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Como ter uma comunicação interna efetiva

Comunicação Interna

Como ter uma comunicação interna efetiva

SimbioX
Escrito por SimbioX em 30 de outubro de 2019

Toda empresa tem um planejamento estratégico com objetivo de atingir metas em um período definido. Agora, para alcançar esse objetivo com sucesso, é preciso desenvolver uma comunicação interna efetiva.

Assim, são feitos vários planos, o de marketing, o de vendas, o financeiro, entre vários outros. E isso acontece em vários níveis hierárquicos diferentes dentro da mesma empresa.

A fim de que essas metas sejam realizadas, é muito importante que todas as áreas da empresa, equipes e colaboradores conheçam os valores da empresa, sua missão e visão. Isso significa saber quais os valores e crenças daquela empresa, que benefício deseja entregar a sociedade e onde quer chegar a longo prazo.

Para que um negócio cresça com sustentabilidade e expanda, as pessoas envolvidas na empresa, sejam elas funcionários de todos os níveis, gestores, donos, tem que estar focado no mesmo objetivo. O ser humano é envolvido em objetivos, quanto mais se sentir parte de uma estratégia e engajado com o que está sendo feito, melhor os seus resultados.

Portanto, tão importante quanto desenvolver uma boa carteira de clientes é ter um time de funcionários engajado e disposto a transpor os obstáculos e crescer com a empresa.

A importância da Comunicação interna

O principal motivo dos conflitos, tanto nas organizações quanto nas relações interpessoais, é decorrente da falha de comunicação. Mas essa questão pode e deve ser trabalhada dentro das corporações.

O objetivo da comunicação interna é manter funcionários alinhados e engajados com objetivos, causas e os valores da sua organização. Por meio desta comunicação, são estabelecidas condutas alinhadas com o que a empresa preza.

E para que haja uma interação satisfatória e com resultados, essa comunicação tem que ser transparente, constante, empática e simples.

Fluxos de comunicação interna existentes

Existem cinco tipos de fluxo de comunicação, que variam de acordo com a maneira como a informação circula.

São as comunicações ascendente, descendente, horizontal, transversal e circular. 

O que varia de uma para outra é o tipo de interação e o interlocutor de cada uma delas. Quando a interação é ascendente, a interação é entre o subordinado e seu gestor. É um fluxo onde o colaborador compartilha sua visão sobre o modelo de gestão adotado e há uma troca entre o que está sendo absorvido por quem tem a missão de executá-lo.

Já as comunicações verticais ou descendentes, o fluxo é do superior para o subordinado. Por isso, também é conhecido como comunicação vertical ou oficial. Em geral, são transmitidas normas, orientações, atribuições e metas, além de práticas organizacionais e notícias institucionais.

Ocorrem também as comunicações horizontais, entre pessoas do mesmo nível hierárquico, onde reúne a união de esforços e contribuições para necessidades de relacionamento entre colegas.

As comunicações transversais estão mais ligadas ao tipo de gestão das empresas. A transversal em organizações modernas, descentralizadas e flexíveis, cuja gestão é mais participativa e integrada. E as circulares em empresas estão no início de sua operação, com um número reduzido de funcionários.

Como integrar todos os fluxos de comunicação

Para cada tipo de fluxo de comunicação de uma empresa, existe uma ferramenta, que deve manter o sentido da mensagem o mais próximo possível do original, sem a interferência de ruídos. A maioria dessas ferramentas são tecnológicas.

Ter um canal para transmissão das informações relevantes da organização e de seu trabalho, cria um ambiente de confiança e harmonia, capaz de superar desafios e metas, transforma suas ações em marcos importantes da competitividade da organização.

Por isso muitas empresas têm adotado a Intranet Corporativa como ferramenta de integração de todos os fluxos de comunicação.

A intranet é uma rede corporativa com acesso permitido somente aos seus funcionários, onde é possível interligar unidades e departamentos, publicar treinamentos e informativos, divulgar produtos e serviços, aumentar a produtividade dos colaboradores, entre outros. Por ser um sistema integrado e único, fortalece ainda mais a comunicação entre as equipes.

Dentro da intranet corporativa é possível informar de forma igualitária, informações importantes para toda corporação. Pode-se também realizar enquetes, divulgar eventos e criar um canal de notícias, que proporcionam interações entre os colaboradores.

Sem um local centralizado, o conhecimento é armazenado em diferentes plataformas e canais, como e-mail, pastas compartilhadas, pastas individuais, e a busca de informações vira um grande desafio.

Ter um ponto central para disseminar o conhecimento significa que será mais fácil para seus funcionários encontrarem o que eles precisam.

Principais ganhos com a centralização dos fluxos de comunicação

Maior interação entre equipes

Em um ambiente onde há interação entre os funcionários, desenvolvem-se relacionamentos interpessoais e um estímulo a cooperação.

Quando a comunicação entre os departamentos é escassa, falta interação e a busca de um objetivo em comum. Porém, quando a interação acontece, o entrosamento cresce e o comprometimento entre os times se fortalece, criando um clima muito mais produtivo e engajado.

Colaboradores engajados aumentam o sentimento do espírito de equipe, pois cada funcionário sente qual a importância do seu trabalho e o quanto sua colaboração impacta nos resultados.

Com mais motivação e focados no mesmo objetivo, a produtividade do ambiente aumenta e o clima também fica mais positivo.

Retenção de talentos

Quando os funcionários criam um clima de pertencimento e relevância, aumenta também o tempo de permanência na empresa em que estão.

Motivação no trabalho e reconhecimento torna os profissionais mais felizes e muitas vezes isso supera qualquer possibilidade de procurar outra oportunidade no mercado.

Integração de novos funcionários

Sempre que um novo funcionário ingressa em uma empresa, quando há papeis claros e há uma boa recepção, a integração torna-se mais fácil.

A comunicação interna tem um papel fundamental nesse processo, para eliminar qualquer barreira que impeça essa adaptação e não gere um sentimento de isolamento e dê a possibilidade de um oxigênio novo do profissional ingressante traga novas sugestões, tirem dúvidas e se aproximem de outras pessoas.

Minimiza ruídos de comunicação

Em um ambiente onde há informações desencontradas e mal distribuídas entre líderes e funcionários, acabam acontecendo o que chamamos de ruídos na comunicação, mais popularmente chamados de boatos e fofocas.

Esse tipo de ruído gera especulações e preocupações desnecessárias, que se não tratadas rapidamente, geram um grande problema interno.

Esse tipo de ruído ocorre muitas vezes nas comunicações verticais, onde não há uma comunicação clara entre gestores e colaboradores.

Dependendo do comunicado que é emitido, uma simples informação pouco clara acaba gerando dúvidas entre equipes e constituem grandes focos de tensão e desequilíbrio entre as equipes.

A comunicação interna contribui para redução de uma crise, principalmente quando os funcionários possuem um canal onde possam tirar suas dúvidas, deixar suas propostas de melhorias e receber um feedback por isso.

E sua empresa, o que tem feito para democratizar a comunicação interna e promover uma melhor integração de pessoas e processos? Deixe seu comentário aqui.

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