A importância de um Plano de Comunicação Interna 

Um Plano de Comunicação Interna bem elaborado é essencial para o planejamento estratégico das empresas. Ficam estabelecidos como a comunicação organizacional vai funcionar entre as áreas e como incluirão no dia a dia temas como objetivo, diagnóstico, avaliação etc. 

Certamente, o planejamento de Comunicação Interna melhora a produtividade da empresa, alinhando o público interno aos objetivos da organização, tornando os times mais produtivos e diminuindo o retrabalho. 

A Comunicação Interna também é uma preocupação dos líderes que veem por meio desta área a união do alinhamento estratégico entre empresa e funcionários, deixando todos mais motivados e se sentindo parte do todo. 

Uma imagem contendo árvore e mãos e pés de pessoas

Entretanto, o Plano de Comunicação Interna deve apoiar a construção de um clima organizacional positivo, diminuindo os ruídos e os desalinhamentos, oferecendo uma comunicação clara e compreensível na empresa. 

Em empresas em que a comunicação não é planejada, nem toda informação alcança todos os níveis e a relação empresa-colaborador fica muito confusa. Para ser eficaz é preciso ter:

  • Periodicidade;
  • Coerência;
  • E ser capaz de engajar os colaboradores. 

Além disso, a falta do planejamento de comunicação dá a sensação de que o trabalho não o levará à lugar nenhum, não tem valor, o que gera uma sensação de instabilidade e falta de sentido. 

Como iniciar o planejamento de comunicação? 

O planejamento de comunicação tem que estar aderente aos objetivos da empresa e dos gestores. Ele tem que ser um facilitador, condutor dos diálogos internos da companhia. 

A princípio, o primeiro passo para planejar a Comunicação é delimitar a atuação da comunicação interna e onde a empresa quer chegar com suas ações.  

É importante também definir um modelo de comunicação estratégica que vise otimizar o relacionamento entre os funcionários e empresa. Por meio de uma comunicação interna eficiente, assim, o feedback terá mais valor e a empresa terá colaboradores mais satisfeitos e engajados. 

comunicação

Decerto, comunicar o que acontece na empresa e ofertar conteúdos que agreguem no dia a dia dos funcionários, é o que determinarão ou não o sucesso dessas ações. 

Portanto, para iniciar o planejamento de comunicação é importante: 

Diagnóstico interno 

Aqui é o momento para entender como a empresa está se comunicando, o que precisa ser feito e quais sãos os passos necessários para atingir esses objetivos do Plano de Comunicação Interna. 

Buscar ouvir os colaboradores, levantar expectativas e opiniões ajuda a fazer um diagnóstico dos pontos fortes e fracos, bem como melhorar a gestão de conflitos que impactam o ambiente organizacional. 

Descobrir onde estão as falhas de comunicação e quais os principais motivos que ajudam a levantar os motivos de insatisfação dos colaboradores, o que dificulta a tomada de decisão dos gestores. 

Definir o perfil dos colaboradores, com informações como:

  • Idade;
  • Sexo;
  • E análise comportamental;

Ajuda a entender mais as pessoas, com o propósito de conseguir se comunicar de maneira mais assertiva. 

Buscar entender as expectativas deles em relação a empresa, checar se a política está alinhada com a cultura e se os meios de comunicação atuais estão fluidos, são alguns dos questionamentos que ajudam a levantar quais pontos devem ser trabalhados para melhorar a motivação no trabalho. 

Definir os objetivos práticos 

Aqui é a fase onde os objetivos propriamente ditos são elaborados, para que o Plano de Comunicação Interna atinja seus objetivos. 

Como por exemplo:  

  • Disseminar a missão, a visão e os valores da empresa;
  • Reduzir acidentes de trabalho;
  • Integrar os times;
  • Reduzir ruídos e falhas de comunicação;
Elaborar o Plano de Ação 

Nessa fase, são detalhadas as opções que podem contribuir para que os objetivos de comunicação possam ser alcançados. 

O objetivo geral é o que direcionará o plano. Se a dor está na falta de Comunicação Interna, esse será o objetivo principal. Mas descendo mais um nível, definir os objetivos específicos ajudarão a atingir a meta principal. 

Daremos 2 exemplos para deixar um pouco mais claro: 

Objetivo: Estimular a cultura de inovação;

Ação: Criação de fóruns sobre o assunto na intranet e interação através de redes sociais internas; desenvolvimento de manuais de inovação; treinamentos sobre inovação; nova editoria no jornal interno. 

Objetivo: Reduzir ruídos e falhas de comunicação; 

Ação: Identificar os principais perfis e trabalhar comunicações de acordo com as personas; definir um sistema centralizador das informações, dos avisos e comunicados em único lugar como uma intranet; estimule o feedback dos colaboradores. 

Cronograma das ações e orçamentos 

Após definir os objetivos, é importante estabelecer um cronograma e o custo de cada ação, prevendo uma verba específica para Comunicação Interna. Por isso, é importante lembrar que os valores não precisam estar abertos, estabelecidos percentualmente para informar onde o dinheiro será investido. 

Mensurar os resultados 

É importante medir os resultados das campanhas, para poder corrigir qualquer erro que aconteça durante a execução. 

Isso também minimiza gastos com ações que não estejam performando ou não estejam atingindo o objetivo. 

resultados
Alguns indicadores interessantes para avaliar as ações de comunicação interna: 
  • Taxa de engajamento dos conteúdos (quantos e-mails foram abertos, clicados); 
  • Qual canal tem melhor retorno; 
  • Quantidade de feedbacks dos colaboradores (isso demonstra interesse dos mesmos sobre o assunto); 
  • Imagem da empresa sob visão dos colaboradores;
  • Credibilidade dos gestores perante seus times; 

Como ocorre em ações digitais, as comunicações precisam ser ajustadas a realidade dos funcionários.

Por isso é importante acompanhar, para identificar o que deu certo e o que não e ir otimizando as campanhas, para que alcancem o resultado esperado.

Quais ferramentas utilizar no Plano de comunicação? 

Quando elaboramos o Plano de Comunicação, o primeiro ponto a se levantar é se o canal escolhido está disponível para todos e se a mensagem conversa com seu público. 

Portanto, a escolha das ferramentas é de suma importância para o sucesso do plano.  

Existem vários canais de comunicação, como: 

  • Treinamentos;
  • Jornais internos;
  • Intranet;
  • Newsletters;
Uma imagem contendo desenho

Independentemente da quantidade de canais, o importante é que a comunicação chegue a todos e que esteja alinhada com todos os comunicados da empresa, sendo do time de comunicação interna ou não. 

O Plano de Comunicação Interna é o início da jornada entre os colaboradores e a empresa, pois será neste ambiente que ocorrerá boa parte das interações. 

Conclusão

O planejamento de Comunicação Interna será efetivo quando estiver alinhado a cada canal, buscando atrair e engajar seu público, conforme as necessidades levantadas na fase de diagnóstico.  

Isto é, uma vez definida a rede de canais, o foco será trabalhar cada uma delas respeitando as características técnicas de cada meio de Comunicação.  

Esperamos que esse conteúdo ajude sua empresa a identificar oportunidades de melhoria em seu Plano de Comunicação Interna ou inspire-os a começar um.

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Post by SimbioX
Junho 30, 2020

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