Qual a importância de um GED para sua empresa?

Que GED é a abreviação para Gerenciamento Eletrônico de Documentos a maioria das empresas sabem, porém será que elas conhecem realmente sua importância?

Ao mesmo tempo que a informação é cada vez mais acessível para facilitar nossas vidas, o excesso dela gerada em toneladas de bites dia após dias também tem seu lado negativo. Imagine agora este cenário dentro das organizações, onde a propriedade intelectual na atualidade é um dos capitais mais importantes para empresa.

Muito além do conceito de digitalizar documentos em scanner, fica claro que ter controle das informações é essencial para empresa e é exatamente neste momento que o GED se aplica.

Os seus principais benefícios são:

Aumento da performance organizacional;
Economia de tempo e dinheiro;
Redução de espaço físico (digitalização);
Facilidade de encontrar informações importantes (indexação e OCR);
Segurança com controle de permissões por perfil de acesso;
Acesso às informações de qualquer lugar (hospedagem em nuvem);
Integração com ferramentas e sistemas da empresa;
Automação de processos com fluxos de trabalho;
Integração com pacote Microsoft Office;

Para qual mercado o GED se aplica?

Uma das vantagens de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é que ele se aplica para diversas áreas de praticamente todas empresas em diferentes mercados.

Alguns exemplos:

GED para área de RH e Departamento Pessoal;
GED jurídico, tanto para um departamento, quanto para escritórios de advocacia;
GED para contabilidade;
GED para hospitais, integrados com sistemas como Tazy e MV;
GED em empresas de engenharia;
GED para pequenas empresas.

Qual a melhor plataforma para implementar meu GED?

Uma das principais plataformas para se implementar um sistema de GED é o Microsoft SharePoint que conta com robustos recursos que suportam um GED. Ele pode ser instalado em servidor (OnPremisse), que necessita de infraestrutura e licenciamento ou, ainda, implementado na nuvem com Office 365, onde sua empresa não terá custos adicionais com SharePoint caso já possua licença no 365*.

* Há somente custos para implementação / desenvolvimento do GED no SharePoint que geralmente necessitam de uma consultoria especialista em SharePoint.

Recursos do SharePoint para GED

O SharePoint já conta com alguns recursos importantes que impulsionam o uso do GED. Veja a seguir alguns deles:

Organização em Sites, sub-sites, bibliotecas de documentos e pastas;

Uso de gerenciamento de metadados;
Poderosa ferramenta de Indexação e busca corporativa;
Controle de permissão por grupos e usuários;
Possibilidade de automatizar processos com Workflows;
Integração com pacote Office (Word, Excel, etc);
Possibilidade de trabalhar off-line sincronizando os documentos com seu computador;
Suporte para integração com soluções como One Place Solutions, que permitem salvar seus e-mails diretamente no GED.

Como ter o GED no SharePoint / Office 365?

Para isso, você precisa entrar em contato com uma empresa de consultoria especialista em SharePoint e solicitar uma das opções:

1 – Desenvolver um projeto de GED customizado às necessidades de sua empresa;
2 – Contratar o licenciamento de uma Solução Fast de GED em SharePoint, para hospedar em seu Office 365.