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Glossário do GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Gestão de Documentos

Glossário do GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Cristiano Sacramento
Escrito por Cristiano Sacramento em 2 de agosto de 2021

 

Confira o glossário do GED – gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e aproveite para se aprofundar com os materiais de apoio.

Quer ficar por dentro dos termos mais usados no universo da gestão eletrônica de documentos?

Então, confira abaixo nossa seleção com os termos mais nesta área.

Ah! Cada termo possui um link para um conteúdo completo sobre o assunto (aproveite para ampliar seus conhecimentos).


GED

Sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se do software capaz de armazenar, organizar e facilitar a busca de documentos digitalizados (ou eletrônico).

ECM

Sigla para Enterprise Content Management. É um conceito mais amplo que GED.

Neste caso, é a gestão de todos os arquivos eletrônicos da empresa.

Portanto, diferente do GED, o ECM aceita outros tipos de documentos, como, mp3, xls, ppt entre outros.

Sendo assim, GED está para digitalização de documentos físicos e ECM para gestão de todos os documentos eletrônicos (incluindo os documentos digitalizados).

Workflow

Em português “fluxo de trabalho”. Essa palavra descreve as etapas para se realizar uma tarefa na empresa.

Por exemplo, para digitalizar um documento é preciso realizar esses 4 processos:

  • Localizar documento físico;
  • Digitalizar;
  • Aprovar com responsáveis;
  • Publicar.

Todas essas etapas representam o workflow de digitalização de um documento.

Claro, esse conceito vale para qualquer tarefa da empresa.

Indexação

Indexar um documento é o ato de classificá-lo de acordo com seu conteúdo.

Por exemplo, um documento digitalizado é indexado pelo tipo, tamanho e departamento.

Neste exemplo as informações: tipo, tamanho e departamento são indexadores do documento.

Metadados

São informações complementares do documento.

Por exemplo, um documento armazenado do GED pode ter os seguintes metadados:

  • Tipo: PDF
  • Data: 15.07.21
  • Horário: 12h30
  • Responsável: Luiz

E por aí vai….

Cada informação adicional é um metadado. Na prática, ele ajuda a organizar e buscar um documento.

Assinatura Digital

Assinatura realizada por um certificado digital ICP-Brasil.

Vale notar que a Assinatura Digital tem validade legal no Brasil, segundo a MP.2200/2.

Assinatura Eletrônica

Assinatura realizada sem um certificado digital ICP-Brasil.

Aqui, é possível diferentes formatos, como: aceite digital, grafia digital, geolocalização, IP…

Cada um desses elementos inseridos na assinatura cria evidências da autenticidade (quem assinou) do documento.

Carimbo do Tempo (timestamp)

Processo técnico de incluir a data e hora legal brasileira em uma assinatura digital ou eletrônica.

Na prática, o carimbo do tempo garante a hora exata que o documento foi assinado.

Para mais detalhes sobre carimbo do tempo, confira o site Autoridade de Carimbo do Tempo.

Certificado Digital

Identidade digital emitida por uma empresa credenciada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

O certificado digital funciona como um RG virtual, portanto, garante autenticidade, integridade e não-repudio a atividades realizadas pelo usuário na internet.

OCR

Optical Character Recognition (OCR) é a tecnologia capaz de indexar frases e informações de um documento para facilitar a busca.

Por exemplo, ao passar um arquivo pelo scanner, o OCR identifica títulos, parágrafos e frases do documento.

Desta forma, o usuário não precisa inserir esses dados manualmente no sistema.

SharePoint

Tecnologia desenvolvida pela Microsoft para criação de sistemas, sites e gestão de informações corporativas.

O SharePoint funciona como um lego, ou seja, você consegue criar vários tipos de aplicações dentro dele.

Empresas como a SimbioX, usam a tecnologia para desenvolver sistema como GED, Intranet e Websites.

CMS

CMS ou Content Management System é um facilitador para criadores de conteúdo na internet.

Nele, é possível criar sites e blogs sem conhecer profundamente programação.

O CMS mais famoso do mundo é o WordPress – plataforma CMS grátis.

Porém, existem outras opções, como: Joomla!, Ghost e Jekyll.

Curiosidade: esse blog foi construído em WordPress.

RPA

Robotic Process Automation é um programa executado em computador capaz de executar tarefas, como: entrar em sites e preencher formulários.

O RPA substitui tarefas repetitivas, como por exemplo: copiar e colar informações entre sistemas e planilhas.

Veja esse caso de sucesso para entender melhor sobre o assunto:

[Case RPA] Como usamos um robô para aumentar em 7x a produtividade do laboratório Semepa?

Documentos na nuvem

Armazenar um documento na nuvem é fazer upload deste documento para algum sistema de GED que possui hospedagem “na nuvem”.

A hospedagem na nuvem é realizada por empresas como o AWS da Amazon e Azure da Microsoft.

Arquivo morto

São documentos em fase de descarte ou guarda permanente.

Portanto, tratam-se de informações sem utilidade para a empresas, mas, por necessidades legais, precisam ser guardados por alguns anos.

Tabela de Temporalidade

Informações de referência para tempo de guarda de documentos.

Por exemplo, a tabela de temporalidade define o prazo para guarda (ou descarte) de documentos, como: notas ficais, contratos entre outros.

É uma informação fundamental para gestão segura de documentos (eletrônicos ou físicos).

BPM

Business Process Management (BPM) é um processo de mapeamento de fluxos de trabalho.

Com isso, é possível corrigir e aumentar o desempenho da empresa.

Conclusão

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