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O que é Assinatura Digital? Descubra

Gestão de Documentos

O que é Assinatura Digital? Descubra

SimbioX
Escrito por SimbioX em 7 de abril de 2020

A assinatura digital é um tipo de assinatura que tem a mesma validade jurídica de uma assinatura de próprio punho, porém assinada com um certificado digital.

Também pode ser definida como uma modalidade de assinatura que utiliza algoritmos de criptografia de dados do certificado digital, garantindo autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio às informações eletrônicas.

Os certificados digitais possuem uma chave pública ou privada que compõe um sistema de criptografia assimétrica, de forma que os dados só poderão ser acessados se o receptor tiver a chave correta para decodificá-los.

certificado digital

O resumo criptográfico é o resultado retornado por uma função de “hash” – um algoritmo matemático bastante complexo – que gera um valor de tamanho fixo para o arquivo.

Dessa forma, o arquivo criptográfico fica vinculado ao documento assinado digitalmente, de forma que qualquer mínima alteração, invalida a assinatura.

Validade Jurídica de uma assinatura digital

A assinatura digital é mantida pela MP nº 2.200-2, que produziu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP– Brasil, e garante a validade jurídica dos documentos.

A MP 2.200-2 é a norma que regulariza e valida os contratos digitais no Brasil, e distingue a assinatura digital das outras ações eletrônicas. Portanto, o certificado digital é a identidade digital que permite assinar documentos com validade jurídica.

O certificado deve ser gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora (órgão responsável pela criação e gerenciamento dos Certificados Digitais) que esteja de acordo com as regras estabelecidas pela ICP-Brasil.

Vale lembrar que assinatura digital é diferente de assinatura eletrônica.

Uma assinatura eletrônica, diferentemente da assinatura digital, não possui um componente criptográfico, para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica ou partes em um contrato, ou documento.

A assinatura eletrônica somente tem valor jurídico legal após periciados sua origem e remetente.

Quem credencia um certificado digital utilizado na assinatura digital?

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), poder vinculado à Casa Civil da Presidência da República, é a Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil, que credencia empresas a fornecerem certificados digitais nos seus padrões estabelecidos.

O ITI, além de desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz, também é responsável por credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos.

Infraestrutura ITI para assinatura digital

Uma Autoridade Certificadora – AC – por sua vez, é uma entidade pública ou privada, que fica subordinada à hierarquia da ICP-Brasil, órgão que tem o poder de gerenciar toda cadeia de certificados digitais.

Cabe à AC manter todos os registros de suas operações e garantir todas as políticas de segurança necessárias para garantir a autenticidade da identificação feita.

Para emitir um certificado, a AR – Autoridade de Registro – vinculada a uma AC, exige a presença do titular do certificado digital para validação presencial e assinatura do termo de titularidade, onde o usuário se compromete a zelar pela segurança do certificado.

O processo além de presencial, também coleta a biometria do requisitante para garantir ainda mais segurança.

As principais AC´s do mercado são Certisign, SERPRO, Caixa, Serasa, Imprensa Oficial, Soluti, Valid e várias outras.

Passo a passo para assinar documentos digitalmente

assinatura digital no tablet

Assinar documentos com um certificado digital é uma grande vantagem para as empresas. Além de gerar economia de tempo e recursos, a assinatura digital é muito fácil de fazer e gerenciar.

Após a emissão de um certificado digital válido, é necessário:

  • escolher uma plataforma de workflow de assinaturas online, para realizar a assinatura dos documentos. Vários formatos de documentos podem ser assinados, como vídeos, documentos, PDF, planilhas e vários outros.
  • o usuário configura os fluxos de assinatura, signatários, aprovadores e observadores, de acordo com a objetivo. Cada envolvido recebe por e-mail um link para a assinatura.
  • após concluídos, todos envolvidos são notificados

Existe ainda um selo que confirma data e hora exata que um documento recebeu a assinatura digital, chamado de Autoridade Certificadora do Tempo (ACT).

Com o Carimbo de Tempo não há como contestar a validade jurídica, pois assegura que as informações do documento não foram adulteradas entre a assinatura e a consulta ao arquivo.

O ACT garante, portanto, a temporalidade da transação e a integridade do conteúdo.

Quais documentos podem ser assinados?

Diversos documentos com validade jurídica podem ser assinados com certificado digital. Por exemplo:

  • Procurações;
  • Contratos;
  • Laudos técnicos;
  • ARTs;
  • Obrigações fiscais e contábeis;
  • Recibos de compra e venda.

Além dos certificados digitais usados em conjuntos com assinaturas digitais, a transmissão de certificados digitais só é feita através de uma conexão segura, que utilize o protocolo SSL (Secure Socket Layer), próprio para o envio de informações criptografadas.

Que setores podem usar assinatura digital?

Diversos segmentos de empresa e departamentos podem usar assinatura digital.

Toda área que emita contratos, por exemplo, pode assinar seus documentos com assinatura digital.

Contadores e advogados também podem fazer uso da assinatura digital. Para assinar uma procuração digital, enviar um imposto de renda, assinar uma petição…

Com a possibilidade desses documentos serem assinados digitalmente, todo processo é agilizado, facilitando que os representantes da empresa possam fechar acordos, assinar documentos, representá-la nos órgãos públicos, enfim, realizar todo tipo de ação necessária portando esse documento.

No ramo da saúde e ambiental, hospitais, laboratórios, médicos, profissionais da saúde, órgãos ambientais, que emitem relatórios, laudos periciais, laudos médicos, laboratoriais, certificados, declarações, também podem usar assinatura digital.

Principais benefícios da assinatura digital

Drástica redução de custos

Utilizando a assinatura digital, todos os custos com materiais e papéis são reduzidos, eliminando a necessidade de impressões, cópias, cartuchos, toners, energia elétrica, e principalmente espaço físico para guarda.

Sustentabilidade

A redução de papéis reduz também a degradação o meio ambiente. Uma empresa sustentável, além de econômica, gera boa reputação por incentivar a preservação do meio ambiente.

Gestão eletrônica dos dados

Como as transações passam a ser feitas totalmente na web, com a assinatura digital, os documentos passam a ser guardados na nuvem.

E através de projetos de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é possível gerenciar os diferentes arquivos que compõem o acervo documental de um negócio, desde a criação até o seu descarte.

Todas as categorizações otimizam o tempo de procura e permitem aos funcionários usar seu tempo para focar em suas atividades estratégias de crescimento da empresa.

Portanto, a assinatura digital veio para inovar e agilizar os processos de assinatura com empresas de qualquer lugar do mundo, através um computador ou celular e internet.

Compreendido agora o que é assinatura digital, seus ganhos e funcionamento, te perguntamos:

  • Em quais processos sua empresa pode utilizar assinatura digital?
  • Sua empresa já pensou em inovar nesse sentido?

E aí,

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