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O que é gestão eletrônica de documentos?

Gestão de Documentos

O que é gestão eletrônica de documentos?

SimbioX
Escrito por SimbioX em 18 de novembro de 2019

A gestão eletrônica de documentos, ou mais conhecida como GED, é uma área de gestão da empresa que visa economia e eficácia na produção e uso de documentos, de forma inteligente.

O conceito de gestão eletrônica de documentos pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios. Seja qual for o tamanho da demanda documental do seu negócio, há sempre a possibilidade de desenvolver um projeto de GED, melhorando os seus recursos já existentes.

Essa área de gestão de documentos destina-se oferecer a empresa todo o acesso aos documentos e informações de forma rápida, garantir a transparência dos processos, controlar o fluxo documental, além de contribuir para preservação documental da empresa.

Por que utilizar gestão eletrônica de documentos?

Todos os anos as empresas geram um acúmulo de papel de transações do dia a dia, relativas a documentos importantes da área administrativa, financeira, jurídica, entre outros, que tem de ser mantida guardada por muitos anos, por questões da Lei.

Uma solução de gestão eletrônica de documentos permite armazenar todo tipo de documento como papel, microfilme, imagem, planilhas e textos.

Além da preservação da integridade desses documentos, um sistema de GED garante o acesso a informações relevantes nos processos decisórios diários de maneira rápida e assertiva, tornando o processo uma Gestão Inteligente de documentos.

Áreas que podem usar a gestão eletrônica de documentos?

  • Área Médica: Digitalização e Gestão de Prontuários Médicos;
  • Área Jurídica: Digitalização e Gestão de Processos Jurídicos e Contratos de Fornecedores;
  • Área Fiscal/Contábil/Tributária: Digitalização e Gestão de Pedidos de Compra, Notas Fiscais, Processos de Pagamento, Impostos e Tributos; 
  • Área da Educação: Digitalização e Gestão de Prontuários de Alunos, Provas de Vestibular, Provas de Avaliação, Boletins;
  • Área da Construção Civil: Digitalização e Gestão de dossiês de venda de imóveis e empreendimentos

Como a gestão eletrônica de documentos funciona e qual a sua função?

O GED funciona como uma série de módulos integrados que trabalham de forma interligada. Esse conjunto de tecnologias, geram, arquivam, enviam, compartilham e localizam documentos digitalizados.

Através do GED é possível condensar informações em processo digital, arquivos de qualquer natureza que fazem parte do patrimônio da empresa, como documentos administrativos, financeiros, jurídicos entre outros.

Algumas funcionalidades da gestão eletrônica de documentos

Gestão de documentos

Através do GED é possível gerenciar todo ciclo de vida de um documento, desde a criação até o descarte. Através do sistema, podemos controlar todas as versões de um documento: data, autor, versão.

Workflow / BPM

É todo sistema de controle de fluxos de processos da empresa, que permite criar regras para digitalização e publicação de um documento, por exemplo: o documento só estará disponível para consulta após aprovação de um ou mais gestores.

COLD / ERM

Esse módulo permite gerir páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de informações

Digitalização de documentos

O sistema de GED permite digitalizar documentos em diversos formatos. Nessa funcionalidade, a digitalização de imagens promove a migração de arquivos do meio físico para o eletrônico.

Processamento de formulários

O Processamento de Formulários é o sistema que promove o reconhecimento dos dados, relacionando-os aos campos de um banco de dados. Para que esse processamento aconteça, são usadas técnicas de OCR (Optical Character Recognition) e de ICR (Intelligent Character Recognition) no reconhecimento automático de caracteres.

gestão eletrônica de documentos OCR

Records and Information Management (RIM)

É o sistema que gerencia o ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Através do RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, através de sistemas de governança de categorização e tabelas de temporalidade.

Documentos que necessitam de assinatura digital ou eletrônica

Há alguns tipos de documentos, que antes de serem armazenados, necessitam também de uma assinatura digital, para garantia de integridade dos mesmos. Esses documentos são, por exemplo:

  • Processos judiciais e administrativos em meio eletrônico;
  • Assinatura de projetos de lei, uma vez que os cidadãos poderão assinar digitalmente sua adesão às propostas;
  • Assinatura da declaração de renda e outros serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal;
  • Obtenção e envio de documentos cartorários;
  • Transações seguras entre instituições financeiras;
  • Diário Oficial Eletrônico;

Assim, os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o uso de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que os documentos escritos com assinaturas de próprio punho.

Validade jurídica da Assinatura Digital

A assinatura digital possui três propriedades que conferem a ela validade jurídica, que garante quesitos de irretratabilidade, evitando que o assinante negue a autenticidade da assinatura

  • A autenticidade, pois, é ela quem garante que a assinatura é verídica e que o documento é verdadeiro e não se trata de uma fraude.
  • A integridade, a fim de garantir que nenhum documento foi alterado durante o repasse para outras pessoas.
  • O não-repúdio que tem como principal objetivo deixar evidente, para uma autoridade legal, a origem da assinatura.

Existe também a assinatura eletrônica, que é outra forma de assinar online um documento, com validade jurídica, sem a necessidade de certificado digital. Porém, não vale para os tipos de documentos mencionados acima, pois apesar de possuir validade jurídica, não tem o mesmo valor que um cartório atribui.

Gestão Eletrônica de Documentos e a Lei da Liberdade Econômica

Outro ponto que deve ser avaliado quando falamos de gerenciamento eletrônico dos documentos, é a Lei da Liberdade Econômica e o descarte de Documentos

Essa Lei estabelece a Declaração dos Direitos da Liberdade Econômica, buscando desburocratizar e simplificar de processos para empresas e empreendedores, possibilitando aos mesmos arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital.

Esse documento digitalizado se equiparará ao documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.

Descarte de documentos

 A Lei autoriza o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, desde que sigam as legislações especificadas no regulamento.

Após a digitalização, os documentos terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. Desta forma, é possível descartar os documentos originais.

Com a Lei da Liberdade Econômica e digitalização de documentos valorizada, a GED se torna mais indispensável do que nunca.

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