Nos últimos anos o tema fraude corporativa tomou os noticiários e se tornou um assunto frequente dentro das empresas, palestras e eventos. Segundo um levantamento da consultoria Kroll,  82% das empresas afirmam ter sofrido pelo menos uma fraude nos últimos 12 meses, maior índice desde 2012. Na maioria dos casos as fraudes acontecem em pequenos quantias, como em superfaturamento de despesas de reembolso, e podem gerar prejuízos financeiros além de prejudicar a imagem da empresa. Veja a seguir 4 maneiras de usar comunicação interna para reduzir problemas de fraudes em reembolso.

POLÍTICA DE REEMBOLSO:

Sem dúvida a política de reembolso é a base para diminuir problemas com fraudes corporativas, pois é nela que constam as regras a serem seguidas pelos colaboradores. No entanto, o maior desafio está em garantir que a política seja lida e compreendida por todos, e, neste aspecto, uma campanha de comunicação pode contribuir para divulgar essas informações de forma clara e objetiva. Empresas que utilizam sistemas de Intranet para comunicação interna, normalmente contam com funcionalidades para divulgação deste tipo de conteúdo e para empresas que utilizam apenas e-mail, é possível utilizar ferramentas de mercado como o Mailchimp, que possui contas gratuitas para envio de até 12 mil e mails por mês.

VÍDEO EDUCATIVOS

Vídeo é uma das grandes tendências de marketing e comunicação, não à toa, segundo pesquisa realizada pelo WordStream, usuários retêm até 95% das informações em vídeo e apenas 10% em texto. Aproveitar esse tipo de mídia para educar colaboradores a respeito da política de reembolso, facilita o entendimento e aumenta o senso de importância sobre o assunto. E não precisa se preocupar com o tamanho do vídeo, segundo o especialista em produção de vídeos Camilo Coutinho: “O conteúdo deve ter o tamanho suficiente para transmitir sua mensagem e nada mais”

CANAL DE COMUNICAÇÃO ANÔNIMO

Um levantamento da Association of Certifield Fraud Examiners (ACFE) mostra que 40% dos desvios são descobertos por denúncias de colaboradores, fornecedores ou clientes.

A lei brasileira 12.846/2013, chamada Lei Anticorrupção, prevê que empresas criem um programa de integridade (compliance) que inclui canais de denúncia e sistemas de auditoria interna. Evidentemente a maioria das pessoas prefere não se expor em casos como esse, por estão razão, promover um canal de comunicação confiável garante que o colaborador ficará mais tranquilo ao denunciar um caso de fraude.

A maioria das ferramentas disponíveis envolvem o investimento em um sistema de comunicação para garantir que só as pessoas definidas pelas regras da empresa terão acesso as informações. Uma alternativa são canais de denúncia via SMS que algumas empresas oferecem permitindo o envio de uma mensagem para um número específico sem a identificação do autor.

FAQ

Um problema ou fraude dentro do processo de reembolso, normalmente é encontrado apenas após o processamento das informações, quando o colaborador já preencheu os formulários e anexou os comprovantes.  Por um outro lado, colaboradores recém contratados, ou aqueles mais experientes, podem ter dificuldades para aplicar as regras escritas na política de reembolso, ou até mesmo tirar dúvidas pontuais no hora de iniciar o processo. Frequently Asked Questions (FAQ) é um ferramenta muito comum utilizada em sites e e-commerces para ajudar vistantes a tirarem as dúvidas mais frenquentes sobre o produto procurado. A partir de um processo de análise, é possível adptar a FAQ para o processo de reembolso. Outra vantagem da FAQ é a diminuição de chamados para áreas de suporte como o RH, uma vez que o colaborador encontrará um grupo de perguntas que já foram respondidas dentro da FAQ.

Vale lembrar que a FAQ deve ser armazenada em um lugar de fácil acesso como Intranet, Serviços de Armazenamento em Nuvem como OneDrive ou até mesmo e-mail, mas neste último caso diminuí a capacidade de gestão do processo.

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Post by Cristiano Sacramento
Abril 9, 2019

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