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[Caso de Sucesso] Como ajudamos a Granel economizar 10 horas mensais usando o SharePoint e PowerBI

Transformação Digital

[Caso de Sucesso] Como ajudamos a Granel economizar 10 horas mensais usando o SharePoint e PowerBI

Cristiano Sacramento
Escrito por Cristiano Sacramento em 24 de agosto de 2020

Vou começar esse artigo te fazendo uma pergunta: o que você faria se ganhasse 10 horas a mais de tempo na sua vida?

Talvez ler um livro, esticar uma viagem, passar mais tempo com os filhos…

Enfim, não sei o que você faria, mas 10 horas a mais de tempo dá pra fazer muita coisa, concorda?

Agora, imagine o que daria para fazer com 10 horas a mais no trabalho?

Por exemplo: conseguir terminar com calma um relatório para amanhã, finalmente marcar aquela almoço que você está devendo…

Bom, você já percebeu, as possibilidades são infinitas.

Granel - Odfjell Terminals Granel Química Ltda

Então, deixa eu te contar o que a Granel Química está fazendo com as 10 horas a mais que tem ganhado todos no mês depois da implantação do nosso projeto de SharePoint e PowerBI.

Lá, eles usam esse tempo para analisar o principal indicador de segurança do trabalho, qualidade e meio ambiente da empresa. Assim, conseguiram tomar melhores decisões baseadas em dados e tornaram a empresa mais segura. Parece um sonho, não é mesmo? Mas é real.

Quer saber como chegamos a esse resultado?

Continue acompanhando esse caso de sucesso e aprenda com a Granel: como usar tecnologia para reduzir retrabalho e obter informações em tempo real, pode fazer a sua empresa tomar melhores decisões.

Quem é nosso convidado especial? 

Para nos ajudar a contar essa história, conversamos com o Éder Martins, Coordenador de SHEQ1, da Granel Química. O Éder está na empresa desde 2019 e sua principal atividade é prestar suporte as equipes de segurança do trabalho nos 9 terminais da Granel.

A partir de agora você confere os principais pontos da nossa conversa com o Éder. Ele compartilhou sua experiência com o projeto e nos falou dos principais benefícios do SharePoint e PowerBI na Granel.

Quem é a Granel? 

A Granel Química é a empresa responsável pelos terminais de armazenamento de produtos químicos – chamados de granéis líquidos e sólidos

“Por exemplo, se você tem uma refinaria no meio do mar e precisa exportar esses produtos para o continente. Você não pode simplesmente descarregar esses produtos no caminhão. Obrigatoriamente, os produtos passam pelos terminais de armazenamento como os da Granel. Então, partir daí, a distribuição pode ser feita para o continente utilizando caminhões”

Explica Éder 

Com a variedade de produtos passando todos os dias pelos seus terminais da Granel, logo não é raro a presença de produtos perigosos e explosivos como gasolina e outros.

Por isso, a segurança dos colaboradores é parte da cultura da Granel. Além disso, a responsabilidade com o meio ambiente e instalações da empresa, também compõe os pilares de sustentação da companhia.

Isso também nos ajuda a entender por que a Granel precisava reduzir o esforço de construir seu principal indicador de segurança do trabalho.

Mas, vamos falar mais sobre isso no próximo tópico.

O que levou a Granel buscar a SimbioX? 

Mensalmente, cada terminal da Granel envia um relatório sobre as inspeções de segurança realizadas no terminal. Essas inspeções têm o objetivo de verificar as condições de trabalho do ponto de vista de segurança do trabalho.

Por exemplo: se em uma dessas inspeções o responsável observar a falta de uso de um equipamento de segurança pessoal (EPI), ele faz o registro desta ocorrência do formulário de inspeção.

No final, as informações de cada terminal são enviadas ao Éder para alimentar o Índice de Atos Seguros (IAS).

Ou seja, esse é o indicador de saúde do trabalho da empresa (calculado em porcentagem). Sendo assim, quanto mais próximo de 100%, menor são as chances de ocorrem um acidente de trabalho.

Então, onde estava o problema? 

O problema era construir esse indicador dependendo de planilhas.

Vou explicar melhor…

Os relatórios de cada terminal eram enviados por e-mails através de planilhas Excel. Essa planilhas continham fórmulas para facilitar a criação do indicador.

”Bom, se você já usou Excel, sabe: quando você tem uma planilha cheia de macros e fórmulas e o usuário não souber usá-la, você estraga a planilha.”

Portanto, imagina receber o relatório de 9 unidades diferentes. Segundo Éder:

“O problema era que cada hora a planilha vinha de um jeito pra mim, às vezes com tudo errado como dados e gráficos fora do padrão ou com fórmulas não funcionando.”

Assim, boa parte do tempo do Éder era gasto apontando problemas nas planilhas e devolvendo para o usuário corrigi-las.

“No final, eu passava mais tempo corrigindo os problemas da planilha do que analisando os dados que ela poderia me fornecer.”

Por outro lado, o tempo produtivo do inspetor, que deveria ser focado na prevenção de acidentes do trabalho, era gasto neste processo burocrático.

Qual foi a Solução proposta? 

A Granel já era usuária da nossa Intranet Fast, portanto conhecia os benefícios do SharePoint como plataforma para criação de produtos inteiramente customizáveis.

Já o Éder, conhecia a tecnologia do SharePoint de outras empresas:

“Na minha experiência, o SharePoint é mais simples e tem uma boa integração com o Microsoft 365. Além disso, já era uma ferramenta validada pela Granel.”

Com isso, colocamos nosso time em campo e propomos o SharePoint com PowerBI para melhorar a captação, validação e publicação do Índice de Atos Seguros (IAS) da Granel.

Foram essas duas tecnologias responsáveis por economizar 10 horas mensais do departamento de SHEQ. Mas sobre isso, falaremos mais à frente.

Como o SharePoint e PowerBI funcionam na Granel? 

Para você entender melhor, o SharePoint funciona como um LEGO, ou seja, você pode juntar várias peças e criar praticamente qualquer coisa. Então, decidimos substituir as planilhas Excel por formulários online:

Desta forma, assim que o inspetor de segurança do trabalho preenche os dados, as informações ficam salvas e prontas para uso, ou seja, não há necessidade de ser preocupar com fórmulas do Excel.

Outra vantagem deste sistema é a portabilidade. Uma vez que o acesso é online, o inspetor pode coletar os dados através de tablets ou smartphone. Na prática, elimina-se a necessidade de impressão dos formulários em papel.

Agora, para facilitar a compreensão desses dados coletados no formulário usamos o PowerBI. O PowerBI substitui a necessidade de criar gráficos dentro do Excel. Portanto, você elimina uma tarefa do processo e conta com um sistema especializado em produzir gráficos inteligentes.

A partir do momento onde a pessoa inserir uma informação no formulário do SharePoint, o PowerBI é automaticamente atualizado. Antes, só era possível enxergar os dados no final do mês.

Qual foi a experiência de instalação do produto? 

Durante a fase de instalação dos dois sistemas, o Éder enviou toda lógica de cálculo das planilhas para equipe técnica da SimbioX. Desta forma, foi possível não apenas substituir o processo antigo, mas sugerir melhorias:

“Foi tudo tranquilo, tivemos muita facilidade de comunicação com a SimbioX. Inclusive, eles nos ajudaram com atividades que não estavam no escopo, como: treinamento adicional com a equipe para explicar como funcionava a plataforma e um manual de uso do sistema. Para mim, o resultado foi muito além do esperado. No início, só queríamos melhorar nosso controle, mas no final a SimbioX entregou um sistema completo e muito bem feito. Nunca vi nada parecido no nosso mercado.”

Outro detalhe importante durante a fase de instalação, foi o local escolhido para publicar o IAS. Como o PowerBI é uma ferramenta do Microsoft 365, ele se integra facilmente com outros produtos da Microsoft.

Então, para centralizar a comunicação da empresa, o IAS é publicado na Intranet da Granel. Desta forma, a empresa consegue reunir em um mesmo local informações como notícias sobre a empresa e dados do negócio, como no caso do IAS.

Quais foram os benefícios do projeto para Granel? 

A utilização do SharePoint combinado com o PowerBI mudou a forma como a equipe de SHEQ analisava e controlava seu principal indicador de segurança do trabalho. Desta forma geral, é possível observar 3 grandes benefícios: 

#1 Ganho de tempo para focar no trabalho principal 

Segundo Éder:

“Hoje, eu consigo focar no meu principal trabalho que é analisar dados, observar tendências, indicadores e sugerir metodologias para melhorar os resultados. Fora disso, posso observar se as metodologias sugeridas são as melhores possíveis, ou seja, consigo otimizar. Mas antes, esse tempo era gasto para corrigir e consolidar planilhas.”

 #2 Compartilhar boas práticas com toda empresa 

Além disso, a capacidade de tomar decisões mais rápidas baseadas em dados em tempo real, chamou a atenção de outras áreas da empresas:

Quando eu falava com outras áreas sobre o uso do SharePoint e PowerBI, o pessoal logo me questionava: “Como funciona, quando vai acontecer?” . Agora, há outras áreas interessadas em iniciar projetos semelhantes.

Ademais, como mencionado no início do artigo, esse projeto economizou 10 horas do tempo da equipe de SHEQ na construção e publicação do Índice de Atos Seguro (IAS).

#3 Tomar decisões rápidas baseadas em dados 

Fora isso, o projeto permitiu a Granel descobrir em tempo real o que está acontecendo com seu principal indicador de segurança do trabalho. Nas palavras do Éder:

“Posso verificar agora mesmo no terminal 4 quantas inspeções foram feitas, em quais áreas e onde estão os principais desvios. Isso tudo por causa dos recursos do PowerBI como gráficos e filtros dinâmicos.

Fora isso, consigo comparar um terminal com o outro e descobrir por que um está com desempenho melhor do que o outro. Antes, para fazer a mesma coisa, eu precisava usar tabela dinâmica, filtros e gráficos… e tudo isso na mão.

Por exemplo, nas primeiras semanas de inspeção quando eles veem que o indicador está baixo, é possível identificar quais áreas estão precisando de um número maior de inspeção, ou seja, não precisam esperar até o final do mês para fazer isso.”

Conclusão

Certamente não há números suficientes para demonstrar o que uma empresa pode fazer com esse tempo adicional. Afinal, quantas vidas seriam possíveis salvar ou prevenir de um acidente?

Ou ainda, o que você pode fazer se a gente reduzir 10 ou mais horas de tarefas burocráticas da sua empresa?

Sobre isso, que tal conversar com um dos nossos consultores para entender como podemos ajudar a sua empresa? Não perca tempo! Faça um contato grátis aqui.

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