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Lei da liberdade econômica: agora posso descartar documentos?

Gestão de Documentos

Lei da liberdade econômica: agora posso descartar documentos?

Cristiano Sacramento
Escrito por Cristiano Sacramento em 30 de agosto de 2019

A Lei Nº 13.784, mais conhecida como “Lei da liberdade econômica”, trouxe diversas mudanças para trabalhadores, empresas e para o próprio governo. Para o mundo corporativo, a grande novidade é a possibilidade de descartar documentos físicos, reduzindo custos de impressão e manutenção.

Se você está se perguntado o que sua empresa precisar fazer para aproveitar a novidade, neste conteúdo você vai aprender como se preparar e inciar o processo na sua empresa.

A origem da Lei da liberdade econômica

Para explicar a origem da possibilidade de descartar documentos físicos a partir da Lei da liberdade econômica, é preciso voltar para o ano de 2012 quando o governo sancionou a Lei 12.682/02.

Essa Lei tratava da digitalização e armazenamento de documentos públicos e privados, o que, na prática, definia quais eram os meios de preservar os documentos após processo de digitalização e quais efeitos legais dessas “cópias” digitais.

A expectativa na ocasião era que a Lei equiparasse documentos digitalizados a documentos físicos, ou seja, os dois teriam o mesmo valor legal. Esses artigos chegaram a ser incluídos no texto original:

“§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o disposto nesta Lei terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito.”

Mensagem de veto nº 313, de 9 de Julho de 2012

No entanto, esse e outro artigo que tratava da destruição do documento original foram vetados.

Lei 13.874: Lei da “liberdade econômica”

Em Setembro de 2019 o presidente da república sancionou a Lei.13.874. Essa lei tem o objetivo de desburocratizar atividades exercidas pelo governo e empresas privadas instituindo a “Declaração de Diretos de Liberdade Econômica” – conjunto de 3 princípios que tratam dos direitos da liberdade econômica, livre iniciativa e impactos regulatórios.

No Art.10,§§ 1º a 8º , o novo texto inclui os vetos da Lei 12.682/02 sobre equivalência de documentos digitais a físicos e destruição do conteúdo original:

“§ 1º  Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

Lei Nº 13.874, de 20 de Setembro de 2019

Adicionando a possibilidade de descarte também dos documentos digitalizados após período de prescrição:

§ 3º  Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

Lei Nº 13.874, de 20 de Setembro de 2019

Em resumo: a Lei 13.874 atualizou a Lei 12.682/02 incluindo os itens vetados sobre descarte de documentos.

Portanto, a partir desta Lei é possível a digitalização e descarte de documentos físico. Mas, saber da nova legislação não é suficiente para sua empresa sair descartando documentos, então, confira alguns detalhes e dicas de como se preparar de forma segura.

Afinal, como devo digitalizar os documentos de minha empresa?

Primeiramente, vamos definir o que é digitalizar um documento. Pode parecer óbvio, mas entender a definição vai te ajudar a compreender melhor quando falarmos de certificação digital mais à frente.

De acordo com a Lei já citada 12.682/02, digitalizar um documento é:

Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Lei Nº 12.682, de 9 Julho de 2012, Art 1. parágrafo único.

Sendo assim, vale qualquer meio que converta fielmente o documento original? Sim, mas para manter a qualidade e produtividade que você vai precisar, um scanner profissional é a melhor opção.

Em segundo lugar, é importante ressaltar que quando falamos de empresas, digitalização é um projeto, portanto envolve algumas etapas que vão da organização do documento físico a manter a integridade da versão digital.

Uma boa dica é avaliar as condições físicas dos documentos antes de iniciar o processo de digitalização, por exemplo: os arquivos já estão organizados por tipos e pastas? Dependendo da situação, a ajuda de um profissional de biblioteconomia pode facilitar a organização e taxonomia de cada documento.

Vou precisar de um certificado digital?

Como mencionado anteriormente, a digitalização precisa converter fielmente a imagem original do documento, sendo assim, esse processo diz respeito a criação desta “cópia” do documento em formato digital. Entretanto, como garantir que o documento digitalizado não sofrerá alteração? Aí entra a certificação digital.

Certificação Digital é um pré requisito da Lei da liberdade econômica

No Art.3 da Lei 12.682/02, está escrito:

O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

Desta forma, não é possível aplicar o descarte de documentos sem o uso da certificação digital ICP-Brasil.

A certificação digital utiliza criptografia capaz de identificar se um documento foi ou não alterado após assinatura digital. Assim, quando submetido a um programa específico, é possível saber se o documento digitalizado foi adulterado.

Atualmente há versões de certificado digital para pessoas físicas e jurídica, além da possibilidade de utilizar em nuvem ou celular. É importante que a decisão sobre qual tipo de certificado utilizar passe pelo departamento ou consultor jurídico da empresa.

Vou precisar investir em um software de gerenciamento de documentos?

O texto da Lei não especifica se é necessário a aquisição de um software de gerenciamento de documentos, mas vale observar o Art. 3 parágrafo único da Lei 12.682:

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Portanto, a resposta direta seria não, desde que sua empresa consiga atender os requisitos acima. Ok, mas em qual cenário isso se aplicaria? Para uma empresa pequena com poucos documentos, talvez uma solução de nuvem como One Drive ou Google Drive resolveria.

Acredito que você deva ter percebido que quando falamos de uma empresa média ou grande com muitos documentos para organizar, o investimento em um software de gestão eletrônica de documentos é um investimento necessário, já que poderá entregar todos os controles de segurança com mais facilidade.

Acima de tudo, é bom lembrar: essa nova plataforma armazenará informações vitais da sua empresa por um longo período, desta maneira, é recomendando que o investimento em plataformas gratuitas ou pagas seja pensado estrategicamente.

Auditoria sobre o processo adotado

Por fim, há um item que deve ser considerado e ele está no Art. 4º da Lei 12.682/02:

“As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

Assim sendo, além das condições citadas anteriormente, o método de digitalização utilizada deve registrar o processo adotado em cada etapa. Por padrão, os melhores softwares de gerenciamento eletrônico de documentos já vem com a funcionalidade de trilha de auditoria, com isso, é possível enxerga todo processo antes da publicação do documento digitalizado, como: data, horário, autor da digitalização e aprovação do documento.

Recapitulando

Através da Lei 13.874, que atualizo a Lei 12.682/02, abriu-se o caminho para possibilidade de empresas, enfim, organizar, digitalizar e gerenciar documentos em formado eletrônico, dispensando a necessidade de manter o físico digital.

Para tanto, é necessário observar as particularidades da Lei preparando a empresa para início do projeto:

  • Para empresas é recomendado tratar a digitalização de documentos como um projeto. Primeiro porque estamos trabalhando com documentos que são vitais para empresas, segundo, porque o projeto envolverá algumas etapas que precisarão de organização e planejamento;
  • Apesar da Lei não prevê um equipamento de digitalização específico, para empresas de porte médio, grande ou que possuem muitos documentos, considerar a locação ou compra de um equipamento profissional, pode ajudar na produtividade e qualidade do projeto;
  • O certificado digital padrão ICP-Brasil é obrigatório para o projeto, segundo escrito na Lei 12.682/02. Desta forma, a empresa precisa validar qual melhor tipo (pessoa física, jurídica) e formato (cartão, celular, servidor…) que será usado no projeto;
  • O uso de um software de gerenciamento de documento não é obrigatório, desde que a empresa consiga proteger o documento de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. Todavia, dependendo do volume de documentos que será digitalizado, o investimento em um software para gerenciar e garantir os itens de segurança se tornará indispensável;
  • Possibilidade de auditar o processo de digitalização, também é um item obrigatório, ou seja, é preciso registrar como cada etapa foi executada. Softwares de gerenciamento eletrônico de documentos são ótimas opções, pois já possuem esse tipo de funcionalidade como padrão.

Gostaria de se manter atualizado sobre o mundo da transformação digital e como preparar sua empresa para as novidade do mercado?

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