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Por que ter um sistema de intranet em sua empresa

Comunicação Interna

Por que ter um sistema de intranet em sua empresa

SimbioX
Escrito por SimbioX em 2 de julho de 2018
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Intranet corporativa é uma solução para conectar os departamentos da organização em um único canal, permitindo a rápida troca de informações.

Empresas que buscam otimizar processos burocráticos, reduzir custos e aumentar sua produtividade, investem numa solução visando o sucesso em seus resultados.

A Intranet corporativa é ideal para quem deseja inovar sua comunicação interna (ou inovar sua forma de se comunicar com os colaboradores), compartilhar, centralizar informações, documentos, além de contribuir para o engajamento da equipe.

É muito importante que uma intranet corporativa seja atrativa com usabilidade simples e objetiva. Não dá pra ter, por exemplo, uma ferramenta que dependa de conhecimento técnico para atualização e manutenção.

Subir fotos, upload de documentos, postagem de notícias e comunicados, painel de vagas assim como outras funcionalidades precisam ser feitas com poucos cliques para que ela atenda seu objetivo.

A intranet corporativa não é um canal de mão única, pelo contrário, sendo uma ferramenta colaborativa focada em pessoas, o seu papel é gerar engajamento. 

Centralize sua comunicação

A intranet corporativa é uma plataforma utilizada para centralizar documentos, publicar avisos e notícias, facilitando assim a (apenas para usar mais uma palavra de ligação) distribuição da informação que pode ser acessada de qualquer lugar usando um computador, smartphone ou tablet. Desta forma, você também possibilita que colaboradores externos que não possuem e-mail mantenham-se engajados.

Facilitando a distribuição da informação entre colaboradores e departamentos você evita problemas como perda de histórico de comunicados e ganha com o aumento de produtividade e engajamento da equipe.

A intranet coorporativa é a inovação da comunicação

Sabe aquela notícia que todos os seus colaboradores precisam ficar cientes, como numa simulação da brigada de incêndio? A intranet corporativa é o melhor canal, pois você consegue subir a notícia, anexar imagens e decide se seus colaboradores recebem ou não uma notificação sobre ela.

Com essa ferramenta colaborativa os gestores encontraram uma forma assertiva de se comunicar com seu time sem perder histórico. Podendo, inclusive, integrá-la ao Google Analytics obtendo métricas de todos os conteúdos. Dessa forma, fica fácil saber o que dá e o que não dá certo.

E se sua organização está presente em diversas cidades, seus colaboradores acessarão a mesma intranet e se for necessário, é possível moderar informações por departamento, filial, cidade ou, como você já deve ter percebido, de acordo com a sua necessidade.

Entendendo a solução e suas funcionalidades

Um dos objetivos da intranet é facilitar tarefas do dia a dia, desburocratizando atividades que afetam a produtividade do seu time. Agendamento de sala de reunião, solicitação de reembolso ou de cartão de visitas, entre outras atividades podem e devem ser resolvidas com poucos cliques.

Sendo um canal de comunicação, não podemos deixar de citar que é possível segmentar suas notícias e comunicados por departamento, unidade, cidade ou conforme demanda, com isso sua gestão do conhecimento se torna muito mais objetiva.

E falando sobre compartilhamento de documentos, é possível manter documentos como templates, termos, manuais ou contratos sempre à mão e dessa forma impactar diretamente a produtividade de seus colaboradores. Essa funcionalidade é muito atrativa para empresas que desejam limitar e personalizar o ambiente de desenvolvimento de seus colaboradores.

A intranet corporativa é segura

A intranet corporativa é um canal rico de informações e conteúdos sobre a organização, então além de uma ferramenta produtiva ela precisa ser uma solução segura. Para isso, cada colaborador possui o seu próprio acesso.

Ter acesso individual é essencial, uma vez que é possível utilizá-lo num termo de aceite ou medir a visualização de um conteúdo relevante, você confere a quantidade de acessos e confirmação de leitura com poucos cliques e sem acúmulo de papel.

O avanço tecnológico revolucionou o armazenamento de dados, com isso conseguimos ter uma biblioteca segura  na palma da mão.

Porém, antes de qualquer inovação é muito importante que a empresa tenha um manual de conduta acessível, com isso seu colaborador saberá a importância do cuidado em sua navegação. Um assunto importante, porém pouco lembrado, mas que deveria ser uma prioridade.

Segurança e compartilhamento na intranet

Navegar com segurança na internet é fundamental para ampliar fronteiras dentro de sua empresa, entretanto o maior desafio dos gestores é fazer segurança e produtividade andarem de mãos dadas.

Com a intranet corporativa você gerencia as permissões por usuário, tem controle de seus conteúdos e mantém suas informações seguras. Alavancando sua produtividade, uma vez que seu colaborador trabalhará num ambiente 100% direcionado e, sobretudo compatível com suas atividades.

Atualmente, uma das principais tecnologias utilizadas para o desenvolvimento de Intranet é o Sharepoint da Microsoft. Uma poderosa plataforma colaborativa que oferece uma incrível experiência ao usuário.

Onde você faz a gestão da informação, projetos, fluxos de trabalho e equipe, impulsionando o desenvolvimento de sua empresa.

Conhecendo o SharePoint

E o que mais o SharePoint faz? Essa pergunta é normal e muitas empresas possuem o SharePoint, mas não conhecem suas funcionalidades, não aproveitando-as e, portanto não enxergando o seu valor.

  • Criação de Websites personalizados, onde as páginas podem ser compartilhadas entre os seus desenvolvedores;
  • A Microsoft desenvolveu um recurso que permite estipular datas, criar listas, documentos ou outros arquivos. Este recurso combinado ao anterior, estimula a produtividade e engajamento de sua equipe;
  • Permissões de acesso, que já falamos, mas vale ressaltar pela sua importância. Com esse recurso é possível assegurar a participação ou restrição personalizada do colaborador.
  • Na tela inicial, temos a página de notícias, onde o colaborador recebe a atualização dos sites registrados, relevantes ao seu trabalho ou não;
  • Não é necessário baixá-lo ou instalá-lo, o SharePoint é um ambiente digital, então basta o usuário ter um login e senha. Ele pode ser acessado por um computador, smartphone ou tablet, pelo aplicativo;
  • A sincronização automática faz com que novos documentos ou alterações sejam atualizadas assim que o aparelho logado tenha acesso a internet.

Resultados incríveis com simples mudanças

Você deve estar aí pensando como seria tranquilo contar com essa segurança e ver sua equipe com nota 10 em produtividade, não é mesmo?

Essas são algumas funções do SharePoint, uma ferramenta segura para os seus processos internos e que garante a acessibilidade da informação de forma moderada, ágil e rápida.

Segurança é uma marca registrada do SharePoint. Uma ferramenta colaborativa que proporciona não só a fácil gestão de tarefas como também a comunicação e compartilhamento de informações. Tudo isso transformando o dia a dia de empresas que escolhem investir nessa solução.

É muito fácil acessar e utilizar a intranet corporativa.

HTML, programação, JAVA, nenhuma dessas qualificações são necessárias para acessar ou administrar uma intranet, basta um computador, acesso a internet, um navegador e criatividade.

Não serão necessários dias de treinamento, tirar sua equipe para ficar horas aprendendo o beabá de um novo processo, a intranet é uma solução dinâmica e intuitiva, pensada na rotina das empresas que precisam melhorar sua comunicação interna, mas pode ir além. Em Intranet mais modernas você pode construir workflows digitais para desburocratizar sua solicitação de férias, reembolso de despesas, reserva de sala de reunião e tantas outras tarefas do dia a dia corporativo.

Pontos que tornam uma intranet corporativa essencial para sua empresa:

  • Automatização e desburocratização de processos;
  • Personalização;
  • Gestão do conhecimento;
  • Aprovação de documentos com assinatura digital;
  • Redução de custos (papel, tinta, espaço físico para armazenamento entre outros);
  • Centralização de informação;
  • Redução ou substituição de e-mail;
  • Promove o engajamento;
  • Integração entre os departamentos;
  • Aumento da produtividade;
  • Fácil usabilidade e manutenção;
  • Canal para inclusão de Rede Social corporativa

Promova a cultura organizacional da sua empresa

Agregando valor para sua organização a Intranet corporativa influencia muito na cultura organizacional, pois estará presente nas atividades diárias de seus colaboradores e será a sua fonte de informação e, possivelmente, seu principal canal de comunicação, afinal quanto mais atrativa, mais acessos sua intranet terá.

Você também pode utilizar a intranet corporativa para promover campanhas motivacionais, divulgar vagas, ter uma galeria de fotos e vídeos, essas e tantas outras funcionalidades farão toda a diferença para você e seus colaboradores.

Tratando-se de uma ferramenta colaborativa, entenda como ela pode agir em departamentos como:

  • Financeiro: Tudo é armazenado na nuvem, ordenado conforme sua demanda, não há perda de histórico, dessa forma você consegue controlar quem visualizou ou não;
  • Jurídico: A centralização de conteúdo, onde você consegue ter todos os tipos de documentos necessários num único local. Acompanhado de um recurso de busca, otimizando o tempo das atividades dos colaboradores;
  • Marketing: Uma solução essencial para divulgação de notícias, comunicados, armazenamento de formulários, pesquisas e relatórios, seus dados estarão não só seguros, como também organizados. Além de conseguir coletar dados dos seus colaboradores, do clima organizacional e trabalhar o endomarketing assertivamente de acordo com o perfil do seu time;
  • Recursos Humanos: Aqui você terá uma revolução. Ambiente para o colaborador solicitar férias, enviar documentos, integração da equipe, organização num ambiente digital, a fim de eliminar todo uso de papel do departamento.

A intranet corporativa é uma potente ferramenta colaborativa para empresas que desejam não só inovar sua comunicação interna como também potencializar sua produtividade e automatizar seus processos do dia a dia.

Vai continuar usando e-mail em sua comunicação interna, perdendo seus históricos e enchendo sua mesa de papel? Inove seus processos e substitua seu mural de comunicados por uma ferramenta colaborativa que trará resultados surpreendentes.

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E aí,

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