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Microsoft Teams: conheça e baixe gratuitamente

Comunicação Interna

Microsoft Teams: conheça e baixe gratuitamente

Cristiano Sacramento
Escrito por Cristiano Sacramento em 2 de abril de 2020
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Devido à pandemia causada pelo covid-19, as empresas começaram a se perguntar como manter suas operações funcionando com colaboradores em home office. Afinal, se os colaboradores não estão presencialmente no escritório, com garantir o mesmo nível de comunicação e produtividade?

Neste cenário, o Microsoft Teams ganhou visibilidade por reunir recursos essenciais para manter a comunicação interna, colaboração e produtividade de equipes.

Então, se você quer entender como o Microsoft Teams pode ajudar a manter as operações da sua empresa funcionando mesmo em quarentena, neste artigo vamos te ensinar como você pode baixar e utilizar o Microsoft Teams gratuitamente.

Continue acompanhando e não perca nenhum detalhe

Uma breve história sobre o Microsoft Teams…

O Teams faz parte das ferramentas do pacote Office 365 da Microsoft. Esse pacote, inclui aplicativos clássicos como o Word, PowerPoint e Excel.

A Microsoft lançou o Teams em 2016 para substituir o Skype For Business – versão corporativa da famosa ferramenta de videoconferência da empresa.

É curioso notar que antes de lançar o Teams, surgiram notícias de que a Microsoft compraria o Slack – ferramenta concorrente ao Teams, mas na ocasião, Bill Gates decidiu investir em uma ferramenta própria. Hoje o Teams é líder de mercado com mais de 19 milhões de usuários contra cerca de 10 milhões do Slack.

Além disso, uma pesquisa recente feita pela IT Mídia sobre práticas adotadas por empresas em resposta ao covid-19, mostra a presença do Teams na maioria das 130 empresas pesquisadas, ficando à frente de aplicativos como o Zoom – outro concorrente do Teams.

Para que serve o Microsoft Teams?

O Teams é uma ferramenta de comunicação, colaboração e produtividade. Ou seja, você pode conversar com pessoas da sua empresa via chat, realizar reuniões online, criar grupos de trabalhos e enviar documentos sem precisar usar e-mail ou qualquer outra ferramenta.

Como utilizar o Teams?

O Teams possui versão online ou se você preferir, tem a opção de instalar no computador. Na versão online, basta digitar o endereço do Teams na barra do seu navegador. Já na versão instalada, é necessário ter um computador com Windows ou Mac OS. Além dessas opções, ainda é possível baixar o aplicativo do Teams para Android ou IOS.

Como baixar gratuitamente o Microsoft Teams?

Para ajudar empresas enfrentarem à pandemia, em Março, a Microsoft liberou o Teams gratuitamente. Desta forma, você pode baixar e instalar na sua empresa e utilizar funcionalidades antes só disponíveis em planos pagos. Para baixar, veja este post da Microsoft.

Estrutura do Teams – começando a usar

Agora que já sabe como baixar o Teams, ou se já tem instalado, veja como utilizar as principais funções para não ficar confuso e aproveitar ao máximo dessa ferramenta.

estrutura home microsoft teams

Atividade

Funciona como sua tela de notificação do celular. Lá, você vai receber aviso de novas mensagens, interações de pessoas nos grupos, novos arquivos adicionados e muito mais…

Chat

A estrutura do Chat é semelhante ao WhatsApp, ou seja, nesta área você poderá ver suas mensagens privadas ou dos grupos. Além disso, é possível visualizar conversas de reuniões já realizadas – veja mais sobre isso no item calendário!

Equipes

Esta é uma das melhores funcionalidades do Teams. Nesta tela, você verá todas as equipes que você participa. As equipes funcionam como departamento ou grupo de trabalho da sua empresa. 

Calendário

Lembra quando falamos que o Teams faz parte do Office 365? Bom, aqui você verá como funciona tudo integrado, pois você consegue agendar reuniões online diretamente por esta tela, ou visualizar as reuniões que você agendou usando o Outlook, por exemplo. Fora isso, você também inicia automaticamente uma reunião online agendada.

Chamadas

Dentro desta área, você consegue fazer chamadas utilizando a internet (como no WhatsApp). Desta forma, você não precisa usar seu celular, telefone ou VoIP da empresa.

Arquivos

Funciona como uma central de documentos. Você pode encontrar arquivos que foram compartilhados no Teams e visualizar seus documentos do Onedrive ou SharePoint.

Mais Aplicativos

Além da integração direta com os produtos Microsoft, no Teams você também pode integrar vários aplicativos de terceiros. A vantagem neste caso é utilizá-los dentro do próprio Teams, portanto, sem a necessidade de abrir mais de um aplicativo ao mesmo tempo.

Alguns exemplos de aplicativos: Adobe Creative Cloud, GitHub, Google Analytics entre outros.

Aplicativos

Botão de acesso à loja de aplicativos.

Ajuda

Central de ajuda do Teams. Além de encontrar tópicos sobre problemas e soluções, você também pode visualizar as novidades para próximas versões do Teams, além de incluir e colaborar com sugestões de melhorias.

Canais

Os canais funcionam como um grupo de trabalho dentro da equipe, ou, como um departamento dentro de uma Diretoria. Para ficar mais claro, imagine que abaixo da Diretoria comercial da sua empresa existe o departamento comercial e marketing. Neste caso, Diretoria seria a “equipe”, portanto “comercial” e “marketing” seriam os canais da equipe “Diretoria”.

Abas

Outra funcionalidade excelente do Teams são as “abas”. Pense no departamento comercial. Diariamente eles utilizam 2 ou 3 ferramentas de trabalho, por exemplo: CRM para realizar gestão de negócios, pasta na rede para armazenamento de propostas e um bloco de notas para fazer anotações de reuniões. Dentro do canal comercial, é possível incluir o CRM, a pasta da rede e o excel em ambas. Desta forma, não é preciso abrir vários aplicativos ao mesmo tempo. Na prática, é como se você tivesse várias abas abertas do Chrome.

Obs.: mesmo sem integração da ferramenta externa na loja de aplicativos, é possível utilizar ferramentas online, pois cada “aba” pode funcionar como aba do Chrome, por exemplo.

Pesquisa:

Essa barra está presente em todas as áreas. Aqui você pode pesquisar por contato, documentos, históricos de conversas…  Para facilitar a busca, nos resultados da pesquisa é possível fazer filtro por tipo, origem e outros.

Criar ou ingressar em uma nova equipe no Microsoft Teams

É nesta fase onde você pode começar a adicionar pessoas no Teams. Este botão te dá acesso a criar ou ingressar em uma equipe existente. Para ingressar em uma equipe, você precisará de um código de acesso fornecido pelo administrador do grupo.

Menções

Usuários podem marcar outras pessoas dentro dos chats usando o @. Quando isso acontece, você receberá uma notificação especial com esse mesmo @, além de visualizá-lo ao lado da conversa marcada – como na imagem abaixo:

Dicas para aproveitar melhor o Microsoft Teams

Agora que você já tem uma noção geral da tela inicial do Teams, veja essas dicas especialmente selecionadas por nosso engenheiro técnico, Douglas Riu, para aproveitar ao máximo o Microsoft Teams:

Como usar corretamente grupos na área de Chat?

Como falamos neste artigo, no Teams você pode criar grupos de conversas como no WhatsApp, agora para você não confundir os grupos de conversas com Equipes ou Canais, utilize essa função para tratar de assuntos pontuais que exigem ações em curto prazo.

grupos chat

Como convidar usuários externos para uma reunião?

Para fazer isso, crie uma reunião na área de “calendário”. Insira os e-mails dos convidados externos. O Teams automaticamente enviará o link da reunião online para o convidado. Vale lembrar que o convidado externo não precisa instalar ou ter o Teams, basta usar o navegador de internet.

e-mail link reunião

Como gravar reuniões?

Ao iniciar uma reunião online, vá até as opções na parte inferior da tela e clique no botão “gravar”. Antes de inicia-la, os participantes receberão um aviso sobre a gravação. Quando a reunião terminar, você receberá o link da gravação. Aproveite para enviar aos participantes, ou salvá-la para compartilhar com outras pessoas.

gravar reuniões botão

Oculte equipes e fixe Chats mais frequentes

Ao lado de cada chat há um botão de configuração, onde você poderá fixar conversas com mais interações – Elas ficarão na parte de cima do chat (como na imagem abaixo).

fixar chat

Por outro lado, nas configurações de “Equipes”, você pode ocultar uma equipe sem atividade recente. Desta forma, você mantém a organização e foco em assuntos mais importantes.

ocultar equipe

Compartilhe sua tela em reuniões online

Utilize o botão de compartilhar tela em reuniões online. Ele fica localizado logo ao centro na parte inferior. Você pode compartilhar todas as telas do seu computador, ou apenas uma aba do navegador. Fora isso, é possível também compartilhar a tela do seu celular – caso esteja utilizando o app para Android ou iOS.

Passo 1. Localize o botão de compartilhar

compartilhar tela

Passo 2. Escolha uma das opções

comparilhar tela

Ative as notificações dos canais

Por padrão as notificações dos canais ficam desabilitadas, então, para recebê-las, você deve ir até às configurações do canal e selecionar umas das opções:

Passo 1. Encontre as configurações do canal

ativar notificações de canais

Passo 2. Escolha uma das opções

ativar notificações de canais

Como escrever corretamente mensagens dentro de Equipes?

Um erro muito comum dos iniciantes no Teams, é usar as conversas dentro das Equipes como se fosse a área de Chat. Isso causa problemas, pois os assuntos acabam se misturando e perdendo o objetivo. Ao escrever mensagens dentro de “Equipes”, imagine que esteja em um fórum, ou seja, crie uma mensagem com um tema ou assunto principal. A partir daí, recomende aos participantes colocarem suas opiniões como resposta  a sua mensagem. Como o Teams encadeia essas respostas, fica mais fácil para organizar a discussão.

Dê Feedback para mensagem com emojis e likes

Para incentivar, reforçar ou parabenizar uma interação no chat, utilize as funcionalidades de likes e emojis. Para fazer isso, basta passar o mouse sobre a mensagem e escolher umas das opções:

emojis em comentários do chat do microsoft teams

Desfoque sua imagem em reuniões online

Essa é uma novidade recente do Teams. Agora, você consegue desfocar a sua imagem em reuniões online – muito usada para desfocar os fundos. Desta maneira, você consegue esconder algum elemento do seu espaço de home-office ou manter o foco em você. Veja onde localizar:

Torne participantes de uma reunião online em apresentadores

Você pode passar o controle da reunião online para algum dos participantes. Desta maneira, eles também poderão compartilhar a tela do computador, ou controlar os microfones dos demais participantes.

tornar participantes em apresentadores em reuniões do Microsoft Teams

Conclusão

Percebeu como o Microsoft Teams é uma opção viável e indispensável  para manter sua empresa funcionando mesmo em quarentena? E o melhor: grátis!

Dentre as plataformas existentes para comunicação, colaboração e produtividade, o Teams é a que mais tem crescido nos últimos anos. Isso por conta do investimento contínuo da Microsoft e atualizações.

Inclusive, neste site você poderá acompanhar todas as novidades que virão no Teams e enviar suas sugestões de melhoria.

Agora é sua vez de aproveitar o Microsoft Teams!

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comunicação interna, RH e gestão de documentos?

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