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5 Ferramentas indispensáveis para gestores de RH abandonarem o Excel

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5 Ferramentas indispensáveis para gestores de RH abandonarem o Excel

SimbioX
Escrito por SimbioX em 24 de setembro de 2018
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Se a sua rotina resume-se a passar o dia inteiro atualizando planilhas no Excel, muito provavelmente você é daqueles que mantém o dedo no CTRL+S, é ou não é? Isso porque não é incomum que um arquivo que utilizamos todos os dias fique tão, mas tão pesado, que eventualmente trave e nos obrigue a começar tudo do zero.

Quem é que nunca teve vontade de jogar o computador pela janela? Isso aconteceu tantas vezes comigo que eu comecei a pensar em alternativas para que isso nunca mais acontecesse. Achei que foi tão legal para a minha rotina que resolvi compartilhar aqui!

Veja se você concorda comigo. Alguma das situações abaixo já aconteceu com você?

Ao trabalhar todos os dias com o Excel, fui percebendo, com o tempo, que não adiantava mais aperfeiçoar minhas fórmulas — modéstia à parte, acabei desenvolvendo fórmulas tão eficientes que eu simplesmente não sabia mais o que fazer para acelerar o desempenho das planilhas.

Mesmo assim, me incomodava profundamente a demora em rodar os meus arquivos, ou mesmo o tempo de carregamento ao abri-los, sem falar no risco de perder tudo quando o programa não responde tão rápido quanto comandamos que ele execute nossas fórmulas — que, cá entre nós, vão ficando mais elaboradas a cada dia, não é mesmo?

Isso certamente já aconteceu com você

Além disso, muitas vezes, quando tento compartilhar algum arquivo com outras pessoas, também tenho que me preocupar em atualizar minhas fórmulas, já que algumas delas mudam a cada versão do Excel, que costuma variar de computador para computador.

Outro incômodo: meu chefe já pediu que eu refizesse todo um trabalho porque ele não conseguia ver os dados de forma fácil em seu celular.

E aí, você também já passou por essas situações?
Foram por essas e outras que eu me vi pesquisando por plataformas alternativas, que pudessem garantir a segurança das minhas preciosas informações! Afinal, trabalho com elas todos os dias.

E esse post é um resumo do que têm me ajudado verdadeiramente no meu cotidiano. Vou resumir as 5 principais ferramentas que temos utilizado para substituir o Excel:

1. Automatizar as contratações para o Departamento Pessoal: Admissões Digitais

Um dos processos que mais demanda tempo para a área de Departamento Pessoal é a parte das contratações. Quanto tempo você e sua equipe gastam convocando um candidato aprovado, solicitando os documentos por e-mail e, depois, digitalizando e cadastrando todos os dados do prontuário do candidato aprovado em seu sistema de Folha? E o pior acontece quando você tem que encontrar o ciclo de vida dos documentos deste colaborador ao ser solicitado pelo jurídico, por exemplo.

A Contrata Fast é uma ferramenta de automação no processo de contratação para o Departamento Pessoal que torna o processo de admissão totalmente digital e substitui as milhares de pastas com documentos perdidos do RH, além de eliminar todo tempo perdido manualmente na etapa de contratação pela sua equipe.

2. Recrutamento e Seleção integrado com o Site

Outra ferramenta que agiliza demais o cotidiano do RH é ter um Cadastro de Vagas dentro de seu Site integrado com sua Intranet. Similar ao vagas.com,  mas com essa integração, os dados dos candidatos já estarão disponíveis em um Banco de Currículos interno na Intranet totalmente personalizado para as necessidades da empresa e com fácil acesso web e por celular, além das opções de busca e filtros por diversos parâmetros desejados.

É excelente para evitar procurar currículos em pilhas de papel ou documentos de Word perdidos na caixa de e-mail do RH! E vamos combinar que esse tipo de informação acaba ficando desatualizada, acumulando uma bagunça que mais atrapalha do que ajuda.

3. Gestão de Contratos e Aditivos no GED

Já falamos dessa solução no post anterior, basicamente, trata-se de uma solução para gerenciar seus contratos jurídicos e aditivos, centralizando o armazenamento e histórico de documentos digitais; vincula contratos à metadados que facilita a busca; e nos permite ter um controle de versões e histórico segmentado por responsável e o melhor, você não pagará nenhuma multa por perder prazos já que o Workflow te alerta próximo do vencimento.

O SharePoint é fundamental para a empresa garantir a transparência sobre as ações de cada colaborador mas, mais do que isso, para exterminar aquela confusão que acontece quando cada um personaliza seus documentos em Excel de acordo com seu gosto pessoal ou com a versão do programa que possuem.

4. Engajamento dos colaboradores com uma Intranet Corporativa (Intranet Fast)

Aqui na empresa, utilizamos a Intranet Fast para organizar melhor as informações corporativas que são confidenciais. É muito bacana observar o engajamento dos colabores em deixar um legado dentro de sua área! Fora o fato de que, desta forma, conseguimos acompanhar o trabalho de outras áreas e ter uma visão mais macro sobre o que faz a minha empresa como um todo.

Manter esse canal de comunicação aberto é muito legal, porque todos sentem-se livres para sugerir melhorias. Além disso, também porque me dá muita visibilidade perante meus colegas sobre o que eu tenho desenvolvido aqui dentro (sim, adorava exibir minhas planilhas de Excel! Hehe).

5. Acompanhe seus resultados em Dashboards interativos com Business Intelligence (Power BI)

A nossa plataforma de Business Intelligence com PowerBI se tornou tão essencial ao negócio que eu quase esqueço de mencioná-la, pois é algo que fundiu-se à minha rotina de forma inseparável!

Contratamos uma solução que gerencia todos os dados que temos gerado, trazendo relatórios de desempenho automaticamente por dashboards interativos e, assim, auxiliando no processo de tomada de decisões estratégicas à empresa.

O BI economiza literalmente horas de trabalho que eu gastava com a atualização de planilhas gigantescas que viviam travando, além de facilitar a visualização de dados que, espalhados em milhões de colunas e planilhas, muitas vezes passavam despercebidos.

É isso! Gostou das dicas? Acha que sua empresa também pode se beneficiar com essas soluções?

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E aí,

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