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Gestão de contratos: saiba tudo e aplique em 5 etapas

Gestão de Documentos

Gestão de contratos: saiba tudo e aplique em 5 etapas

Cristiano Sacramento
Escrito por Cristiano Sacramento em 20 de janeiro de 2021

Gestão de contratos é o ato de cuidar de toda etapa de celebração de um contrato, isto é, do rascunho à renovação.

Assim, quando aplicada às empresas, a gestão de contratos garante a boa relação entre a empresa, seus colaboradores, fornecedores e parceiros.

Portanto, tratá-la como mera burocracia é deixar a empresa vulnerável a multas contratuais e falhas na entrega de produtos ou serviços.

Além disso, praticar a gestão de contratos de modo descuidado é como pensar que uma pessoa nunca terá uma dor de cabeça. Mas, como sabemos, elas acontecem. Certo?

Mas não se preocupe, neste artigo vamos mostrar como proteger a sua empresa da má gestão de contratos.

Fora isso, você verá como usar tecnologia pode te ajudar nesta jornada.

Preparado para acabar com as dores de cabeça com a gestão de contatos? Então, continue lendo.

O que é gestão de contratos?

homem escrevendo gestão de contratos

Antes de tudo, o que é um contrato?

Contrato é o ato de celebrar a vontade de duas partes, ou seja, é a formalização documental das regras e compromissos acordados entre elas.

Logo, gestão de contratos é o método de criar, editar, assinar e analisar todo o processo de celebração de um contrato.

Desta forma, não importa se são contratos administrativos ou públicos, todos passam por um mesmo processo.

Claro, há exceções como em contratos firmados com o governo. Pois, neste caso, devem ser guiados pela Lei 8.666 (lei das licitações).

Porém, de modo geral, todos seguem o mesmo princípio – manifestar a vontade das partes.

Vontades aqui, pode ser a compra e vendas de produtos, prestação de serviços ou regras para relacionamento.

Na prática, fazem parte da gestão de contratos documentos contratuais de colaboradores a fornecedores.

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Qual a importância e benefícios da gestão de contratos para empresas?

Imagina que você é uma empresa que tem pelo menos 10 fornecedores e ao menos um fornecedor é acrescentado na sua lista todos os meses.

Obviamente, cada fornecedor possui um contrato. Como você não faz gestão de contratos, esses documentos estão guardados em alguma gaveta – ou num cenário um pouco melhor, eles estão digitalizados.

Então, na hora de renovar ou cobrar alguma obrigação do fornecedor, o que você faz?

Primeiro, deve lembrar se alguma obrigação foi incluída no contrato, depois, você precisa encontrar o documento – torcendo para encontrá-lo.

Além disso, quem garante que o contrato não está vencido?

Todas essas preocupações vão deixar a sua empresa tão vulnerável quanto enfrentar uma tempestade com um guarda-chuva furado.

Mas, a boa notícia é: com uma gestão de contratos eficiente sua empresa não precisará passar por isso.

Para ficar mais claro, veja alguns benefícios da gestão de contratos:

  • Você protege sua empresa de falhas na entrega de produtos ou serviços;
  • As expectativas entre fornecedores, parceiros e colaboradores ficarão transparentes e claras;
  • Você evita disputas judiciais;
  • Previne sua empresa de prejuízos financeiros;
  • Aumenta a segurança ao utilizar os recursos comprados ou emprestados;
  • Facilita o processo de auditoria (interna ou externa);
  • Estabelece os princípios para garantir qualidade da relação entre as partes.

Ok, mas como aplicar isso na minha empresa? Veja algumas dicas no próximo tópico.

Como realizar uma gestão de contratos eficiente?

mulher observando gestão de contratos

Realizar uma gestão de contratos eficiente envolve primeiro analisar todo o processo de celebração de um contrato.

Ou seja, analisar desde a etapa de procura por um serviço ou produto, até a fase de renovação ou encerramento do contrato.

Para isso, é possível utilizar o método CLM – Contract Lifecycle Management. Este é o padrão mais utilizado por empresas para garantir a eficiência na gestão de contratos.

O CLM é dividido em 5 etapas – mas pode ser adaptado para a realidade de cada empresa.

Todavia, o objetivo final é conseguir analisar cada etapa do processo para entender onde pode ser melhorado.

Desta maneira, ao usar o CLM sua empresa terá um processo padrão para celebração de contrato – portanto, com mais segurança e organização.

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Agora, veja as 5 etapas do CLM:

Etapa 1: pré-contratação

Nesta fase ocorre a solicitação e pesquisa por uma nova aquisição. Para isso, é necessário eleger os responsáveis e criar um formulário padrão para solicitações.

Etapa 2: contratação

Uma vez escolhido o fornecedor, na fase de contratação é hora de discutir os detalhes da minuta contratual (rascunho do contrato).

Neste momento é importante contar com um advogado a fim de assegurar que as partes não serão prejudicadas no acordo.

Vale também lembrar:

Nessa fase é conveniente às partes serem flexíveis para que o acordo seja igualmente vantajoso.

Por outro lado, ainda que neste primeiro momento não seja possível identificar todas as necessidades de ambas as partes, é recomendável permitir o uso de aditivos contratuais.

Esses aditivos são documentos adicionados depois da assinatura para acrescentar termos não previstos no documento original.

Etapa 3: pré-execução

A etapa de pré-execução serve para definir as formas de entrega e prazos do produto ou serviço contratado.

Dessa maneira sua empresa ajusta as expectativas quanto ao objeto contratado.

Da mesma forma, esse também é um instrumento para proteção caso o objeto não seja entregue como prometido, ou fora do período proposto.

Etapa 4: execução

Enfim, nesta etapa é onde o produto de fato, é entregue. Assim, é importante que o gestor do contrato confirme se o produto está funcionando como deveria.

Etapa 5: encerramento

Claro, o contrato não é finalizado ao entregar o produto. Deste modo, quando aplicável, é preciso observar outros itens do contrato, tais como:

  • Garantias;
  • Suporte;
  • Sigilo das informações;
  • Descarte do produto;
  • Término da assinatura (em caso de produtos pagos mensalmente como “SaaS” – Software como serviço).

Fora isso, é necessário observar a forma de renovação do contrato – seja automática ou através de manifestação de interesse das partes.

Por fim, observe o período legal em que você deve guardar o contrato (documento). Para saber quanto tempo você deve guardar cada documento da sua empresa, veja esse material:

Ebooks

Tabela de Temporalidade Documental

Como um software ajuda sua empresa a se livrar de problemas e ter uma gestão eficiente de contratos?

homem digitando - gestão de contratos

Ok, você já entendeu a metodologia e agora quer aplicar na sua empresa, certo?

Neste caso, você tem duas opções:

  1. Fazendo a gestão de contratos manualmente. Primeiro, você cria os formulários (em Word, por exemplo) para manter o padrão. Depois, formaliza o processo para toda empresa usando e-mail, intranet ou comunicados.

Na hora de celebrar um contrato, as partes assinam e você controla tudo através de planilhas de Excel e e-mails.

Desta forma, seu processo está criado e pronto para executar.

Mas, claro, não precisa ser assim.

  • Utilizado um Software de gestão de contratos. Neste caso, a responsabilidade de controle das etapas e fluxo de trabalho já estão programadas no sistema, ou seja, você não precisa fazer isso por e-mail ou Excel.

Daí, ao invés de assinatura física você utiliza assinatura digital, isto é, sem papel, totalmente eletrônica e com validade jurídica.

Depois, além de centralizar todos os contratos em um único lugar, o sistema usa metadados para facilitar a busca por qualquer contrato da sua empresa.

E mais: é possível controlar o acesso aos contratos, ou seja, alguns contratos só poderão ser vistos por pessoas autorizadas.

Por fim, tudo é controlado em tempo real:

  • Responsáveis: solicitante, aprovadores e signatários;
  • Tempo: quanto tempo cada responsável gastou em sua etapa?
  • Documentos: quantos documentos foram assinados por período;
  • Vencimento: do próprio contrato ou de datas e prazos relacionados;
  • Lembrete: notificar responsáveis por e-mail.

Agora, qual opção faz mais sentido para sua empresa: manual ou digital?

Conclusão

Gestão de contratos é um assunto tão sério quanto faturamentos e gestão da operação, pois um deslize aqui pode representar uma catástrofe para toda empresa.

Mas, ao aplicar as boas práticas deste artigo e contar com uma tecnologia para ajudar neste processo, seu trabalho será facilitado.

Além disso, organizar os contratos da sua empresa vai torná-la mais ágil e produtiva, o que significa menos tempos para celebração de um contrato.

Em outras palavras: você poderá aproveitar os benefícios do produto ou serviço contratado em menos tempo.

E, claro, ao usar um software para gestão de contratos, a gestão eletrônica de documentos da sua empresa ficará atualizada.

Por fim, você ainda não tem um sistema para organizar e facilitar a busca de documentos da sua empresa?

Então, clique aqui e conheça grátis o GED Fast – o sistema parar organizar e encontrar documentos da sua empresa tão fácil quanto fazer uma busca no Google.

E aí,

o que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.

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