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Como ficará o Home Office Pós Pandemia?

Transformação Digital

Como ficará o Home Office Pós Pandemia?

SimbioX
Escrito por SimbioX em 29 de setembro de 2020
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Sua empresa está preparada para a era home office pós pandemia? 

A transformação digital já estava acontecendo há alguns anos, mas ainda era realidade distante para algumas empresas. Com a crise devido ao corona vírus e a impossibilidade de sair nas ruas pela rápida contaminação, a tecnologia invadiu a vida de todos e se tornou uma realidade imediata.

Os negócios físicos passaram a operar de forma digital para manterem-se “vivos” devido a urgência do momento. Desde escolas à comércio, todos migraram rapidamente para o mundo digital, e os que ainda não estavam migrados, se viram obrigados a agirem rapidamente.

Para as empresas que ainda viam o home office como um vilão à produtividade, o trabalho remoto se mostrou uma opção muito viável, visto que com soluções tecnológicas, foram possíveis:

  • Reuniões por videoconferência;
  • Admissão digital;
  • Gestão dos times a distância e resultados tão positivos como no escritório.

O contexto do isolamento obrigou as empresas a experimentarem o modelo e o que era impensado se mostrou uma grande oportunidade: os colaboradores em home office são muito mais produtivos à distância do que nos ambientes físicos das empresas.

Uma imagem contendo céu noturno

Descrição gerada automaticamente

Além disso, ainda ganham proximidade com a família, diminuição do tempo em trânsito, alimentação caseira entre vários outros benefícios.

A conclusão de todo esse movimento é que muitas empresas pretendem instituir definitivamente o Home office como prática pós pandemia.

Se não integral, pelo menos dois a três dias da semana. Isso porque as empresas viram que o modelo baseado em resultados e não em ponto batido acabou sendo muito mais efetivo e o colaborador vem tendo a possibilidade de escolher o local de trabalho onde se sentir mais produtivo.

Porém, apesar de todo cenário favorável, a adoção do trabalho remoto como medida definitiva também traz novos desafios na gestão das empresas.

A MP 927 flexibilizou as leis trabalhistas de uma forma que os empreendedores conseguissem manter suas equipes, mesmo com redução de jornada e para os times internos, instituindo o home office de maneira oficial.

Mas essas medidas haviam sido decretadas naquele momento e com o fim da pandemia, as medidas temporárias perderão sua validade. Para que o trabalho remoto se torne oficial, as empresas terão de se readaptar às leis trabalhistas readaptando o contrato dos seus colaboradores.

As adequações tanto do RH quanto do jurídico deverão contemplar todos os assuntos relacionados a controle de jornada, estrutura para manter o colaborador em casa para realizar as atividades, horas extras, entre várias outras questões.

Afinal, como estruturar minha empresa para o novo formato de Home office pós pandemia?

homem em home office

Adaptação dos ambientes físicos

A implementação do home office não elimina os escritórios físicos, mas os modifica. As estações de trabalho têm que ser distantes umas das outras, e os ambientes mais ventilados e menos aglomerados.

Nesse novo formato, não é necessário manter todos os times presenciais todos os dias, o que acaba por reduzir a necessidade de um grande espaço físico no escritório.

Os espaços passam a existir mais para situações pontuais e menos para o dia a dia.

Acesso remoto

Um ponto a ser tratado com cuidado é a adoção de medidas de segurança da informação.

Com as informações circulando fora do ambiente de trabalho, os colaboradores passaram a usar conexões fora do ambiente seguro do escritório e muitas vezes, até usando seus próprios computadores pessoais. Em um modelo de trabalho remoto, restaurantes, cafés, hotéis também são locais de trabalho.

Portanto, a nuvem será uma grande aliada. O armazenamento em nuvem será muito importante para a guarda de documentos, trafegar dados com segurança dos dados, além de facilitar o acesso remoto.

Os sistemas de armazenamento em nuvem contam com tecnologia para segmentar diferentes perfis de acesso, sejam eles por departamentos ou grupos e também criar diferentes níveis de segurança.

Soluções de tecnologia como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) permitem encontrar documentos e informações de forma rápida, usando metadados que localizam documentos através do título ou conteúdo do mesmo.

Para ilustrar melhor, você pesquisaria documentos como se você estivesse fazendo uma pesquisa no Google.

Sem contar, que permite que várias pessoas trabalhem em um mesmo documento, mantendo-o sempre atualizado.

Essas tecnologias, além de ajudarem as empresas a migrarem para o mundo digital, seguem as leis de proteção de dados, como a LGPD e GDPR.

As empresas tiveram que tratar rapidamente questões de infraestrutura e a segurança de TI para manterem seus dados seguros, utilizando modelos de acesso com VPN, controles de acessos, criptografia e outros recursos para manterem suas redes internas seguras.

Preservação da cultura organizacional 

Em momentos de crise como o que estamos passando, muitos valores e crenças passam a ser revistos.

Essas mudanças no comportamento e entendimento das pessoas acabam por afetar a percepção que elas têm das empresas, produtos e serviços.

O propósito, a missão, visão e valores tem que ser levados a sério e refletir com coerência quanto as escolhas e atitudes do dia a dia corporativo, em meio a época de pandemia, isolamento e trabalho remoto.

Acolher, escutar, buscar sentido no que se faz e como faz, é muito importante, principalmente nesse novo contexto social e organizacional, entregando valor para a sociedade e não somente lucro para os acionistas.

O que mudou para o RH? 

rh em home office

O departamento de RH foi um dos que mais teve que se readaptar de imediato e continua se reinventando com toda essa transformação. O modelo de gestão e controle das equipes mudou e nesse ponto, a tecnologia foi uma grande aliada nesse processo.

A intranet corporativa veio para estreitar a comunicação entre empresas e colaboradores. Isso porque o engajamento está diretamente ligado ao comprometimento, motivação e produtividade e as empresas puderam perceber na prática esse movimento, principalmente agora na pandemia.

Os softwares de gestão bem como os de engajamento facilitaram muito a gestão dos times a distância e até o comportamento dos líderes e liderados mudou. O que passou a ser valorizado foi a performance e entrega, e não simplesmente o tempo trabalhado.

Nesse contexto, ter uma comunicação padronizada e unificada em um ambiente como uma intranet centralizam as informações em um local único e evita ruídos.

A transformação digital do RH na pandemia aumentou a aderência as ferramentas de recrutamento online.

Como atualmente os processos físicos não vem sendo recomendados, para realizar a admissão de novos colaboradores e assinatura de documentos, vem sendo utilizada a admissão digital.

Desde março de 2020, a carteira de trabalho tornou-se digital e todas as empresas foram obrigadas a aceitar o documento nesse formato, de acordo com a Lei 13.874/2019 e a Portaria 1.065/2019.

Como os processos de admissão são burocráticos, a tecnologia veio agilizar coletando dados e validando internamente bases públicas (como o e-Social) e após a seleção do candidato, ele mesmo consegue concluir o processo, enviando seus dados e documentos.  

Sem contar, que isso otimizou bastante o trabalho do setor de RH, assim, podendo aproveitar esse tempo ganho com outras tarefas mais estratégicas.

No mundo pós-Covid19, empresas dependerão de seus colaboradores em todos os níveis, e estes por sua vez, terão de se adaptar aos novos tempos, construindo um modelo de trabalho horizontal, com responsabilidades e benefícios compartilhados. 

Como manter a saúde dos colaboradores? 

Apesar dos aspectos positivos de se trabalhar em casa, ficar próximo da família e ser gestor do próprio tempo, nem todo mundo se adapta a esse modelo de trabalho.

Isto é, disciplina, gestão do tempo, organização, são algumas das habilidades que as pessoas tiveram que desenvolver sobre suas rotinas.

O home office provocou alguns extremos nas pessoas, como ciclos de procrastinação ou evitação do trabalho por conta da ansiedade e até mesmo o extremo de querer finalizar tudo em um único dia e trabalhar freneticamente.

O isolamento exagerado forçado das pessoas afetou a saúde física e mental da maioria. A falta de ergonomia, de exercício e movimento e a baixa interação pessoal, aumentaram os níveis de stress e ansiedade.

Portanto, com o fim do isolamento social e a implementação do home office pós pandemia, uma das preocupações é que as empresas vão precisar manter as condições de trabalho adequadas para os seus colaboradores, tanto do ponto de vista físico quanto mental.

Algumas empresas já têm se preocupado, enviando mobília a maquinários aos seus colaboradores e dando suporte no gerenciamento do estresse dos mesmos, através de plataformas de meditação, exercícios, educação virtual, entre outros.

Utilizar os canais de comunicação para trabalhar a saúde mental dos colaboradores é muito importante para que eles se sintam cuidados, mesmo que a distância.

A comunicação é vital não somente para a realização de um trabalho produtivo, mas principalmente para criar um ambiente equilibrado e saudável, seja ele digital ou físico.

Dialogar sobre saúde e bem estar mental é essencial agora, mostrar que se importa com a situação do colaborador e de sua família gera empatia e estreitamento entre os líderes e colaboradores.

Novas tendências tecnológicas pós pandemia 

home office e tecnologia pós pandemia

Com todo esse movimento para tornar o processo de trabalho automatizado, uma das principais tendências tecnológicas de 2020 é a Hiper automação, que utiliza Machine Learning e IA para assumir grande parte das tarefas de trabalho operacionais.

Durante a quarentena muitas falhas nos processos ficaram evidentes, principalmente as realizadas de forma manual, e com essa automatização inteligente, a manutenção da operação é garantida mesmo à distância.

A adoção desse tipo de tecnologia preparará a empresa para a retomada dos negócios pós pandemia, onde o cenário ainda pedirá medidas preventivas para execução dos trabalhos no escritório.

No caso da hiperautomação, os processos a serem tratados serão aqueles que necessitam de captura, análise e decisão com base em dados.

Situações como:

  • Ordem de pagamentos;
  • Gestão de estoque;
  • Monitoramento de servidores e aplicações;
  • Folha de pagamento;

São os tipos de processos que poderão usar a tecnologia.

Como a crise do Covid-19 nos pegou repentinamente, ficou claro que as empresas precisam avaliar essas estratégias de inovação em seus negócios para não serem pegas desprevenidamente.

Conclusão 

O home office obrigado pelo momento atual possibilitou quebrar paradigmas e preconceitos. Em empresas que o assunto era praticamente um tabu, foi percebido que o home office pode ser muito bom tanto para a qualidade de vida dos colaboradores quanto para os resultados e produtividade.

O desafio é incorporar esse novo modelo a cultura organizacional, estruturando os processos de RH à nova realidade e adaptando o modelo de negócio às relações de trabalho.

Tudo isso não é um processo fácil nem rápido, mas com certeza, trará muitas inovações a vida dos profissionais e empresas.

E a sua empresa, está preparada para o home office pós pandemia? Para o futuro? Como está planejando a retomada das atividades? Conte para gente!

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