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O que é ECM? Qual é a diferença entre o GED?

Gestão de Documentos

O que é ECM? Qual é a diferença entre o GED?

SimbioX
Escrito por SimbioX em 31 de julho de 2020

O que é ECM?

O Enterprise Content Management (ECM) ou em português Gestão do Conteúdo Empresarial, é um conjunto de estratégias e ferramentas para captação e controle de informações.

Posto que, automatizar os processos do RH com o ECM pode ser a chave da inovação na sua empresa. Todos os processos são realizados no âmbito digital, facilitando o controle e acesso das informações internas das empresas, de forma rápida e segura.

A solução permite a automação de processos, facilitando o controle de informações essenciais do negócio.

As empresas buscam uma solução de ECM quando identificam gargalos no processamento, acesso ou guarda das informações de documentos, e-mails, faturas, contratos, etc.

Sendo assim, o ECM consegue capturar, gerenciar, armazenar e resguardar informações de todos os processos organizacionais de uma empresa. O funcionamento é dinâmico e oferece o suporte adequado para a gestão de arquivos digitais.

gerenciar informações com ECM

Além disso, com o ECM, é possível simplificar processos desde a captura dos dados até a distribuição dos conteúdos, de forma sustentável, sem a utilização de papéis, reduzindo custos com impressão, guarda de documentos, além de reduzir riscos com extravio de documentos e dados.

Algumas funções do ECM

Captura de dados de diversas fontes

A captura normalmente é feita em todo tipo de documento, por meio da OCR (reconhecimento ótico de caracteres) integrado ao ECM, trazendo os dados e indexando-os ao sistema, evitando inserção de dados manuais e erros.

Os formatos podem ser os mais diversos como documentos Office, Excel, PDF, arquivos gráficos, CAD etc.

funções do ECM

Armazenamento seguro

Os documentos são armazenados com segurança, sem possibilidade de extravio.

Ou seja, o controle de versionamento autêntica qualquer modificação realizada em um documento identificando o autor, data e local.

Os documentos e conteúdos podem ser autenticados por meio de assinatura digital, garantindo sua validade jurídica seguindo as regras da ICP Brasil, que certifica o uso de certificação digital no Brasil.

Gestão e processos

O ECM permite criar decisões no sistema com relação a organização dos documentos e permissões diferenciadas para quem for interagir com eles.

Dessa forma, é possível adicionar o conteúdo e mantê-lo seguro, criando regras sobre a manipulação dele.

Por que usar o ECM?

O ECM é um otimizador do gerenciamento de conteúdo empresariais. Além de agilizar a consulta de arquivos, disponibiliza acesso para todo time, reduz espaço físico destinado a guarda de papel nos documentos e consequente extravio dos mesmos.

Porque usar ECM

Empresas que possuem excesso de conteúdo, como: documentos do financeiro, administrativo, vendas, e precisam conservar esses documentos podem ter seus processos muito melhorados com o ECM.

Quando os documentos e conteúdos fazem parte de uma cadeia de processos e entre pessoas de áreas distintas, o sistema ajuda a cadenciar esse processo de forma automatizada e com permissões de segurança diferente.

Ou caso a captura de dados venha de diversas fontes, e não sejam dados do mesmo formato, que demande o tratamento desses dados, o ECM é uma solução muito interessante.

O GED é o mesmo que ECM?

O GED ou Gestão Eletrônica de Documentos é um sistema que serve para gerenciar os documentos físicos e digitais de uma empresa.

Antes de tudo, quando pensamos em digitalização de processos, lembramos do alto volume de documentos armazenados na empresa. Porém, a digitalização de processo em um sistema inteligente de documentos é mais ampla e fica fácil incluir documentos que já vieram digitais como: PDF, Documentos Office, Vídeos, Imagens e e-mails.

O GED é importante, pois agiliza a busca de arquivos, possibilitando o acesso, edição e compartilhamento da informação de qualquer lugar. Entre as semelhanças, podemos citar:

  • Captura dos dados: inserção das informações de documentos físicos e eletrônicos na plataforma;
  • Armazenamento de conteúdo: os conteúdos são guardados para utilização posterior;
  • Gestão: onde definem o controle de informação e os acessos;
  • Distribuição dos dados: utilizam ferramentas de busca e a disponibilização dos dados conforme governança;
  • Preservação: guarda de dados de longo prazo com segurança e autenticidade;

Além disso, o GED permite ainda a criação da tabela de temporalidade com simplicidade e segurança no acesso aos documentos da empresa.

Diferenças entre GED e ECM

Diferenças entre GED e ECM

O GED é uma tecnologia com foco em gestão de documentos de departamentos e o ECM gerencia todas as informações da companhia.

Comparando algumas funcionalidades

*WCM: World Class Manufacturing (WCM), é um conjunto de princípios e técnicas de gestão.

ERM: Enterprise Risk Management (ERM) que assegura o negócio, protegendo seus ativos contra ameaças potenciais.

BPM: Business Process Management (BPM), significa Gerenciamento de Processos de Negócio.

Conclusão

Se a sua empresa demanda maior produtividade da área financeira e administrativa, e precisa melhorar a performance das atividades relacionadas a gestão de documento (movimentação de grandes volumes de documentos de forma centralizada), um ECM é uma ótima solução.

Tanto pela agilidade dos processos quanto pelas funcionalidades que melhorar a experiência de todos os gestores dessas informações.

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E aí,

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