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Modelos de comunicado: Tudo que você precisa saber para criar os melhores

Comunicação Interna

Modelos de comunicado: Tudo que você precisa saber para criar os melhores

SimbioX
Escrito por SimbioX em 17 de junho de 2020
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Antes de falarmos sobre os modelos de comunicado. É importante você entender a importância deles.

Os comunicados internos estão presentes nas empresas não somente para avisar sobre algum acontecimento ou estratégia da empresa, mas principalmente para ajudar a construir uma Cultura Organizacional transparente a todos. 

Certamente, ao engajar os colaboradores nos processos e estratégias internas, nota-se uma maior satisfação e produtividade dos funcionários, que se sentem parte do negócio.  

Entretanto, todo esse movimento tem de ser muito bem planejado e com objetivos claros, prestando bastante atenção ao formato e tom da mensagem para os colaboradores.

Os informes e modelos de comunicado interno são desenvolvidos pela área de Recursos Humanos ou Comunicação. 

O conteúdo é previamente elaborado, seguindo o planejamento estratégico da organização. 

O que é Comunicado Interno?  

O comunicado interno serve para transmitir uma informação impactante aos colaboradores, visando comunicar um determinado assunto para um grupo de pessoas.

Trata-se, portanto, de um canal de comunicação estratégico muito importante entre a empresa e o funcionário para fazer com que uma gestão seja transparente.

Normalmente usado para informações esporádicas, como:

  • Comunicado de férias;
  • Feriados nacionais;
  • Pedidos de projetos;
  • Comunicado de reuniões;
  • Metas de vendas;
  • Parabenizações;

Entre vários outros temas e modelos de comunicado. 

Além disso, serve também para estreitar a relação colaborador-empresa, fomentando elementos da Cultura Organizacional da empresa que necessitam reforço junto aos colaboradores, aumentando também o Employer Branding para atrair e reter novos talentos. 

Uma outra utilidade bem interessante do comunicado interno é divulgar ações de Endomarketing da empresa.

Dessa forma, os comunicados internos podem ser enviados para qualquer colaborador de qualquer área.

Porém, para atuar dessa forma setorizada, é preciso prestar muita atenção ao público no qual a mensagem se destina e qual são os modelos de comunicado indicado para este público, pois dependendo do receptor, mudará o tom, formato, linguagem e às vezes até o canal de transmissão.

Qual a importância do Comunicado Interno?

Fazer um simples comunicado as vezes é muito complicado. Já que no ecossistema de uma empresa há várias pessoas de perfis e pensamentos diferentes.

Atualmente as empresas estão tendo que se reinventar por conta da pandemia causada pelo Covid-19.

Por isso, a interação com os funcionários está muito maior e as empresas tiveram que reinventar a forma de comunicação, que passou a ser a distância.

Com isso, percebemos que não é difícil ocorrerem ruídos na comunicação se ela não for muito bem planejada e pensada, levando em consideração os detalhes.

Isto é, uma comunicação mal entendida pode gerar muitos problemas. Por conta disso, é muito importante e necessário encarar a Comunicação Interna com maior atenção.

Vale o esforço: planejar uma comunicação com tato e sensibilidade, que atinja seus objetivos junto aos colaboradores.

Para elaborar uma boa Comunicação Estratégica, é importante levar em consideração qual o nível de comunicação dos gestores com suas equipes, bem como qual a eficiência dela.

Formas de fazer Comunicado Interno 

Sem dúvida, as pessoas estão cada vez mais conectadas a internet e a todos benefícios que ela proporciona.

Por isso, muitas empresas têm optado por realizar os comunicados internos utilizando esse meio de veiculação.

A interatividade entre pessoas no mundo online hoje em dia é muito grande e sendo assim, um comunicado interno virtual acaba sendo mais eficiente do que um comunicado físico.

Existem várias formas e modelos de comunicado. Através dos canais virtuais, podemos explorar:

  • Newsletters;
  • E-mails;
  • Redes Social Corporativa;

Atualmente com os adventos da tecnologia, existem softwares de comunicação integrada como a Intranet Corporativa, que auxiliam na gestão desse tipo de tarefa e execução de processos internos.

Através dessas tecnologias, é possível setorizar diferentes comunicados para grupos diferentes de pessoas, de uma vez, não sendo necessário utilizar outro meio de comunicação.

Um comunicado interno virtual pode ser acessado com muita rapidez e facilidade por qualquer colaborador a qualquer momento, em qualquer lugar. E este é um ganho que o meio impresso não oferece.

Por fim, mesmo com várias pessoas trabalhando de home office atualmente, os colaboradores poderão ter acesso ao comunicado em qualquer lugar, através do dispositivo que eles acharem melhor.

Modelo de Comunicado Interno  

Os comunicados internos devem ser planejados estrategicamente.

Acostumar os colaboradores com assuntos corriqueiros, fazem eles perderem o interesse e tiram a atenção dos comunicados mais importantes.

Portanto, alguns pontos devem ser considerados. São muito relevantes para construção dos comunicados:

1. Assunto

O primeiro ponto a se avaliar ao enviar um comunicado é o grau de importância daquela mensagem para não banalizar esse tipo de interação com os colaboradores.

Porém, em assuntos de interesse geral, o comunicado interno atinge seus objetivos. Por exemplo, mensagens para funcionários como:

  • Convite de confraternização de empresa;
  • Feriados ou emendas;
  • Treinamentos das equipes;
  • Convocação para reuniões;
  • Nota de falecimento;

2. Linguagem

Dependendo da Cultura Organizacional e o propósito do comunicado, o tom de voz muda de uma empresa para outra.

Resumidamente, a Cultura Organizacional traduz a identidade da companhia perante os colaboradores: como agem e como dialoga com eles.

Pense em um comunicado em uma agência de publicidade e um comunicado em um hospital. São totalmente diferentes, certo?

3. Objetivo do Comunicado

O comunicado deve transmitir o tom de voz relacionado ao tipo do evento. Dependendo do intuito do evento, ele poderá ser mais ou menos formal.

Porém, deve haver essa diferenciação para que quando haja um evento que necessite formalidade, que seja levado a sério.

4. Formato

Ser objetivo é de suma importância para ser compreendido. Caso contrário, os leitores dispersam com facilidade.

Dica: Se o comunicado tiver muitas informações: organizar em tópicos facilita a leitura.

Exemplos de Comunicado Interno

Os comunicados internos vão muito além de avisos aleatórios. Servem para compartilhar os resultados, dados estratégicos, mudanças na estrutura corporativas, etc.

Abaixo vamos exemplificar alguns tipos de comunicado:

Quadro de funcionários

Quando há admissão ou demissão de um colaborador, é importante avisar os times rapidamente, a fim de evitar fofocas e boatos entre os colaboradores. 

Sem contar, que no caso da admissão, torna a recepção do novo colaborador mais harmoniosa.

novo colaborador
comunicado de desligamento colaborador

Atividades coletivas

Os benefícios constituem diferenciais para atração e retenção de talentos e é importante que a empresa comunique esporadicamente sobre a utilização deles, tanto para estimular quanto para lembrá-los da existência desses benefícios.

ginástica funcional
ginástica laboral

Reconhecimento do time

Os quadros de reconhecimento dos colaboradores são super estimulantes às equipes. 

Estimular a cultura do reconhecimento mostra que os esforços são reconhecidos e faz com que a equipe se mantenha engajada em buscar bons resultados. 

reconhecimento funcionário

Reforço da Cultura Organizacional

A Comunicação Interna é a peça chave para reforçar e aproximar os colaboradores da Cultura Organizacional.

A Cultura Organizacional deve ser trabalhada com frequência, levando aos colaboradores a: Missão, Visão e Valores da empresa, e os principais códigos de conduta.

valores corporação
gentileza

Avisos gerais

Comunicados sobre prevenção e cuidados com a saúde na pandemia por exemplo, são tipos de comunicados gerais. E normalmente, a mensagem se destina a todas as áreas da empresa.

cuidados máscara
ambiente seguro

Eventos Corporativos

Os eventos são momentos importantes para integração dos funcionários.

Os comunicados internos ajudam a reforçar as informações necessárias de data e local e engajar os mesmos no período que antecede a ocasião.

eventos corporativos

Divulgação dos resultados

A prática da gestão à vista através dos comunicados internos, deixa claro o que os colaboradores precisam fazer para melhorarem sua entrega, assim, como parabenizar os bons resultados em público.

gestão à vista comunicado.

Desafios

Que tal injetar ânimo e motivação na equipe? Esse tipo de comunicado é excelente para ações rápidas e pontuais

Conclusão

Comunicados internos bem elaborados aumentam a comunicação da empresa e a confiança entre todos. E todos só tem a ganhar com esse cenário.

Lembrando sempre que educação e delicadeza não dão chance a dupla interpretação, nem dúvidas, assim como nunca expor uma situação ou comportamento que gere desconforto ou atrapalhe o clima organizacional.

E por fim, garantir que o que é essencial para a comunicação irá atingir seu objetivo.

Agora que você já sabe como criar excelente comunicados para sua empresa, que tal conhecer como a Intranet Fast da SimbioX engaja mais de 20 mil colaboradores todos os dias?

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E aí,

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3 Replies to “Modelos de comunicado: Tudo que você precisa saber para criar os melhores”

Cláudia Maria de Souza Castro

Preciso de modelo de comunicado ao funcionário público que pediu exoneração indevida, para que ele retome aos trabalhos pois está acarretando certos prejuízos ao órgão

Maria das Dores Evaristo Uachav Juma

Muita informação boa, gostei.

Celio Panobianco Junior

Gostei muito e vai me ajudar obrigado