Desde quando o conceito “nuvem” surgiu na década de 90, transformou totalmente a maneira como as empresas compram e utilizam sistemas eletrônicos, especialmente nas empresas que vedem para outras empresas, chamadas de B2B (Business to Business)
Não demorou muito para o conceito também ser aplicado para gestão de documentos, afinal, sem a necessidade de investimentos vultuosas para compra e manutenção de hardware, tornou-se mais barato digitalizar e gerenciar documentos corporativos em sistemas de nuvem.
Por consequência, empresas de tecnologias criaram soluções para organizar e gerenciar documentos digitalmente. Daí surgiu o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e as soluções como Google Drive, OneDrive entre outros.
Neste artigo, vamos te ajudar a entender as principais diferenças entres essas opções e te mostrar qual pode ser a melhor para sua empresa. Então, vamos lá.
O que estamos comparando?
Antes de mais nada, o título deste artigo refere-se ao Google Drive, mas pode ser aplicado a outros sistema de gestão eletrônica de documentos que possuem versões corporativas como OneDrive da Microsoft e o Dropox, pois em sua maioria, essas aplicações possuem características muito semelhantes.
Origem
Justiça seja feita, os sistemas de GED surgiram primeiro que aplicações como o Google Drive. É difícil precisar a data de criação, mas é provável que foi entre o fim dos 80 e começo dos anos 90 nos EUA.
Já aplicações como o Google Drive se popularizaram a partir 2007 com o fundação do Dropbox – um dos serviços mais utilizados em todo mundo até hoje.
Características: Google Drive e GED
O Google Drive já nasceu utilizando o sistema de “nuvem”, ou seja, desde sua criação era possível digitalizar um documento e armazená-lo no site ou aplicativo. Entretanto, sistemas de GED funcionam um pouco diferente. Nele, é possível tanto utilizar “nuvem” quanto hospedagem local, ou seja, instalado na infraestrutura da empresa.
Além disso, uma outra característica é a forma de contratação: no Google Drive você pode fazer tudo pelo site, já no GED é preciso conversar com um consultor de uma empresa especializada.
Funcionalidades
Em ambas plataformas é possível digitalizar um documento e armazená-los em pastas, podendo inclusive compartilhar estas pastas com outros funcionários da empresa para fins de consulta, por exemplo.
Porém, no GED, o diferencial é a inclusão de metadados. Isso serve para você incluir mais informações no documento que será salvo na plataforma. Desta forma, facilita a organização e gestão de documentos.
Veja este exemplo de inclusão de metadados no documento que será digitalizado:
Tabela de Funcionalidades
Fora estes recursos mencionados acima, cada uma das plataformas oferece uma lista de funcionalidades para ajudar na organização e gestão dos arquivos. Veja esta tabela comparativa:
Obs.: Neste exemplo, comparamos o GED Smart que utilizamos aqui na SimbioX com a lista de recursos do site Google Drive.
Tipo de empresas que utilizam Google Drive e GED
Apesar de em teoria ambas plataformas funcionarem para qualquer tipo de empresa, é possível dividir o tipo de empresa que utiliza cada uma delas por necessidade e tamanho.
Google Drive
Devido a quantidade limitada de recursos que a plataforma oferece para empresas (abordaremos mais este aspecto em Vantagens e Desvantagens), o Google Drive costuma ser utilizado por empresas de pequeno porte que não possuem muito arquivos para gerenciar.
Além disso, como a plataforma é facilmente gerenciada sem necessidade de conhecimento técnico, é ideal para empresas que não possuem departamentos de TI.
GED
Pela ampla disponibilidade de recursos, esta plataforma é utilizada por empresas de médio e grande porte que possuem uma quantidade significativa de documentos para gerenciar. Devido a própria natureza deste tipo de empresa, a necessidade de controle, personalização e integração costuma ser maior.
Considerando isso, veja alguns departamentos e tipos de documentos que mais utilizam o GED:
- Jurídico: contratos, minutas, dossiês e documentos gerais;
- RH: exames médicos, holerite, atestados, documentos admissionais e prontuários;
- Fiscal: Impostos, notas fiscais, documentos administrativos e políticas;
- Qualidade: Procedimento Operacional Padrão (POP), Documentos de Auditorias e ISOS;
- Financeiro: comprovantes de pagamento, planilhas, fotos e controle orçamentário
Vantagens e Desvantagens
Para finalizar nossa comparação, veja a lista completa de vantagens e desvantagens das duas plataformas.
Obs.: Mais uma vez vamos usar informações do Google Drive e do GED Smart SimbioX.
Vantagens Google Drive
- Compra e instalação direta pelo site em poucos minutos;
- Qualquer usuário pode administrar;
- Ideal para gestão de poucos arquivos;
- Integração com aplicativos do Google como o Google Docs;
- Inteligência artificial para organização de arquivos.
Desvantagens Google Drive
- Preço pago por usuário em dólar;
- Fica mais caro à medida que sua empresa precisa de mais espaço de armazenamento;
- Sem controle de permissão de usuários;
- Não é possível personalizar;
- Não é possível criar políticas de upload de arquivos e gestão;
- Opção apenas de gerenciar arquivos na nuvem;
- Não oferece serviço de digitalização de documentos
Vantagens GED
- Permite personalizar e incluir regras e políticas da empresa;
- Conta com Assinatura Digital e Eletrônica para atender legislações como Lei da Liberdade Econômica, SBIS entre outras;
- Controle de usuário por nível de permissão;
- Inclusão de metadados;
- Criação de Workflows para aprovação de dados e documentos e gestão de atividades;
- Pronto para LGPD;
- Investimento fixo mensal sem variação
- Integração com SharePoint e Office 365 da Microsoft
- Oferece serviços de digitalização de documentos.
Desvantagens GED
- Não é possível comprar diretamente pelo site;
- Aquisição e instalação leva um pouco mais de tempo;
- Recomendado um administrador técnico;
Afinal, qual escolher?
A escolha final entre as plataformas depende da relação já mencionada neste artigo: necessidade e tamanho da empresa. Como sistemas de GED costumam ser mais robustos no sentido de recursos, é recomendado para empresas de médio e grande porte, devido suas necessidade de gerenciamento de arquivo.
Por outro lado, o Google Drive e soluções semelhantes, são ideais para empresas pequenas que conseguem gerenciar todos os arquivos com poucos usuários e sem necessidade de ter uma equipe de TI.
Ao escolher uma das soluções é importante ter uma dimensão do volume de documentos que serão digitalizados ou transferidos para a plataforma, pois, em ambos os casos, o maior esforço costuma estar na fase de preparação e configuração.
Mas, se você ainda tem dúvidas sobre qual das plataformas pode funcionar melhor na sua empresa, que tal ganhar uma consultoria 100% gratuita?
Fale conosco e vamos tirar todas as suas dúvidas. Basta enviar seus dados por aqui.
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