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Perigo e cuidados de usar o WhatsApp nas empresas

Transformação Digital

Perigo e cuidados de usar o WhatsApp nas empresas

SimbioX
Escrito por SimbioX em 10 de setembro de 2020

O WhatsApp é o serviço de mensagens instantâneas mais popular do mundo, com 1,5 bilhão de usuários mensais, presente na maioria dos smartphones brasileiros.

O WhatsApp é uma ferramenta muito útil e razoavelmente segura – desde que as configurações corretas estejam selecionadas.

As mensagens e chamadas realizadas através do aplicativo são criptografadas e o WhatsApp o conteúdo em seus servidores sem a permissão do usuário. Em termos de segurança da informação, isso é suficiente para a maioria das pessoas.

Embora a introdução das mensagens instantâneas em nossas vidas pessoais e profissionais esteja longe de ser novidade, seu papel na evolução e redefinição do chamado “ambiente de trabalho moderno” é algo que precisa ser melhor compreendido. 

Mensagens instantâneas e a evolução da comunicação nas empresas

O impulso inevitável para o digital é um avanço  natural em direção a uma comunicação mais rápida, fácil e valiosa entre os profissionais.

No entanto, o fornecimento de uma plataforma simples de mensagens instantâneas, apenas para o trabalho, ainda precisa ser aperfeiçoado.

Existem alguns problemas que podem ser difíceis de resolver ao usar o WhatsApp para facilitar a troca de mensagens instantâneas em uma empresa.

Por exemplo, apenas uma pessoa com as configurações erradas em seu aplicativo pode fazer com que todas as conversas que ela faz parte sejam armazenadas nos servidores do WhatsApp sem criptografia.

Ao lançar o WhatsApp Business em Janeiro de 2018, o Facebook (dono do WhatsApp), deixou claro sua intenção de ser uma plataforma de comunicação rápida e direta também para os pequenos negócios.

No entanto, uma pesquisa realizada recentemente descobriu que, enquanto 38% dos profissionais usam o WhatsApp para fins de trabalho, um número esmagador de 78% desses usuários deseja uma alternativa.  

Mas com todas essas facilidades, por que o Whatsapp não possui uma taxa de aceitação maior para uso nas empresas?

Bom, para explicar as razões que levam o WhatsApp não ser um aplicativo recomendando para comunicação interna nas empresas, neste artigos vamos falar sobre dois pontos principais:

  • Uso do Whatsapp nas empresas por imposição de gestores ou como ferramenta de trabalho
  • Whatsapp usado entre os colaboradores

Vamos lá?

Perigo do uso do WhatsApp nas empresas

O WhatsApp lançou o recurso “excluir para todos” em outubro de 2017 e estendeu seu período de carência de 7 minutos para 1 hora em março de 2018. No entanto, nem mesmo no fórum oficiais de dúvidas do aplicativo, eles deixam claro como esse recurso realmente funciona:

Essa ambiguidade torna o recurso basicamente inútil e significa que não o salvará no caso de um erro de ortografia embaraçoso ou mistura acidental de conversas pessoais com profissionais

É difícil usar um aplicativo pensado para uso pessoal e um aplicativo profissional 

Desde à interface e experiência do usuário até à variedade de recursos, o WhatsApp não fornece funcionalidades próprias para comunicação interna nas empresas.

Usar o mesmo aplicativo para enviar mensagens aos seus filhos sobre o que vocês vão jantar e discutir a agenda da reunião de amanhã, não só torna difícil definir os limites entre vida pessoal e profissional, como também pode atrapalha a produtividade e resultados na empresa.  

Não foi desenvolvido para troca de informações confidenciais

whatsapp para uso nas empresas

Vale lembrar que devido à falta de políticas claras do Whatsapp com relação à privacidade, o uso dentro das empresas pode gerar discussões sobre confidencialidades de dados.  

Com isso, algumas empresas precisam emitir suas próprias diretrizes específicas do WhatsApp para garantir que sua equipe cumpra as normas de privacidade da informação.

Você precisa do número de telefone para adicionar um novo contato

Às vezes pedir um número de telefone no ambiente de trabalho é simplesmente inapropriado. Email e LinkedIn sempre serão opções, pois são ferramentas de troca de mensagem que não exigem compartilhamento de informações pessoais, como o telefone. 

Aliás, se eu consigo enviar uma mensagem instantânea pelo Linkedin sem precisar do número de contato da pessoa, porque preciso dessa informação no Whatsapp?

Entrar e sair de bate-papos em grupo

Assim como é deselegante entrar ou sair de uma reunião sem algum tipo de aviso, não seria correto tratar uma discussão profissional da mesma maneira.

O WhatsApp não oferece nenhuma maneira de entrar e sair educadamente de grupos de conversa, ou mesmo consentir em entrar nelas – inclusive, este último não cumpri as regras de privacidade da  LGPD.

Às vezes, você precisa de uma revisão

Colaboradores do alto escalão das empresas normalmente não possuem tempo para consultar todas as conversas do Whatsapp.

Isso geralmente faz com que um ou mais usuários tenham que fornecer um resumo da conversa – ou a informação é simplesmente perdida. Um recurso de resumo por e-mail garantiria que nenhum membro do grupo fosse abandonado. Mas, no Whatsapp você precisa ler mensagem por mensagem.

Você não pode confiar na “criptografia de ponta a ponta” do WhatsApp para a segurança das informações.

Mesmo descartando as suspeitas que o  Facebook anda contornando a criptografia no WhatsApp por meio de ‘escuta telefônica’, você não deveria contar com a criptografia de ponta a ponta para evitar que seu conteúdo seja comprometido. Isso porque há pelo menos dois lugares onde o conteúdo da sua mensagem não está criptografado :

  1. Os backups do WhatsApp não são criptografados . Portanto, se você, ou qualquer pessoa com quem está conversando, fizer backup de seu WhatsApp, esse conteúdo não será criptografado.
  2. As exportações de bate-papos não são criptografadas . Qualquer pessoa em qualquer grupo ao qual você pertença pode exportar todo o histórico de bate-papo do grupo como um arquivo de texto simples e publicá-lo ou enviá-lo para qualquer lugar sem criptografia.

Portanto, você deve assumir que qualquer informação comercial sensível no WhatsApp pode ser facilmente exposta a qualquer momento, apesar da criptografia de ponta a ponta existir no aplicativo.

Você não tem ideia de quais grupos de WhatsApp existem em sua organização ou quem tem acesso.

Não existe um diretório central, ou painel de administração, para informar quais grupos do WhatsApp existem em sua empresa. Mesmo que você tenha uma lista dos grupos, não pode ter certeza de quem está neles, pois os ‘perfis’ geralmente são apenas um número de telefone celular.

É provável que você tenha ex-empregadores, ex-empreiteiros, ex-clientes etc., que têm acesso contínuo a informações comerciais que não deveriam.

Sua conta do WhatsApp pode ser encerrada a qualquer momento

“Podemos modificar, suspender ou encerrar seu acesso ou uso dos nossos Serviços a qualquer momento e por qualquer motivo, por exemplo, se você violar as disposições ou intenções destes Termos ou prejudicar, colocar em risco ou expor juridicamente a nós, nossos usuários ou terceiros”

  Termo de rescisão Whatsapp

E se isso for um problema para você? Se você acredita que o encerramento ou suspensão da sua conta foi um erro, há a possibilidade de entrar em contato com o suporte do WhatsApp por e-mail.

Portanto, antes de investir muito tempo, recursos ou valor de negócios no WhatsApp como um canal, você deve considerar o impacto caso ele for retirado repentinamente sem nenhum motivo que você reconheça e você não tenha o direito de recorrer.

E quanto ao  contexto de funcionário? quais problemas podem surgir com o uso do Whatsapp no ambiente de trabalho?

Perigos de usar whatsapp no trabalho

Os riscos são vários. O uso exagerado do WhatsApp no ambiente de trabalho pode ocasionar advertência, suspensão e até mesmo demissão por justa causa no caso de descumprimento de regras de conduta que foram estabelecidas na corporação.

Além disso, o uso demasiado do aplicativo pode desviar a atenção induzindo os colaboradores ao erro, prejudicando assim a qualidade do trabalho.

Também devido ao caráter informal de conversações que o WhatsApp possui, pode ocorrer conversas fora de foco e que, em alguns casos, possam ser usadas em ações tanto contra o empregado quanto empregador.

Para mais detalhes, confira um artigo de nosso parceiro sobre Whatsapp GB.

E aí,

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