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Gestão mais produtiva da Intranet: confira 6 dicas para aproveitar todo o potencial da ferramenta

Comunicação Interna

Gestão mais produtiva da Intranet: confira 6 dicas para aproveitar todo o potencial da ferramenta

SimbioX
Escrito por SimbioX em 30 de julho de 2021

Após alguns anos acompanhando nossos clientes em busca de sempre oferecer as melhores experiências em comunicação internas, identificamos alguns inimigos que impedem as empresas de aproveitar todo potencial de uma intranet corporativa.

Por isso, com a SimbioX Intranet cada cliente tem à disposição um time do Sucesso do Cliente para receber apoio profissional de especialistas em comunicação interna. 

Sem mais delongas, se você chegou até aqui e de alguma forma foi atraído pelo título deste artigo, a boa notícia é que eu vou te ajudar.  

Vou compartilhar com você algumas dicas sobre como tornar sua Intranet mais útil e atraente, além de evitar os inimigos da gestão produtiva.

De forma prática, vou te mostrar que existe solução para muitas questões que podem surgir em relação a Intranet diariamente.

Gestão mais produtiva da Intranet

Então, se você deseja aproveitar todo potencial dessa poderosa ferramenta de comunicação interna e engajar colaboradores, continue lendo este artigo!

Vamos começar?

6 inimigos da gestão mais produtiva de uma Intranet 

Talvez, você já tenha se deparado com os seguintes desafios da sua Intranet:

  • Não é amigável para o usuário;
  • Tornou-se um depósito de sucatas;
  • É difícil pesquisar e encontrar informações e arquivos;
  • A Intranet está desatualizada; 
  • Baixo volume de acessos; 
  • A Intranet é muito difícil de usar; 
  • Os links não funcionam.

Bom, antes é importante frisar que existem diversos tipos de Intranet no mercado.

Sendo assim, a recomendação é:

Escolha bem o fornecedor da sua Intranet. Descubra se a ferramenta tem todos os recursos e benefícios para você alcançar seus objetivos de comunicação interna. 

Dito isso, agora vamos mergulhar em cada um dos 6 inimigos de uma gestão mais produtiva da Intranet. 

1. A Intranet não é “amigável” para o usuário

A Intranet assim como qualquer outro software, precisa de atualização, afinal, os comportamentos das pessoas mudam. 

Um bom exemplo para isso, é a pandemia.

Por conta da pandemia, muita coisa mudou. Principalmente se falarmos do comportamento do usuário em plataformas digitais.

Então, para ter uma gestão mais produtiva da Intranet, um dos primeiros pontos é: entregar a melhor experiência para o colaborador na plataforma.

Se a sua Intranet é mais antiga, é importante você saber que a estrutura das Intranets criadas “anos atrás” não corresponde mais à maneira como os usuários esperam encontrar as informações atualmente. 

Aliás, as expectativas sobre um software tendem a evoluir com base nas experiências que temos diariamente com outros sites e aplicativos. 

Dica

Reestruture a navegação e a estrutura de informações da sua Intranet para que os colaboradores encontrem os conteúdos com facilidade e não se sintam perdidos.  

Facilite o acesso a páginas e encurte o caminho. Quanto mais coisas eles conseguirem fazer com menos cliques, melhor. 

Para isso, conte com a ajuda de um profissional de UX (User Experience – Experiência do Usuário). 

Obs.: Se a sua Intranet for muito antiga e perceber que vai dar muito trabalho para fazer a reestruturação, talvez esteja na hora de você buscar por uma nova Intranet, mais atual e com funcionalidades inovadoras. É provável que dê menos trabalho.

2. Nossa Intranet se tornou depósito de sucatas

A Intranet é o canal ideal para centralizar as informações da empresa, porém, é importante tomar muito cuidado para que os colaboradores não façam upload de qualquer arquivo.  

Fazendo com que ela se torne um verdadeiro depósito de sucatas.

Certamente isso acontece por dois motivos: 

Falta de limpeza — a biblioteca de conteúdos da Intranet fica repleta de versões de rascunhos de documentos antigos. 

Permissões específicas — colaboradores não tem as permissões corretas para as pastas que precisam, então carregam os arquivos em qualquer pasta. 

Imagina isso em uma empresa com 3.000 colaboradores?

Dica

Para uma gestão mais produtiva da Intranet, revise a estrutura do seu site e se necessário, faça uma limpeza. 

Além disso, revisar permissões e fazer as atribuições corretas impedirá que usuários indesejados carreguem conteúdo nas pastas erradas da Intranet. 

Dessa maneira, evitará do time de RH, por exemplo, salvar arquivos na pasta do time comercial.

De preferência, tenha um responsável para distribuir essas permissões – isso deixará o processo mais organizado. 

Do mesmo modo, criar uma página onde os colaboradores tenham acesso apenas ao que é de sua responsabilidade, também pode ajudar na gestão.

Mas, atribua as permissões corretamente para evitar riscos de segurança.

Por fim, faça auditoria a cada 6 meses (pelo menos), para deixar sua Intranet sempre limpa e organizada.

3.  É difícil pesquisar e encontrar informações e arquivos na Intranet 

Pode ser que esse tipo de comentário seja familiar para você: 

“Nossa busca não funciona. Não consigo encontrar o documento que preciso, se o encontro, muitas vezes, não é a versão certa…” 

Pois é, isso pode acontecer por conta das permissões como citamos no tópico acima. 

Sendo assim, quando você vai pesquisar um documento, se as permissões não foram distribuídas corretamente, ele não vai aparecer para você. 

Por isso,  é importante aplicar corretamente os metadados nos seus documentos e arquivos.

Dica

Se os colaboradores sabem onde estão salvos os documentos, fica mais fácil para procurar, porém, caso haja a necessidade de pesquisar na barra de pesquisa, o ideal é estar separado ao nível de departamento.  

Com isso, o colaborador encontrará mais fácil o que precisa. 

NOTA: há casos em que o problema está na plataforma. Para isso, é preciso entrar em contato com o profissional de TI ou com uma empresa especializada.

4. A Intranet está desatualizada 

Isso acontece quando não tem responsável ou responsáveis pela atualização da Intranet. 

Isto é, em muitos casos, a Intranet foi alimentada apenas no lançamento e a empresa esqueceu de criar uma processo para mantê-la atualizada.

Com isso, notícias, banners e fotos ficam desatualizados. Daí, é como se pedisse para uma pessoa ler um jornal do mês passado.  

Portanto, se você quer despertar o engajamento nos colaboradores, crie um processo para manter sua Intranet atualizada.

Dica

Se o seu desejo é uma gestão mais produtiva da Intranet, defina uma pessoa responsável para cada área. 

Na prática, poderia ficar assim: 

  • Notícias atualizadas por alguém da área de comunicação; 
  • Área de “Pessoas” atualizada por alguém de RH; 
  • E assim por diante…

Ou seja, você definiu pessoas específicas e não apenas departamentos. 

5. O número de acessos da Intranet está baixo 

Estamos na “era dos dados”, a tecnologia nos permite usá-los como parâmetro para guiar estratégias. 

Com a Intranet não poderia ser diferente, na SimbioX Intranet por exemplo, é possível visualizar dados importantes como o número de acessos dos colaboradores. 

Quando o número de acessos está baixo é um indicador de que a Intranet não está engajando os colaboradores como deveria. 

Portanto, é bem provável que seja por conta do conteúdo. 

Daí a necessidade de personalizar os conteúdos da sua Intranet.  

Pense no seguinte:

Você se sente estimulado a consumir conteúdos que não tenham relevância para você? 

Então, por que não pensar em produzir conteúdos personalizados conforme as necessidades e interesses dos seus colaboradores? 

Ebooks

Guia Básico Sobre Como Engajar Pessoas Todos Os Dias

Dica

Faça pesquisas com os próprios colaboradores buscando entender a visão deles e o que gostariam de consumir. Com isso, várias ideias podem ser extraídas para as próximas ações. 

Considerar as opiniões dos colaboradores e ouvir o que eles têm para dizer, ajuda a despertar o sentimento de pertencimento, o que faz com que interajam mais. 

NOTA: se a sua Intranet possui recursos como enquetes e formulários, você pode aproveitar para fazer as pesquisas na própria ferramenta. Estimulando mais ainda o uso. 

6. Os links não funcionam na Intranet 

Pode ser que algumas páginas da Intranet não estejam funcionando e alguns links possam estar quebrados. Ou até mesmo, tenha alguns bugs. 

Quando isso ocorre, gera desconforto nos colaboradores que dependem da Intranet para encontrar informações e materiais de trabalho. 

Por outro lado, também dificulta o uso da ferramenta, deixando-a mais complexa e confusa de usar. 

Dica

Assim como falamos da importância da usabilidade no tópico 1, aqui ela também acaba se destacando, afinal, fazer testes de usabilidade com certa frequência, evita esses tipos de problemas como páginas que não estão funcionando e links quebrados. 

Sendo assim, para uma gestão mais produtiva da Intranet, determine períodos para serem feitos testes de usabilidade.  

Tenha também um canal ou pessoa responsável para receber feedbacks dos colaboradores quando se depararem com a situação. 

É importante que tudo esteja funcionando corretamente.

Conclusão

Esses foram alguns dos desafios que você pode ter ou encontrar em meio a gestão da sua Intranet. 

Como dito no começo deste artigo, vale reforçar que cada Intranet tem as suas características e funcionalidades.  

Portanto, é importante saber identificar onde essas questões se encaixam na realidade da sua empresa. 

Vimos que para uma gestão mais produtiva da Intranet é importante considerar fatores que podem influenciar no dia a dia da sua equipe.  

Para você poder aproveitar todo o potencial que essa poderosa ferramenta de comunicação interna pode te proporcionar, coloque em prática essas dicas. 

Mas antes, faça um diagnóstico da sua Intranet.  

Se você quer uma equipe preparada para suprir suas necessidades de comunicação interna, ou seja, receber apoio e ideias de especialistas de comunicação interna, conheça a SimbioX Intranet.

Clique aqui e peça uma demonstração!

Quer saber mais? Confira o artigo: 6 benefícios da Intranet Fast para despertar o engajamento e colaboração na sua empresa

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