Já parou para pensar que os documentos da sua empresa funcionam como a mente de uma pessoa? Isso porque, ambos  servem para acessar e processar informações.

Mas, o que acontece com uma mente desorganizada?

  • Estresse;
  • Perca de Foco;
  • Desmotivação

Por outro lado, quando os documentos das empresas (ou a mente das pessoas) estão organizados e saudáveis, é possível focar em:

  • Desempenho;
  • Produtividade;
  • Criatividade

E por aí vai…

Todavia, organizar os documentos da sua empresa não é somente guardar em pastas e armários.

Você precisa garantir acesso fácil e seguro a qualquer hora e lugar.

Então, neste texto você vai descobrir como digitalizar documentos vai te ajudar a ter alto rendimento e produtividade na sua empresa.

Preparado para deixar os documentos da sua empresa tão organizados quanto em uma biblioteca?

Continue acompanhando!

Como o Spotify transformou a forma como as empresas organizam documentos?

Para entender a importância da digitalização de documentos, farei uma analogia com a indústria musical.

Se você viveu na época aonde só se podia escutar músicas comprando CDs ou LPs, vai se lembrar das lojas de discos:

loja de discos antiga para fazer analogia com a digitalizar documentos

Ok, mas qual é a relação disso com a digitalização de documentos?

Bom, poucas pessoas ainda vão a uma loja como essas, pois hoje em dia são raras e perderam o interesse da população no geral.

A razão é óbvia: empresas de streaming de música como o Spotify, revolucionaram a forma de consumir música.

Ou seja, o Spotify é como se fosse uma loja de discos moderna.

Em outras palavras: o streaming de música compactou todas as lojas de discos do mundo e colocou no bolso de qualquer pessoa com um smartphone.

Assim, em poucos segundos (ou cliques) você tem acesso a uma biblioteca com milhões de opções.

Conseguiu entender? Se não, deixa eu te explicar melhor…

O que aconteceu com empresas que não digitalizaram seus documentos?

"Empresas que ainda não digitalizaram seus documentos são como as antigas lojas de CDs".

Isto é, todo conteúdo está em algum lugar, mas para acessá-lo é preciso fazer ligações, enviar e-mails, fazer perguntas, localizar gavetas, armários, entre outros.

Por exemplo, imagina que você está fora do escritório e precisa enviar a cópia de um contrato para alguém.

Se você não tem os documentos digitalizados e na nuvem, como você faria isso?

Por outro lado, ao digitalizar os documentos da sua empresa, você será capaz de ganhar tempo para encontrar qualquer informação – quando e onde estiver.

Seja do computador ou celular, todos os dados importantes da sua empresa estarão disponíveis em poucos segundos.

Aliás, quando você tem os documentos da sua empresa digitalizados, é possível manter a produtividade da sua empresa mesmo em home office.

Isso aconteceu com o SBT depois deste projeto onde foram digitalizados mais de 200.000 documentos da área jurídica.

Ok, mas como fazer isso na minha empresa?

Saiba tudo no próximo tópico.

Como digitalizar documentos da minha empresa?

homem em frente a uma impressora para digitalizar documentos

Para digitalizar documentos da sua empresa é necessário investir em um software de gestão eletrônica de documentos (GED)

Esses programas permitem arquivar todos os documentos importantes da sua empresa em um só lugar.

Isso ajuda a organizar e facilitar a procura por um documento.

Agora, para digitalizar e enviar os documentos para o GED, você precisará de um scanner profissional.

Tendo esses recursos em mãos, siga esses 4 passos abaixo para digitalizar os documentos da sua empresa.

1. Prepare o documento

Primeiro observe a condição do papel. Veja, por exemplo, se não há grampos ou clipes, pois ambos podem danificar seu scanner.

2. Digitalize o documento

Após prepará-lo, passe o documento no seu scanner para transformar o documento original em um arquivo digital.

Neste caso, se você contratou um GED com OCR, nesta etapa o software será capaz de identificar os metadados do documento automaticamente.

Observação: OCR é uma tecnologia capaz de identificar os caracteres de um documento físico (letras e palavras) e copiá-los para um software

3. Preencha os metadados

Os melhores GEDs permitem o preenchimento de metadados. Isso vai ajudar na indexação do documento.

Esses metadados podem ser: origem do documento, departamento, responsáveis e outras informações…

4. Publique os documentos

Em alguns casos você poderá publicar o documento diretamente, mas há exceções.

Por exemplo:

Imagine que o documento, antes da publicação, precisa passar pela aprovação de outra pessoa. Ou seja, alguém precisar validar àquele documento.

Neste caso, se o GED conta com um sistema de Workflows você será capaz de coletar as aprovações digitalmente.

Essas aprovações podem ser feitas com ou sem assinatura digital.

Atenção! Assinatura digital comprova que o documento não foi adulterado.

 

Pronto!

Após essas etapas, o documento estará digitalizado, organizado e disponível para consulta imediata através do computador ou celular.

Mas, isso não é tudo.

Veja algumas dicas de segurança antes de ir para o próximo tópico.

Tabela de Temporalidade

Ok, você já está com seu documento digitalizado, mas como saber até quanto tempo deve guardá-lo no sistema?

Aliás, o que fazer com a versão original (física)?

Para responder essas dúvidas você precisa conhecer a tabela de temporalidade.

Ter uma tabela de temporalidade te ajuda a definir o tempo de vida útil de cada documento.

 

Nem todos os seus colaboradores têm liberdade para acessar documentos sigilosos, certo?!

Então, para resolver isso é importante criar as regras de autorização de uso.

Assim, a ferramenta só mostrará documentos sigilos para quem tem autorização.

(Apenas GEDs de qualidade tem esse tipo de função, portanto, na hora de escolher, observe se este recurso está disponível.)

Quais documentos posso digitalizar?

homem de terno passando a mão entre alguns documentos para digitalizar documentos

É importante ter todos os documentos da sua empresa digitalizados, afinal, você não sabe quando vai precisar daquele documento engavetado, certo?

Por outro lado, por onde ou quais documentos digitalizar?

Por exemplo, você pode começar pelo RH onde o volume de documentos é alto. Deste modo, sua empresa terá o prontuário do colaborador digitalizado e fácil de acessar.

Isso certamente será útil para seu time de RH, acredite.

Agora, você pode ir além…

Imagine já receber os documentos de novos colaboradores digitalizados, ou seja, sem a necessidade de enviar por e-mail ou fisicamente?

Para isso, há soluções como o SimbioX Admissão Digital que permitem realizar a admissão de um colaborador de modo 100% digital.

Assim, os documentos do colaborador já nascem digital e você ganha tempo para seu time de RH.

Claro, se preferir, você pode começar por outros departamentos também.

Veja uma lista de exemplos:

  • Financeiros: notas ficais e ordem de compras;
  • Comercial: propostas comerciais e apresentações;
  • Jurídico: contratos de trabalho, fornecedores e parceiros;
  • Operação: formulários, e-mails e projetos.

Qual é a melhor solução para digitalizar documentos?

home com dúvida sobre qual plataforma escolher para digitalizar documentos

Como você pôde notar, será necessário investir em uma plataforma para digitalizar e organizar documentos (também conhecida como GED).

Porém, elas não são as únicas opções.

Por exemplo, aplicativos grátis como o OneDrive e Google Drive também fazem esse trabalho.

Mas, neste caso, apenas pelo celular.

Ou seja, para empresas, esta opção não é vantajosa, pois imagina ter que tirar foto, um a um, de cada documento da sua empresa?

De qualquer maneira, ainda é opção, principalmente para micro empresas.

Se você considera usar ferramentas grátis como Google Drive, veja aqui um comparativo completo entre o Google Drive e um GED profissional.

Ok, se GED é a melhor opção para empresas, como escolher o melhor para o meu projeto?

Primeiro, considere a tecnologia utilizada. Por exemplo, aqui na SimbioX utilizamos o SimbioX GED baseado em SharePoint.

O SharePoint da Microsoft é uma tecnologia mundialmente reconhecida por empresas de todos os tamanhos.

Além disso, o SharePoint possui todos os requisitos para qualquer empresa se sentir segura na hora de armazenar arquivos na nuvem.

Porém, tecnologia não é tudo na hora de escolher um GED. Desta forma, observe também os recursos oferecidos.

Por exemplo, veja alguns recursos do SimbioX GED:

  • OCR (para buscar qualquer informação dentro de um documento);
  • Metadados (organiza e facilita a busca por um documento);
  • Pesquisa avançada (lembra bastante uma pesquisa no Google);
  • Assinatura Digital (não precisa imprimir e assinar fisicamente);
  • Integração com Microsoft 365 (Word, Excel, Teams, Planner, PowerPoint…)

Na prática, estes recursos deixam sua empresa organizada, produtiva e promove a colaboração.

Aqui na SimbioX raramente enviamos e-mail com anexos. Ao invés disso, compartilhamos apenas o link do documento salvo no GED

Por fim, considere também a empresa. Experiência em digitalização é essencial, afinal, estamos falando de toda a história da sua empresa.

Um pouco mais sobre o GED

Uma empresa que funciona a todo vapor, consequentemente, produz muitos documentos.

Com isso, fica cada vez mais difícil encontrar meios de realizar armazenamentos.

É por conta disso que foi criado o GED de documentos.

Essa tecnologia chamada de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma eficiente ferramenta de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em diversos documentos.

Essa tendência surgiu nos anos 90, mas desde os anos 2000 vem sendo usado com mais precisão.

Assim, o sistema GED permite que os usuários acessem documentos de forma ágil e segura em qualquer local da web, por meio de uma intranet corporativa, acessada internamente ou externamente.

Esse mecanismo vem de encontro da necessidade das empresas em armazenar informações, como também a popularização do home office.

Assim, o GED de documentos é ideal para qualquer tipo de empresa, seja ela pequena, média ou grande, entre elas: escolas, empresas de advocacia, hospitais, administradoras de condomínios, empresas de recrutamento, escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação, e consultoria.

Em grandes empresas, esse formato de negócio é facilmente aplicado em departamentos específicos como RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing e Informática.

Com um gerenciamento de documentos é possível ter mais liberdade para trabalhar de qualquer lugar e mesmo longe do escritório, poderá ter acesso a todos os seus arquivos.

Além disso, terá a garantia de que não irá perder todos os seus documentos por conta da falta de backup ou do problema gerado por um HD.

Além disso, a empresa que conta com essa ajuda, consegue fazer uma rápida de quaisquer documentos, em maior velocidade, quando comparado às procuras convencionais que são realizadas em pastas ou arquivos armazenados em um computador sem essa ferramenta.

O sistema GED possui uma ferramenta de busca diferenciada, que permite a localização dos arquivos ao digitar qualquer palavra que esteja relacionada ao seu conteúdo.

Isso é tecnologia da informação e organização!

Digitalizar documentos da sua empresa é uma etapa importante para mantê-la organizada e preparada para o crescimento.

Pois, o contrário é como ter uma casa com objetivos fora do lugar.

Dificilmente você será capaz de encontrar qualquer coisa sem estresse ou perda de tempo.

Por isso, digitalizar documentos é colocar sua empresa um passo à frente na eficiência.

Que tal começar a planejar a digitalização dos documentos da sua empresa?

Para te ajudar nesta jornada, só neste link você vai conhecer o SimbioX GED gratuitamente e conversar com um especialista da SimbioX.

Você terá à disposição a ferramenta que mantém os documentos do SBT, Hospital do Rim, MPD e de várias outras empresas organizados e fáceis de encontrar.

Então, não perca tempo e fale conosco agora mesmo.

Post by Cristiano Sacramento
Junho 17, 2022

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