Como gerenciar o Arquivo morto da sua empresa?
Continue lendo e descubra.

Arquivo morto faz parte dos milhares de documentos de seus que são gerados pelas empresas ano a ano, como: 

  • Documentos fiscais
  • Contábeis,
  • Trabalhistas
  • Comprovantes de tributos,
  • Encargos sociais. 
  • Documentos de Colaboradores
  • Entre outros.

O que é Arquivo Morto?

Infelizmente, boa parte desses documentos não podem ser descartados, pois, há leis que tratam especificamente deste assunto e, caso não cumpridas, geram multas para as empresas.

E quando esses documentos não possuem mais utilidade e precisam ser guardados por tempo indeterminado damos o nome de “arquivo morto”.

Agora, apenas saber disso não é o suficiente, pois se sua empresa não está guardando estes arquivos da forma certa, você está correndo sérios riscos de segurança e até financeiros.

Então continue lendo este artigo para entender as implicações do arquivo morto e como fazer para organizá-lo de forma segura.

prateleira de arquivos mortos

Problemas de gerenciar o Arquivo Morto

Cada documento tem sua importância e, por isso, precisam ser guardados por tempos específicos, dependendo do tipo da documentação. Isso não é algo opcional, pois existem as leis de temporalidade de documentos e dependendo do material, o tempo de guarda pode chegar a 30 anos.

Com o passar do tempo, o volume de papéis começa a ficar difícil de ser gerenciado e se não houver planejamento, o arquivo morto pode ser muito complexo de ser organizado e armazenado.

Não podemos esquecer também dos arquivos inativos, com documentos que volta e meia necessitam ser consultados.

E onde armazenar tudo isso, sem danificá-los nem deixar que dominem todo espaço físico da empresa? 

Hoje em dia há formas mais modernas de guarda de documentos que vamos explanar mais adiante.

Por quanto tempo guardo meu arquivo?

 
ampulheta e recursos

Segundo os principais instrumentos da gestão documental, os planos de classificação dos documentos e as tabelas de temporalidade de documentos são as principais ferramentas para garantir a racionalização administrativa, e a preservação do patrimônio documental.No Brasil, existem leis nacionais que regulamentam o tempo que as documentações devem ser mantidas, como o Código Civil, Código Tributário Nacional e até mesmo a Constituição Federal do Brasil, que trazem artigos sobre a temporalidade dos documentos. 

Dependendo do tipo de documento, existem leis de temporalidade de documentos e prazos distintos, conforme abaixo:

Guarda documentos fiscais

Documentos fiscais como notas fiscais, pagamento de salário, cartão de ponto, recibos, fatura de serviços, férias, 13° salário, e outros documentos dessa mesma categoria tem que ser mantidos por 5 anos. No caso de folha de pagamento, o prazo é dobrado – 10 anos. E para o livro de registro do empregado, o prazo é indeterminado. Somente o termo de rescisão de contrato de trabalho que possui um tempo menor, de 2 anos.

Guarda documentos tributários

Todos os documentos tributários devem ser mantidos por 5 anos. Esse tempo é determinado pelo Código Tributário Nacional (CTN), por conta do prazo de decadência e prescrição.

Guarda documentos trabalhistas

Para trabalhadores urbanos e rurais, os documentos trabalhistas devem ser guardados por 5 anos. Lembrando que a contagem da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) só inicia aos 18 anos.

Guarda documentos previdenciários

O artigo 45 da lei nº 8.212/1991 não está mais em vigor, mas as normas previdenciárias ainda solicitam o prazo de dez anos para guarda de documentos previdenciários.

Como organizar seu arquivo morto

#1 Guarda Física

arquivos desorganizados

Seguindo alguns passos, a organização do seu arquivo morto não será tão complexa e manterá tudo sempre à disposição, facilitando a busca no dia a dia.

Confira algumas dicas:

Planeje seu arquivo

É muito importante se planejar para organizar seu arquivo. Entender o que será necessário e quais serão os desafios é primordial para iniciar essa organização.

Classificar que tipos de documentos compõe seu arquivo, criar categorias, subcategorias, irá ajudar a distribuir o material de uma forma sistematizada.

Um arquivo morto planejado corretamente, traz segurança dos papéis, rapidez na busca e economia no espaço de armazenamento. 

Escolha um local

O local onde será armazenado os documentos precisa suportar todo volume bem como permitir a circulação, de forma a ser fácil encontrar os documentos necessários quando houver necessidade.

Não se esquecendo que papéis se desgastam com o tempo, e por esse motivo digitalizá-los é muito importante, antes mesmo de organizá-los.

Classifique seu arquivo

Os documentos do arquivo morto podem ser classificados de acordo com suas características, como: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto etc.

Dividir os materiais por departamentos, tipo de documento ou por data podem ser formas interessantes de classificar o arquivo.

Documentos trabalhistas, por exemplo, podem ser separados por ano ou pelo sobrenome do colaborador. E se um documento se encaixa em duas ou mais categorias, criar uma anotação sinalizando a outra categoria na qual ele se encaixa ajudará em buscas futuras.

Manutenção do arquivo

Acompanhar os fluxos de guarda dos documentos ajudam a liberar o que já não é necessário e guardar os novos que precisam ser armazenados.

#2 Guarda Digital

Gestão Eletrônica de Documentos

Já pensou em usar a tecnologia para organizar seu arquivo morto?O volume de documentos e dados aumentou significativamente, e por isso o uso do gerenciamento eletrônico de documentos é uma realidade nas organizações e empresas, tanto públicas quanto privadas.As empresas não têm como fugir do arquivo morto.

A falta de gestão de arquivos pode deixar a empresa sob riscos jurídicos e muito burocráticas.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos, é uma forma de gestão eficiente de organização de arquivos e documentos, onde todos os processos são organizados de forma digital.

Quando se inicia o processo de organização dos documentos, é preciso conhecer o fluxo do negócio, ou Workflow.

Esse sistema é capaz de melhorar a gestão dos processos organizacionais de uma empresa, disponibilizando formatos que permitem a colaboração, o compartilhamento de informações e a coordenação do trabalho.

Reduzir o volume de arquivos é uma necessidade, eliminando documentos duplicados, documentos dispensáveis e tornando o acesso agilizado.

Além disso, os arquivos digitalizados previnem danos, desgastes naturais e extravios.

Algumas funcionalidades do GED que são muito interessantes para gestão do seu acervo documental:

Controle de versão

O versionamento é uma ferramenta que permite acompanhar a atividade de qualquer item, seja ele um documento, evento, tarefa etc.

Quando um documento for alterado na biblioteca de documentos ou editado qualquer item, como lista personalizada, lista de tarefas, uma versão é criada. 

Todo tipo de alteração, física no documento ou apenas uma alteração de metadados, gera uma nova versão.

“Metadados como número da estante e prateleira onde está guardada a versão física”

Todo tipo de alteração de metadados é visível no histórico de versões. 

Os metadados são conjuntos de dados e informações sobre os livros, que permitem que as ferramentas de tecnologia busquem livros pelas palavras-chave, identificando também o valor encontrado pelo usuário/leitor.

Assinatura Digital para garantir integridade

assinatura digital garante a autenticidade das informações digitais, oferecendo alto nível de confiabilidade, preservando a identidade de cada assinante e a autenticidade dos documentos. 

Sistema inteligente de busca de documento por OCR

A ferramenta OCR analisa o documento e compara seus caracteres com fontes armazenadas em seu banco de dados, reconhecendo características típicas de determinado caractere, transformando imagens de texto em texto puro.

Lei da Liberdade Econômica

Conforme o artigo 10 da Lei 13.874/2019, a Lei da Liberdade Econômica nº 12.682, de 9 de julho de 2012, passou a vigorar a lei, que autoriza o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, nas legislações específicas e no regulamento.

Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído.

Tanto o documento digital quanto sua reprodução, realizada de acordo com o disposto da Lei, manterão o valor do documento original, para todos os fins, inclusive para fiscalização do Estado.

A SimbioX possui diversas soluções para guardar e gerenciar todo seu arquivo de documentos, utilizando ferramentas modernas de tecnologia, integrando toda sua documentação às áreas responsáveis da empresa.

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Post by Caroline Patrício
Junho 19, 2022

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