Desde quando o conceito “nuvem” surgiu na década de 90, transformou totalmente a maneira como as empresas compram e utilizam sistemas eletrônicos, especialmente nas empresas que vedem para outras empresas, chamadas de B2B (Business to Business)

Não demorou muito para o conceito também ser aplicado para gestão de documentos, afinal, sem a necessidade de investimentos vultuosas para compra e manutenção de hardware, tornou-se mais barato digitalizar e gerenciar documentos corporativos em sistemas de nuvem.

Por consequência, empresas de tecnologias criaram soluções para organizar e gerenciar documentos digitalmente. Daí surgiu o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e as soluções como Google DriveOneDrive entre outros.

Neste artigo, vamos te ajudar a entender as principais diferenças entres essas opções e te mostrar qual pode ser a melhor para sua empresa. Então, vamos lá.

O que estamos comparando?

Antes de mais nada, o título deste artigo refere-se ao Google Drive, mas pode ser aplicado a outros sistema de gestão eletrônica de documentos que possuem versões corporativas como OneDrive da Microsoft e o Dropox, pois em sua maioria, essas aplicações possuem características muito semelhantes.

Origem

Justiça seja feita, os sistemas de GED surgiram primeiro que aplicações como o Google Drive. É difícil precisar a data de criação, mas é provável que foi entre o fim dos 80 e começo dos anos 90 nos EUA.

Já aplicações como o Google Drive se popularizaram a partir 2007 com o fundação do Dropbox – um dos serviços mais utilizados em todo mundo até hoje.

Características: Google Drive e GED

O Google Drive já nasceu utilizando o sistema de “nuvem”, ou seja, desde sua criação era possível digitalizar um documento e armazená-lo no site ou aplicativo. Entretanto, sistemas de GED funcionam um pouco diferente. Nele, é possível tanto utilizar “nuvem” quanto hospedagem local, ou seja, instalado na infraestrutura da empresa.

Além disso, uma outra característica é a forma de contratação: no Google Drive você pode fazer tudo pelo site, já no GED é preciso conversar com um consultor de uma empresa especializada.

Funcionalidades

Em ambas plataformas é possível digitalizar um documento e armazená-los em pastas, podendo inclusive compartilhar estas pastas com outros funcionários da empresa para fins de consulta, por exemplo.

Porém, no GED, o diferencial é a inclusão de metadados. Isso serve para você incluir mais informações no documento que será salvo na plataforma. Desta forma, facilita a organização e gestão de documentos.

Veja este exemplo de inclusão de metadados no documento que será digitalizado:

GED Metadados
GED Metadados II

Tabela de Funcionalidades

Fora estes recursos mencionados acima, cada uma das plataformas oferece uma lista de funcionalidades para ajudar na organização e gestão dos arquivos. Veja esta tabela comparativa:

Obs.: Neste exemplo, comparamos o GED Smart que utilizamos aqui na SimbioX com a lista de recursos do site Google Drive.

Google Drive Recursos
GED SimbioX Recursos

Tipo de empresas que utilizam Google Drive e GED

Apesar de em teoria ambas plataformas funcionarem para qualquer tipo de empresa, é possível dividir o tipo de empresa que utiliza cada uma delas por necessidade e tamanho.

Google Drive

Devido a quantidade limitada de recursos que a plataforma oferece para empresas (abordaremos mais este aspecto em Vantagens e Desvantagens), o Google Drive costuma ser utilizado por empresas de pequeno porte que não possuem muito arquivos para gerenciar. 

Além disso, como a plataforma é facilmente gerenciada sem necessidade de conhecimento técnico, é ideal para empresas que não possuem departamentos de TI.

GED

Pela ampla disponibilidade de recursos, esta plataforma é utilizada por empresas de médio e grande porte que possuem uma quantidade significativa de documentos para gerenciar. Devido a própria natureza deste tipo de empresa, a necessidade de controle, personalização e integração costuma ser maior. 

Considerando isso, veja alguns departamentos e tipos de documentos que mais utilizam o GED:

  • Jurídico: contratos, minutas, dossiês e documentos gerais;
  • RH: exames médicos, holerite, atestados, documentos admissionais e prontuários;
  • Fiscal: Impostos, notas fiscais, documentos administrativos e políticas;
  • Qualidade: Procedimento Operacional Padrão (POP), Documentos de Auditorias e ISOS;
  • Financeiro: comprovantes de pagamento, planilhas, fotos e controle orçamentário
GED Fast Solicite DEMO

Vantagens e Desvantagens

Para finalizar nossa comparação, veja a lista completa de vantagens e desvantagens das duas plataformas. 

Obs.: Mais uma vez vamos usar informações do Google Drive e do GED Smart SimbioX. 

Vantagens Google Drive

  • Compra e instalação direta pelo site em poucos minutos;
  • Qualquer usuário pode administrar;
  • Ideal para gestão de poucos arquivos;
  • Integração com aplicativos do Google como o Google Docs;
  • Inteligência artificial para organização de arquivos.

Desvantagens Google Drive

  • Preço pago por usuário em dólar;
  • Fica mais caro à medida que sua empresa precisa de mais espaço de armazenamento;
  • Sem controle de permissão de usuários;
  • Não é possível personalizar;
  • Não é possível criar políticas de upload de arquivos e gestão;
  • Opção apenas de gerenciar arquivos na nuvem;
  • Não oferece serviço de digitalização de documentos

Vantagens GED

  • Permite personalizar e incluir regras e políticas da empresa;
  • Conta com Assinatura Digital e Eletrônica para atender legislações como Lei da Liberdade Econômica, SBIS entre outras;
  • Controle de usuário por nível de permissão;
  • Inclusão de metadados;
  • Criação de Workflows para aprovação de dados e documentos e gestão de atividades;
  • Pronto para LGPD;
  • Investimento fixo mensal sem variação
  • Integração com SharePoint e Office 365 da Microsoft
  • Oferece serviços de digitalização de documentos.

Desvantagens GED 

  • Não é possível comprar diretamente pelo site;
  • Aquisição e instalação leva um pouco mais de tempo;
  • Recomendado um administrador técnico;

Afinal, qual escolher?

A escolha final entre as plataformas depende da relação já mencionada neste artigo: necessidade e tamanho da empresa. Como sistemas de GED costumam ser mais robustos no sentido de recursos, é recomendado para empresas de médio e grande porte, devido suas necessidade de gerenciamento de arquivo.

Por outro lado, o Google Drive e soluções semelhantes, são ideais para empresas pequenas que conseguem gerenciar todos os arquivos com poucos usuários e sem necessidade de ter uma equipe de TI. 

Ao escolher uma das soluções é importante ter uma dimensão do volume de documentos que serão digitalizados ou transferidos para a plataforma, pois, em ambos os casos, o maior esforço costuma estar na fase de preparação e configuração. 

Mas, se você ainda tem dúvidas sobre qual das plataformas pode funcionar melhor na sua empresa, que tal ganhar uma consultoria 100% gratuita?

Fale conosco e vamos tirar todas as suas dúvidas. Basta enviar seus dados por aqui.

Post by Cristiano Sacramento
Novembro 25, 2019

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