Há mais de uma década ajudando empresas a engajarem colaboradores através de comunicação interna, percebemos alguns objetivos comuns entre os profissionais de comunicação interna:

  • Querem engajar colaboradores de forma eficiente;
  • Querem centralizar as informações antes espalhadas em diversos canais de comunicação;
  • Querem se comunicar com clareza.

Olhando as entrelinhas, a verdadeira razão por trás desses objetivos é uma só: o desejo de se conectar com pessoas. Afinal, colaboradores são pessoas.

Ou seja, o alvo dos profissionais de comunicação interna é descobrir a melhor forma de criar relações verdadeiras com seus colaboradores. Assim, ambos podem caminhar para o mesmo objetivo.

Ok, não queremos te enganar, desenvolver uma verdadeira conexão com seus colaboradores não é uma tarefa simples, pois isso envolve outras questões, como: 

E por aí vai …

Agora, existem verdadeiros casos de sucesso, quando o assunto é criar conexões e engajar colaboradores. E hoje vamos compartilhar um deles com você.

Neste artigo, você vai entender como a Duosystem utilizou a Intranet Fast da SimbioX para obter esses resultados: 

  • Centralizar a comunicação interna da empresa;
  • Aumentar em 30% os acessos na Intranet;
  • Criar um canal seguro de informações durante à pandemia;
  • Aumentar o engajamento entre os colaboradores e promover uma verdade reinvenção da sua comunicação interna.

Além disso, você vai descobrir um dos segredos de engajamento da Duosystem.

Então, continue lendo e se inspire com esse novo caso de sucesso.

Quem é a Duosystem?

Fundada em 2006, a Duosystem é uma empresa de tecnologia especializada em inteligência e inovação em saúde. Com protagonismo e eficiência, é responsável pelo desenvolvimento de uma plataforma operacional pioneira em regulação do acesso à saúde, implantada em complexos reguladores nos estados de São Paulo, Mato Grosso do Sul e Goiás.

A companhia também é a criadora de um aplicativo para o agendamento da retirada de medicamentos nas farmácias estaduais de São Paulo. Além de ser uma plataforma que o Governo do Estado de São Paulo utiliza para o cadastramento de voluntários interessados em participar dos testes clínicos de fase 3, em humanos, da vacina chinesa contra o novo coronavírus. 

Expandindo seu mercado de atuação, a empresa possui em seu portfólio, soluções de promoção e prevenção à saúde, utilizando tecnologias como a Teletriagem e Telemedicina, Big Data, Business Intelligence, Streaming e Inteligência Artificial. 

Recentemente, a empresa firmou parceria com a Prefeitura de São Paulo para o lançamento de um aplicativo destinado à triagem e orientação dos pacientes com suspeita de Covid-19. O aplicativo e-saúdeSP disponibiliza um sistema de integração de dados clínicos e telemedicina que reúne o histórico do paciente do Sistema Único de Saúde (SUS) na capital.

Como tudo começou?

Tudo começou com o desejo de Francine Novais, atual Gerente Administrativa/Financeira da Duosystem.

Em 2017, a Francine tinha várias ideias para desenvolver a área de comunicação interna da Duosystem. Entre elas, estava o desejo de ter uma plataforma digital de comunicação: 

“Lá atrás quando eu comecei a olhar para isso, eu tinha muitas ideias, mas infelizmente a gente não tinha braço suficiente para colocar em prática.”

Apesar disso, a Francine criou dois canais de comunicação interna: o mural de recados e o e-mail marketing. 

Contudo, esses dois canais não eram suficientes para alcançar os objetivos de comunicação da Duosystem, pois não permitiam a centralização e engajamento.

“Havia muita insatisfação dos colaboradores no sentido de não saber o que acontecia com a companhia.”

Foi então que em 2018, a Duosystem resolveu contratar uma agência de comunicação especializada e dedicada à comunicação interna e marketing da empresa. 

Essa nova contratação também teria a missão de posicionar a marca Duosystem tanto para o mercado externo quanto para o público interno. 

Então, a Duosystem contratou a empresa GT Office, que designou a Roberta Schiazza, como coordenadora de comunicação e marketing. A Roberta já tinha larga experiência no mercado de comunicação e assessoria de imprensa. 

Com a chegada da Roberta, finalmente a empresa conseguiu executar a estratégia de comunicação interna e logo após a SimbioX foi contratada para ajudar nesta nova jornada:

“Com a Roberta, conseguimos colocar todas nossas ideias em prática…”

Quais foram os resultados na comunicação com a nova Intranet?

O primeiro passo foi definir o objetivo da nova Intranet. Então, observando os problemas de comunicação anteriores, a Duosystem concluiu que o objetivo da nova intranet era:

“Estreitar a comunicação entre os colaboradores e divulgar de forma eficiente as ações e atividades da empresa.” 

Para isso, a Duosystem utilizou o recurso de publicação de notícias da Intranet Fast. Este recurso permite criar notícias em poucos segundos através de um layout pronto para notícias.

Desta forma, os colaboradores sabiam o que estava acontecendo em tempo real.

“Conseguimos aproximar realmente o colaborar e tornar a Intranet Fast um canal oficial de voz da empresa.”

Com isso, segundo a Francine

“A intranet Fast tornou a comunicação mais assertiva…”

Além de oficializar a Intranet como o canal de comunicação da empresa, a Duosystem desenhou uma estratégia para manter ativos o mural de recados e o e-mail marketing. 

Deste modo, tanto o mural quanto o e-mail marketing eram ferramentas de apoio para Intranet. Por exemplo: quando algum assunto precisava ser reforçado, eles utilizavam o e-mail marketing e uma arte com mensagem no mural.

Essa estratégia ajudou aumentar o interesse dos colaboradores pelos assuntos da empresa, além de ajudar no engajamento.

Após dois anos, a empresa decidiu inovar o processo de comunicação através da Intranet. Isso surgiu da solicitação do Dr. Jair Francisco Pó (um dos sócios-fundadores da Duosystem) em converter a Intranet Fast para a versão responsiva.

Nota: versão responsiva significa adaptar a Intranet para ser visualizada em dispositivos móveis sem que tenha perda de informações ou alterações no design.

Agora, o objetivo era facilitar o acesso aos conteúdos da Intranet e garantir mobilidade para Intranet. Desta maneira, a Duosystem poderia ampliar o alcance da comunicação interna facilitando o processo de engajamento. 

Como o relançamento da Intranet aumentou o engajamento dos colaboradores da Duosystem?

O novo objetivo de facilitar o acesso aos conteúdos da Duosystem veio no mesmo momento em que lançávamos o serviço de Sucesso do Cliente da SimbioX. 

Este novo serviço ajuda nossos clientes a atingir os seus objetivos de comunicação interna através da Intranet Fast. Além disso, acompanhamos de perto a evolução do time de comunicação.

Então, o time de Sucesso do Cliente da SimbioX apresentou a nova versão da Intranet Fast com capacidade de se adaptar a dispositivos móveis. Fora essa novidade, a nova versão da Intranet estava totalmente redesenhada.

“O time de Sucesso do Cliente nos procurou e mostrou a nova versão da Intranet e a gente topou a ideia na mesma hora.”

A partir desta nova versão, conseguimos incluir algumas customizações para o relançamento da Intranet.

“A gente pensou em dar destaque principalmente para as políticas, procedimentos e formulários, pois é onde temos a maior taxa de engajamento. Mudamos o layout deixando mais amigável usando com cores para ficar mais fácil de usar. Fizemos uma mistura do que funcionava na antiga versão com a nova. “

home intranet fast Simbiox na Duosystem

A partir da Intranet Fast responsiva, a Duosystem deu um novo salto e elevou o nível da comunicação interna: 

notícias na intranet fast simbiox na Duosystem

“Depois da implantação da nova Intranet Fast, tivemos um aumento de aproximadamente 30% no número de usuários e 35% no número de visualizações.”

Isso rendeu feedbacks positivos dos colaboradores:

Recebemos feedbacks do tipo: “ficou mais fácil de navegar” e “o layout está mais amigável”. 

Além disso, o próprio Dr. Jair Pó, que pediu a alteração, compartilhou sua experiência com a nova Intranet:

“A reformulação da Intranet da Duosystem garantiu maior mobilidade aos nossos colaboradores. Totalmente responsiva e com um layout amigável, tornou a navegação intuitiva, melhorou a usabilidade e permitiu um acesso mais ágil aos conteúdos.”

Qual é o segredo de engajamento da Duosystem?

Com o passar dos anos, nós da SimbioX descobrimos uma forma de aumentar o número de acessos dos colaboradores na Intranet Fast.

Inclusive, isso afeta diretamente o engajamento, pois quanto maior o número de acessos, maiores as chances de despertar o interesse do colaborador.

A Duosystem conseguiu aproveitar esse recurso como ninguém. 

Trata-se dos módulos extras da Intranet Fast. Atualmente, a Intranet Fast conta com mais de 6 módulos exclusivos (veja mais em “como funciona a intranet fast”)

A Duosystem utiliza um desses módulos chamado Políticas e Compliance. 

Neste módulo, é possível publicar documentos e formulários onde o colaborador precisa ler e dar o consentimento digital sobre ele:

módulo de políticas intranet fast simbiox na Duosystem

Por exemplo, na Duosystem há 36 documentos como esses. Um deles, chamado “Política de Trabalho Remoto”, estabelece diretrizes de segurança e informações pertinentes.

Deste modo, todo colaborador que executa trabalho remoto precisa estar ciente da Política de Trabalho Remoto. 

Por outro lado, quando a empresa não tem um sistema para gestão desses “li e estou ciente” é necessário realizar o processo fisicamente. Ou seja, precisa imprimir e distribuir cópias deste documento para toda empresa. Por sua vez, o colaborador precisa ler, assinar e devolver.

Claro, esse processo gera trabalho extra do departamento responsável, pois alguém precisa assegurar que os documentos foram assinados e devolvidos. E o trabalho só aumenta quando a empresa possui filiais. 

Porém, na Duosystem este processo é digital, ou seja, o colaborador é avisado que há um documento para ler e é só  dar seu consentimento eletrônico.

“Hoje o módulo de políticas e Compliance é muito acessado, é o carro chefe da empresa.”

Mas, como isso ajuda no engajamento?

Ao incluir esse recurso dentro da Intranet, você cria mais uma oportunidade de colocar o colaborador em contato com os conteúdos da Intranet. Assim, ao mesmo tempo em que você melhora a performance da Intranet, você aumenta as chances de engajá-lo. 

Por fim, além do engajamento e a melhora na experiência do usuário na Internet, este módulo está ajudando a empresa a obter a certificação ISO 27001.

Como a Intranet ajudou a Duosystem durante à pandemia?

A Intranet Fast exerceu um papel importante para Duosystem durante à pandemia, isso porque, além de permitir ao colaborador continuar consumindo conteúdo mesmo em home office, a empresa conseguiu criar um canal de informações sobre o Covid-19:

“A Intranet tem sido fundamental neste momento de home office. Montamos um comitê de acompanhamento e criamos uma área de conhecimento dentro da Intranet (wiki) para falar de coronavírus. Por exemplo, publicamos informações sobre formas de prevenção, vídeos do Ministério da Saúde entre outras. Isso fortaleceu ainda mais a Intranet.” 

Desta forma, a Duosystem construiu um canal seguro sobre informações sobre COVID-19. Essa iniciativa ajudou a diminuir a ansiedade e incertezas entre os colaboradores. 

meu global intranet fast simbiox
wiki da intranet fast simbiox

Isso foi possível graças ao recurso de banco de conhecimento da Intranet Fast (Wiki). Nele você pode criar um fórum de discussão e engajar colaboradores em torno de um assunto central. 

Como funciona a Intranet Fast?

A Intranet Fast da SimbioX reúne as principais ferramentas para gestores de Comunicação Interna. Assim, através dos mais de 30 recursos disponíveis, é possível criar um ambiente colaborativo, produtivo e claro, mais feliz. 

Veja mais detalhes neste vídeo:

Fora isso, a Intranet Fast conta com mais de 6 módulos extras para você aproveitar ao máximo o poder de engajamento da Intranet Fast, como:

  • Reembolso de despesas digitais
  • TV Corporativa
  • Agendamento de sala de reunião
  • Solicitação de Férias
  • Gestor de Contratos

Veja como funciona:

Baixe o e-book da Intranet Fast e veja mais informações sobre a Intranet Fast! 

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Benefícios e Resultados

Veja a seguir um resumo dos principais benefícios da Intranet Fast na comunicação interna da Duosystem:

  • Ruídos, falta de transparência e desalinhamento entre os colaboradores;

Conclusão

A Duosystem é um caso extraordinário de uma empresa que, com a ajuda da SimbioX, conseguiu ter sucesso em dois grandes projetos de comunicação interna. Sendo o primeiro a instalação da Intranet Fast e o segundo o relançamento da Intranet Fast versão responsiva. 

Esse projeto realizou o desejo da Duosystem em criar conexões reais com os colaboradores e entregar uma experiência de comunicação acima da média. 

E você: o que achou de mais um caso de sucesso da SimbioX? Se você gostou desse, então vai amar também o caso de sucesso da Intranet Fast na Allianz Parners Brasil e na AACD

Agora, adoraríamos ajudá-lo(a) a alcançar seus objetivos de comunicação, então, quel tal fazer um contato gratuito e conhecer a Intranet Fast?

Para isso, basta você acessar este formulário de contato. 

Post by Cristiano Sacramento
Novembro 4, 2020

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