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O que são Metadados e qual sua importância?

Gestão de Documentos

O que são Metadados e qual sua importância?

SimbioX
Escrito por SimbioX em 19 de maio de 2020

Metadados são dados que servem para descrever a estrutura do conjunto de um dado principal, evidenciando a utilidade das informações dos dados.

metadados fotos

Eles fazem parte do nosso dia a dia sem que percebamos: número do telefone, endereço de e-mail, localização do celular, data e hora das ligações, mensagens de WhatsApp, arquivos, fotos apenas alguns exemplos em nosso cotidiano.

Informações como descrição de um documento, autor, data de criação, local de criação, são um metadado. Ao tirarmos uma foto com o celular, além da foto, fornecemos informação do equipamento, tipo de arquivo, o local onde foi tirada. Um e-mail enviado registra informações como data, horário, IP da máquina, local e tudo relacionado aos cliques durante esse envio.

Por outro lado, quando mal administrados, os metadados podem oferecer risco de segurança, pois como não constam explicitamente nos documentos, podem armazenar alguma informação confidencial que não poderia ser divulgada.

banner infográfico como armazenar documentos com segurança

Por isso, em dispositivos que são passíveis de manipulação de dados, é importante analisar quais metadados podem ser anexados ao sistema, e quais aplicativos serão usados, para não deixar rastros do que não é para mostrar.

Porém, os metadados não são tão importantes para o usuário final, quanto para o sistema que usa essa informação.

Tipos de Metadados

Estruturados: representados por uma estrutura rígida, previamente pensada para armazená-los, como, por exemplo, um formulário com os campos: nome, e-mail. O campo nome terá um texto, uma sequência de letras com um tamanho delimitado.

Não estruturados: representados por uma estrutura flexível e sem estrutura. Por exemplo, um arquivo criado em um editor de texto, onde também pode ser inserido texto sem limite de tamanho, imagens, gráficos. 

Semi estruturados: são dados que possuem estrutura, mas com uma certa flexibilidade, sem uma imposição de formato. Estruturas como XML (Extensible Markup Language), JSON (Javascript Object Notation), RDF (Resource Description Framework), são exemplos de dados semi estruturados.

Qual a função dos Metadados?

Os metadados foram criados com o objetivo de catalogar e recuperar dados, que são a base da web semântica.

O valor deles para o universo da web semântica está ligado à facilidade de recuperar dados, pois eles terão significado e valor já definidos. Portanto, todos os documentos publicados na web são passíveis de serem catalogados

Os metadados também são muito utilizados na gestão documental. Ao organizar os arquivos de uma empresa, dados como número da caixa, etiqueta da pasta, data, tipo de documento, são exemplos aplicados ao universo da gestão de documentos.

Considerando os metadados como instrumentos de busca de informação de documentos, eles ainda têm uma função adicional bastante facilitadora na visão arquivística, que ajuda a gerenciar o ciclo de vida e tempo de guarda dos documentos, localização, armazenamento inclusive de arquivo morto.

Outros metadados que podem ser capturados e ajudam na gestão arquivística, são leitura de códigos de barras para documentos com origem em papel, captura de cabeçalho de documentos HTML e tags de documentos em XML.


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Como usar Metadados?

Os metadados ficam registrados em nosso computador. Quando você cria um arquivo, seja ele um Excel, Word, PDF… vários metadados serão criados: nome do autor, local, data.

Portanto, tornam-se fundamentais no gerenciamento eletrônico de documentos, pois somam dados que auxiliam na busca dessas informações nos sistemas de armazenamento, seja ela cronológica, por palavras-chave ou qualquer outra associação.

Eles ajudam também quando fornecem os dados para padronizar procedimentos na gestão dos documentos, tanto com relação à classificação quanto a guarda e descarte de documentos.

Além disso, ajudam a controlar e rastrear documentos e arquivos, e ainda oferecem componentes de captura, onde documentos impressos são digitalizados e armazenados em sistemas de armazenamento.

Há até sistemas modernos de captura que utilizam a OCR (optical character recognition), transformando imagens em arquivos de texto e guardando os metadados para buscas futuras.

O que é inclusão de Metadados?

Os metadados podem ser adicionados a alguns tipos de arquivos, como arquivos de documentos, arquivos de texto, PDF, imagens e arquivos de música. 

As informações de metadados podem incluir título, assunto, autor, palavra-chave, categoria, comentários e hiperlink. O tipo de arquivo de metadados que é adicionado determina em que categorias de metadados estarão disponíveis.

Em arquivos de aplicações de sistemas, por exemplo, não é possível adicionar metadados.

Em uma fotografia, por exemplo, é possível inserir o nome do autor, direito de uso da imagem, máquina utilizada, pois irá auxiliar na busca no computador, caso esse material seja publicado na internet.

O Google também acessa os metadados para realizar as buscas. Dentre os mecanismos de busca, um dos fatores de classificação são os metadados. 

Quando elaboramos a arquitetura de um website, utilizamos a Arquitetura da Informação para tentar entender, na visão do usuário, onde está a informação que buscamos. A arquitetura da informação ajuda na criação das hierarquias, taxonomias, categorizações, navegação e metadados.

Por isso também a importância de metadados em SEO (otimização de buscas para o Google), visto que eles são vistos pelos usuários durante o período de pesquisa. Um título bem elaborado e uma meta descrição fazem sua página obter mais tráfego orgânico para seu site.

O que é metadados em banco de dados?

No mundo de banco de dados, informações sobre os dados são tão relevantes quanto os próprios dados.

Os metadados possuem papel fundamental na gestão de dados, para que as informações sejam processadas e atualizadas. Eles fornecem as informações necessárias para entender os dados através do tempo.

Os Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados Relacionais – SGBDR utilizam metadados, por meio de várias meta-tabelas que guardam as descrições das tabelas.

O SGBD salva todos os dados no computador, junta os dados e metadados, e disponibiliza uma interface para que usuários acessem o banco de dados, controle o acesso a informações, mantenham um backup dos dados e garantam todas as transações no banco de dados.

A falta de documentação dos dados deixa os sistemas vulneráveis a inconsistências. Para evitar essas situações, são criadas estratégias para definir quais requisitos para metadados, qual arquitetura e programas atendem as necessidades das empresas. 

Como ver metadados de uma foto?

Outra forma simples de verificar metadados e entender melhor como eles funcionam é por meio de fotos e imagens.

Normalmente, para consultar metadados de fotos ou imagens basta acessar as configurações do arquivo.

Sendo assim, esse processo muda dependendo do dispositivo usado. Por exemplo, veja como acessei os metadados de uma das imagens deste artigo usando um computador com Mac Os:

O processo é semelhante para computadores com Windows, porém aqui você deve selecionar a imagem, clicar com o botão direto do mouse e escolher a opção “propriedades“:

metadados fotos

Já em dispositivos Android, localize o botão “informações”. Veja o exemplo:

Conclusão

Percebeu a importância dos Metadados e como eles fazem parte do nosso dia a dia sem percebermos? 

Eles oferecem uma maneira poderosa e efetiva para acessar, organizar e controlar todas as informações importantes para os negócios e processos. 

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