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Reembolso de Despesas: Do manual ao automatizado!

Gestão de Documentos

Reembolso de Despesas: Do manual ao automatizado!

SimbioX
Escrito por SimbioX em 11 de fevereiro de 2019
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Atualmente, é muito comum que as empresas, de pequena a grande porte, tenham que atender demandas fora do escritório como visitas técnicas, hospedagens, alimentação, combustível e outros. Então surge a necessidade de um novo Worflow: o reembolso de despesas.

De acordo com o estudo European Business Travel Barometer, realizado pela American Express Global Business, os gastos com viagens corporativas estão aumentando, no ano passado o crescimento foi de 3,4%, sendo que destes 3% foi de pequenas empresas e 5% de médias empresas.

A maioria das despesas relacionadas a essas atividades externas são ressarcidos pela empresa, porém todas essas despesas devem ser registrados e comprovados para que o reembolso de despesas seja realizado.

O mercado de trabalho tem inovado muito e aquele colaborador que vai para o escritório para cumprir sua carga horária e fazer a mesma trajetória para casa quase não existe mais, seja por seu local de trabalho não ser fixo, seja por visita a clientes, viagens entre outros e tudo isso gera despesa, o que impacta na rotina dentro das empresas.

Normalmente esse controle é feito no Excel, o que pode gerar erros e acarretar prejuízos, coisa que nenhuma empresa quer ter, não é verdade? Vejamos o seguinte fluxo:

  1. O colaborar preenche a planilha e envia para o financeiro;
  2. Entrega seus comprovantes de despesas;
  3. O responsável por esse fluxo irá analisar os comprovantes com os dados preenchidos na planilha e confirmar se está tudo dentro dos parâmetros da empresa;
  4. Tudo devidamente conferido, o pagamento será programado.

O Reembolso de Despesas é um processo relativamente longo e sujeito a erros, pode-se perder um comprovante, um gasto indevido passar despercebido, a planilha ser excluída acidentalmente entre tantos outros inconvenientes que estão sujeitos a acontecer, gerando prejuízos para empresa.

Investir numa ferramenta eficiente para automatizar o reembolso de despesas e outros processos podem proporcionar qualidade no uso do seu tempo.

Imagina só uma ferramenta de reembolso de despesas, onde você pode controlar todo esse fluxo numa só página e com poucos cliques, de uma forma dinâmica, simples e eficiente, podendo acompanhar o status de suas solicitações.

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