram elaborados por técnicos do Arquivo Nacional, e constituem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e intermediários. Dessa forma, garantindo acesso aos documentos para a Administração Pública e Privada.

A utilização desses instrumentos garante a rápida recuperação de informações, racionalizando toda produção e fluxo documentais, destinando os documentos produzidos e potencializando a gestão dos serviços arquivísticos.

Abaixo a tabela com os prazos do Arquivo Nacional, dos documentos mais recorrentes:

Referência: CONARQ / Arquivo Nacional

Com toda a certeza, os benefícios da Tabela de Temporalidade nas empresas são inúmeros, como redução dos espaços físicos, definição de fluxos e rotinas operacionais documentais, além do controle geral de arquivos e mais precisos.

Isto é, ações que vão desde simples análises a elaboração de projetos que apoiem a gestão destes documentos, como a implementação de softwares para gestão dos documentos na temporalidade de uma TTD.

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