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Intranet: tudo o que você precisa saber sobre a ferramenta mais poderosa da comunicação interna

Comunicação Interna

Intranet: tudo o que você precisa saber sobre a ferramenta mais poderosa da comunicação interna

SimbioX
Escrito por SimbioX em 30 de setembro de 2020
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Empresas do mundo inteiro já utilizam esta tecnologia. Mas, apesar de famosa e bem eficiente, muitas pessoas não sabem bem o que é intranet. Então, decidimos desmistificar a intranet neste artigo.

intranet globo

O que é intranet?

Sabemos da importância da comunicação de qualidade no nosso dia a dia. Tanto a comunicação interna (aquela que ocorre entre os departamentos e fornecedores) quanto à comunicação externa (clientes e influencers) são essenciais para qualquer tipo de empresa.

Como parte da comunicação interna, a Intranet é uma das diversas ferramentas que auxiliam na comunicação empresarial. Estamos falando de vários segmentos: agências de publicidade, bancos, escolas e universidades (particulares e públicas), redes de supermercado, empresas de telefonia, empresas de TI e até para condomínios. 

A intranet é uma rede de computadores semelhante à Internet, mas de uso exclusivo de uma organização. Isso quer dizer que somente os colaboradores da empresa – ou pessoas autorizadas – podem ter acesso ao conteúdo ali disponibilizado.

intranet pc

O termo começou a ser utilizado em 1994, no âmbito de administração de empresas. Dois anos depois, uma parte importante das maiores economias mundiais já haviam desenvolvido suas próprias redes.

Ah, importante falar: a intranet é feita de acordo com as normas e cultura de cada organização. É uma ferramenta customizada. Isso quer dizer que você terá uma ferramenta adaptada às necessidades, valores e objetivos da sua empresa.

Internet… Intranet… Extranet… É tudo igual?

Não, não é. A internet é uma rede mundial que tem como objetivo interligar computadores para fornecer ao usuário o acesso a diversas informações. Descubra quais as diferenças entre internet e extranet aqui.

Internet, intranet e extranet o que são, e quais as diferenças? :: Blog ::  VivaIntra - Intranet Colaborativa e Social

As maravilhas da intranet

O uso da intranet possibilita a comunicação entre departamentos; todos os colaboradores da empresa estão conectados. E por que isso é importante? Porque todos os departamentos possuem alguma informação que pode ser trocada com os demais departamentos. 

Quer uns exemplos do cotidiano?

  • TI disponibiliza aos colaboradores um sistema para a abertura de chamados técnicos
  • Marketing divulga informações sobre as promoções da empresa, uso da marca etc
  • RH deixa formulários de alteração de endereço ou vale-transporte e anuncia vagas internas; o financeiro pode criar um sistema para os outros departamentos informarem despesas.
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O grande trunfo da intranet é a sua agilidade na troca de informações. Um comunicado importante, por exemplo, pode ser divulgado em instantes para todas as filiais (e sedes) da organização.

Falando em comunicados, a intranet é uma ótima oportunidade para você investir no endomarketing

Lembra que eu disse lá que a intranet é adaptada às necessidades da organização? Antes de implementá-la, é importante fazer um estudo considerando o quadro geral de funcionários, as características da companhia e os objetivos a curto, médio e longo prazo. 

Conhecendo bem tudo isso, você pode começar (junto com o pessoal do marketing) a praticar ações de endomarketing

intranet colaboração

Este tipo de prática agrega valor à organização e contribui para difundir conhecimento e os valores corporativos. Não só isso: você aumenta a satisfação dos colaboradores, os deixa mais motivados; potencializa a produtividade; diminui o turnover da empresa; cria um senso de pertencimento e, claro, melhora os resultados. 

Invista em:

  • Palestras, workshops e eventos: além de diversão, esta é uma ótima oportunidade para investir no crescimento e desempenho do colaborador;
  • Pesquisa de satisfação (ou opinião);
  • Campanhas de reconhecimento: pode ser por uma graduação concluída, prêmios, destaque profissional, aniversário, nascimento de filho entre outros. 

Você pode utilizar conceitos de gamificação, timeline e notificações.

Outras vantagens

A intranet auxilia na preservação do meio ambiente, pois há a redução no consumo de papel. Ainda que impressão de documentos ainda aconteça, ela fica limitada à demanda, evitando desperdícios de tempo, dinheiro e recursos. 

Talvez este seja o grande motivo para as grandes empresas migrarem seus documentos e processos para um ambiente digital

Acessibilidade. Um estudo realizado pelo IBOPE Media em janeiro de 2013, apontou que o Brasil ultrapassou mais de 46 milhões de pessoas conectadas as redes sociais diariamente.  

O conteúdo armazenado na intranet pode ser acessado de qualquer rede TCP/IP no mundo; basta a autorização para conectar-se.

As 16 melhores ferramentas de CRM que todo profissional de vendas precisa  conhecer

Novos hábitos, nova cultura organizacional. 

Como disse Edgar Shein, em seu livro “Cultura Organizacional e Liderença”:

“A cultura representa para grupos e organizações o mesmo que caráter para indivíduos”.

Uma intranet tem o poder de construir uma nova cultura dentro de uma empresa. Os departamentos que antes raramente interagiam, podem trabalhar juntos em grandes projetos. A nova cultura (implementada pelo uso da intranet) é fundamentada na troca de informações e colaboração. 

O uso da intranet facilita o fluxo de informações dentro da organização, aumentando a velocidade e diminuindo boatos e mal entendidos. 


E ainda não falamos na eficácia operacional, né?

Como os resultados da sua empresa mudam após utilizar uma intranet?

Como os colaboradores têm o acesso agilizado a informações mais precisas, as tomadas de decisão ficam mais fáceis, melhores e têm maior efetividade. 

Tudo muda. As relações com clientes, fornecedores e parceiros se estreitam e ficam melhores. 

O resultado? As relações melhores conduzirão a uma receita maior e a custos mais baixos.

E aí? Você também está admirado com tudo o que a intranet pode fazer pela sua empresa?

Não lembra de todas as vantagens? Vamos revisar algumas delas:

  • Geração de conteúdo de forma descentralizada;
  • Democratização da informação;
  • Notícias, fotos e comunicados sobre eventos;
  • Galerias de fotos interativas;
  • TV corporativa;
  • Redução de tempo, dinheiro e de recursos, como o papel;
  • Pedido de reembolso;
  • Agendamento de sala de reunião;
  • Solicitação de compras;
  • Movimentação de pessoas;
  • Aprovação de documentos com assinatura digital;
  • Centralização de informações;
  • Higienização de base de documentos;
  • Agilidade para encontrar um documento sem precisar iniciá-lo do zero.

Mas, atenção: para que isso tudo seja possível, você precisa escolher a plataforma certa para que tenha acesso (e que suporte) todas essas funcionalidades.

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A nossa dica é a Intranet Fast. Ela é responsiva, isso quer dizer que ela se adapta aos dispositivos móveis, como celulares e tablets. Então você não precisará fazer download de aplicativos.

A sua empresa já tem intranet, mas não possui todas essas funcionalidades? Talvez seja a hora de inovar! 

E você que já trabalha com a Intranet Fast: conte nos comentários como a sua empresa trabalha com a intranet por aí. Quais funcionalidades são utilizadas? Quais você mais usa? O que você acha que poderia melhorar?

E aí,

o que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.

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