A gestão eletrônica de documentos, ou mais conhecida como GED, é uma área de gestão da empresa que visa economia e eficácia na produção e uso de documentos, de forma inteligente.

O conceito de gestão eletrônica de documentos pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios. Seja qual for o tamanho da demanda documental do seu negócio, há sempre a possibilidade de desenvolver um projeto de GED, melhorando os seus recursos já existentes.

Essa área de gestão de documentos destina-se oferecer a empresa todo o acesso aos documentos e informações de forma rápida, garantir a transparência dos processos, controlar o fluxo documental, além de contribuir para preservação documental da empresa.

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Por que utilizar gestão eletrônica de documentos?

Todos os anos as empresas geram um acúmulo de papel de transações do dia a dia, relativas a documentos importantes da área administrativa, financeira, jurídica, entre outros, que tem de ser mantida guardada por muitos anos, por questões da Lei.

Uma solução de gestão eletrônica de documentos permite armazenar todo tipo de documento como papel, microfilme, imagem, planilhas e textos.

Além da preservação da integridade desses documentos, um sistema de GED garante o acesso a informações relevantes nos processos decisórios diários de maneira rápida e assertiva, tornando o processo uma Gestão Inteligente de documentos.

Áreas que podem usar a gestão eletrônica de documentos:

  • Área Médica: Digitalização e Gestão de Prontuários Médicos;
  • Área Jurídica: Digitalização e Gestão de Processos Jurídicos e Contratos de Fornecedores;
  • Área Fiscal/Contábil/Tributária: Digitalização e Gestão de Pedidos de Compra, Notas Fiscais, Processos de Pagamento, Impostos e Tributos; 
  • Área da Educação: Digitalização e Gestão de Prontuários de Alunos, Provas de Vestibular, Provas de Avaliação, Boletins;
  • Área da Construção Civil: Digitalização e Gestão de dossiês de venda de imóveis e empreendimentos

Como a gestão eletrônica de documentos funciona e qual a sua função?

O GED funciona como uma série de módulos integrados que trabalham de forma interligada. Esse conjunto de tecnologias, geram, arquivam, enviam, compartilham e localizam documentos digitalizados.

Através do GED é possível condensar informações em processo digital, arquivos de qualquer natureza que fazem parte do patrimônio da empresa, como documentos administrativos, financeiros, jurídicos entre outros.

Algumas funcionalidades da gestão eletrônica de documentos

Gestão de documentos

Através do GED é possível gerenciar todo ciclo de vida de um documento, desde a criação até o descarte. Através do sistema, podemos controlar todas as versões de um documento: data, autor, versão.

Workflow / BPM

É todo sistema de controle de fluxos de processos da empresa, que permite criar regras para digitalização e publicação de um documento, por exemplo: o documento só estará disponível para consulta após aprovação de um ou mais gestores.

COLD / ERM

Esse módulo permite gerir páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de informações

Digitalização de documentos

O sistema de GED permite digitalizar documentos em diversos formatos. Nessa funcionalidade, a digitalização de imagens promove a migração de arquivos do meio físico para o eletrônico.

Processamento de formulários

O Processamento de Formulários é o sistema que promove o reconhecimento dos dados, relacionando-os aos campos de um banco de dados. Para que esse processamento aconteça, são usadas técnicas de OCR (Optical Character Recognition) e de ICR (Intelligent Character Recognition) no reconhecimento automático de caracteres.

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Records and Information Management (RIM)

É o sistema que gerencia o ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Através do RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, através de sistemas de governança de categorização e tabelas de temporalidade.

Benefícios de um GED

Assim como dito anteriormente, esse sistema traz facilidades ao dia a dia dos empresários e seus funcionários, já que permite o controle, o armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos por meio digital.  

Como os espaços físicos dos escritórios vem diminuindo, a dica é utilizar essa tecnologia para otimizar o armazenamento de papeladas, ajudando também a fazer uma busca mais precisa de documentos sem correr o risco de perdê-los ou de passar horas tentando encontrar.

O mais interessante é que qualquer tipo de documento pode ser armazenado pela Gestão Eletrônica de Documentos, como papéis, microfilmes, imagens, áudios, planilhas, arquivos de texto e jornais.

Agora você se pergunta: como é feito o backup e o controle da segurança?

A resposta é: constantemente. Essa é uma forma de garantir que você não irá perder nada e só terá benefícios com o uso desta ferramenta.

Para fazer uma busca, a classificação de documentos deve ser rigorosa o que ajuda a facilitar a busca no acervo.

Outro benefício é que a gestão eletrônica de documentos consegue fazer que dois ou mais usuários consigam acessar  o mesmo documento, ao mesmo tempo.

O que ajuda na rotina de trabalho quando há necessidade fazer uma verificação sobre um mesmo texto, planilha ou até áudio. 

Esse sistema de armazenamento de documentos pode ser integrado na intranet da empresa, facilitando o trabalho de todos os colaboradores.

Documentos que necessitam de assinatura digital ou eletrônica

Há alguns tipos de documentos, que antes de serem armazenados, necessitam também de uma assinatura digital, para garantia de integridade dos mesmos. Esses documentos são, por exemplo:

  • Processos judiciais e administrativos em meio eletrônico;
  • Assinatura de projetos de lei, uma vez que os cidadãos poderão assinar digitalmente sua adesão às propostas;
  • Assinatura da declaração de renda e outros serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal;
  • Obtenção e envio de documentos cartorários;
  • Transações seguras entre instituições financeiras;
  • Diário Oficial Eletrônico;

Assim, os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o uso de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que os documentos escritos com assinaturas de próprio punho.

Validade jurídica da Assinatura Digital

A assinatura digital possui três propriedades que conferem a ela validade jurídica, que garante quesitos de irretratabilidade, evitando que o assinante negue a autenticidade da assinatura

  • A autenticidade, pois, é ela quem garante que a assinatura é verídica e que o documento é verdadeiro e não se trata de uma fraude.
  • A integridade, a fim de garantir que nenhum documento foi alterado durante o repasse para outras pessoas.
  • O não-repúdio que tem como principal objetivo deixar evidente, para uma autoridade legal, a origem da assinatura.

Existe também a assinatura eletrônica, que é outra forma de assinar online um documento, com validade jurídica, sem a necessidade de certificado digital. Porém, não vale para os tipos de documentos mencionados acima, pois apesar de possuir validade jurídica, não tem o mesmo valor que um cartório atribui.

Gestão Eletrônica de Documentos e a Lei da Liberdade Econômica

Outro ponto que deve ser avaliado quando falamos de gerenciamento eletrônico dos documentos, é a Lei da Liberdade Econômica e o descarte de Documentos

Essa Lei estabelece a Declaração dos Direitos da Liberdade Econômica, buscando desburocratizar e simplificar de processos para empresas e empreendedores, possibilitando aos mesmos arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital.

Esse documento digitalizado se equiparará ao documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.

Descarte de documentos

 A Lei autoriza o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, desde que sigam as legislações especificadas no regulamento.

Após a digitalização, os documentos terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. Desta forma, é possível descartar os documentos originais.

Com a Lei da Liberdade Econômica e digitalização de documentos valorizada, a GED se torna mais indispensável do que nunca.

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GED e a transformação digital

A Transformação Digital propõe que uma empresa se torne mais eficiente a partir do uso de tecnologias em seus processos de negócio.

Este conceito está na pauta de metade das empresas, segundo uma pesquisa da Capgemini (empresa líder global de serviços de tecnologia) que ouviu 150 executivos de vários segmentos incluindo: varejo, bens de consumo, bancos e companhias de seguros.

O caminho da transformação digital passa naturalmente pela digitalização de processos, organização e distribuição de conteúdo digital.

Então, como um sistema de gestão inteligente de documentos pode contribuir para este processo?

Quando se pensa em digitalização de processos, normalmente lembramos da infinidade de papel que estão armazenados em algum lugar dentro da empresa.

Entretanto, a digitalização de processo dentro de um sistema inteligente de documentos pode ser um pouco mais ampla e incluir documentos que já nasceram digitais a partir de algum processo, como: PDF, Documentos Office, Vídeos, Imagens e e-mails.

Em Janeiro de 2018 a Universidade Federal do Espírito Santo iniciou um projeto de digitalização de processos onde prevê economia de 1,5 milhões de reais criando 24 mil documentos em formato digital.

A Universidade estima reduzir R$ 240 mil apenas em papel e toner de impressora.

A área Jurídica é um dos segmentos que mais podem se beneficiar com a organização de documentos dado que, culturalmente, trabalham com um volume enorme de papel.

Um ótimo exemplo é do Tribunal de Justiça de São Paulo que foi um dos primeiros a alcançar a informatização completa no final de 2015.

O Tribunal já economizou cerca de 2 mil toneladas de papel, reduziu em 70% do tempo gasto no tramite de processos como transporte e anotação.

Escritórios de advocacia também podem obter vantagens com um sistema de gestão inteligente de documentos, permitindo que em poucos cliques reúnam os arquivos de um processo e de criarem agrupamento de arquivos que são mais utilizados em uma determinada defesa com uso de análise de dados.

No mundo físico quando uma pessoa precisa encontrar alguma informação (principalmente crítica) da esfera de seu departamento ou de outra área, precisa localizá-la em alguma pasta da rede, e-mail, organizador de arquivos ou software contratado.

Mesmo que se tenha uma boa estruturação de arquivos, ainda é necessário consultar vários sistemas, cruzar dados e torcer para que a informação esteja lá.

Em um sistema de gestão inteligente de documentos, a empresa pode concentrar todos seus arquivos em um único sistema, dando a liberdade para que várias áreas o consultem simultaneamente.

Pensar em eficiência aplicando o conceito de Transformação Digital é uma tendência que deve seguir pelos próximos anos.

Acrescentar a esta discussão a gestão inteligente de documentos pode garantir que este objetivo seja atingido aproveitando-se da organização, facilidade de acesso e unificação de informação que este tipo de ferramenta traz.

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Post by Cristiano Sacramento
Novembro 18, 2019

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