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[Case RPA] Como usamos um robô para aumentar em 7x a produtividade do laboratório Semepa?

Gestão de Documentos

[Case RPA] Como usamos um robô para aumentar em 7x a produtividade do laboratório Semepa?

SimbioX
Escrito por SimbioX em 31 de julho de 2020

Imagina a situação: você é um dos laboratórios responsáveis por uma das mais importantes campanhas de vacinação do país. Porém, além de registrar cada vacinação no seu próprio sistema, é preciso repassá-las ao sistema de Gestão de Saúde do Governo – DataSus.

Entretanto, uma vez que o DataSus não permite integração entre sistemas, todos os dias a sua equipe espalhada em 7 unidades, precisa copiar e colar dezenas de campos do seu próprio sistema diretamente para o DataSus. Soma-se a isso mais 19.000 vacinações aplicadas mensalmente.

Qual é o resultado?

Inacreditáveis 345 horas por mês gastas para copiar e colar dados para o DataSus

É como se uma pessoa ficasse 48 dias copiando e preenchendo dados sem parar.

Ok, mas como resolver esse problema?

A desvantagem neste caso, é que o DataSus ainda não permite integração entre plataformas, ou seja, era impossível enviar automaticamente os dados do sistema do laboratório direto para o DataSus.

Então, a solução que encontramos foi: instalar um RPA em computador para simular o preenchimento dos dados como se fosse um humano. Com isso, reduzimos 72% do tempo de preenchimento desses dados.

Ótimo resultado, não é mesmo? Mas talvez você esteja se perguntando: como chegamos lá?

Não seja por isso, continue lendo este artigo e descubra o que é um RPA, como aplicamos neste caso de sucesso e veja mais 6 incríveis resultados deste projeto.

O que é RPA?

Robotic Process Automation (RPA) é um software utilizado para simular as etapas que uma pessoa “faria” em seu computador para realizar alguma tarefa. Por exemplo, vamos supor que todos os dias você precisa copiar informações de um sistema de dados e colar no Excel para extrair relatórios. Para isso, você precisaria:

  1. Acessar o sistema de dados;
  2. Localizar onde os dados estão;
  3. Copiar;
  4. Abrir o Excel;
  5. Colar os dados extraídos.

Assim sendo, quanto mais dados e sistemas você precisar acessar, mais essa tarefa se torna repetitiva e improdutiva.

Agora, instalando um software de RPA neste mesmo computador, é possível ensiná-lo a executar a mesma tarefa através de códigos de programação, porém, pelo menos 7 vezes mais rápido.

Ou seja, com o RPA é possível substituir qualquer tarefa repetitiva e custosa sem a necessidade de integrar dois sistemas diferentes.

Como aplicamos o RPA no Laboratório Semepa

No caso do laboratório Semepa, conversamos com o time responsável pelo cadastro de Vacinação no DataSus. A partir daí, desenhamos o fluxo de trabalho que o RPA deveria seguir:

Fluxo RPA Projeto Semepa

Após concluído, bastava acionar o RPA para iniciar o processo.

Benefícios e Resultados do Projeto

Como você pode ter percebido, um dos principais benefícios de um projeto de RPA é substituir um trabalho repetitivo e improdutivo. Mas além disso, o projeto de RPA no laboratório Semepa trouxe outros benefícios. Confira:

#1 Suporte à alta demanda

Em períodos de surtos ou campanhas, não é necessário aumentar a equipe e nem se preocupar com queda de desempenho do time.

#2 Alta Disponibilidade

O RPA pode trabalhar 24×7, ou seja, sempre está disponível sendo de manhã ou de madrugada.

#3 Padronização

O RPA executa o mesmo processo para todas as unidades, desta forma, as informações sempre estarão organizadas do mesmo jeito.

#4 Escala

Caso o laboratório construa mais uma unidade, o RPA se torna vantajoso, pois os custos não aumentarão na mesma proporção.

#3 Redução de erros de digitação

O RPA não corre o risco de digitar informações erradas por falta de atenção ou por outros motivos. Assim, a margem de erro é menor.

#4 Produtividade e Valorização do colaborador

Como a equipe não precisará executar o trabalho repetitivo, foi possível aproveitá-los em atividades mais produtivas. Fora isso, o laboratório mostrou valorização do trabalhador eliminando uma tarefa desgastante.

Conclusão

Assim como no laboratório Semepa, o RPA pode ser uma alternativa para aumentar a produtividade da sua equipe, além de reduzir custo e tempo de tarefas repetitivas.

Provavelmente, alguém da sua empresa está executando uma tarefa assim neste exato momento. O que talvez você não percebeu é quanto isso tem custado para sua empresa e para a produtividade dos seus colaboradores.

Então, que tal falar conosco e descobrir como podemos ajudar? Basta fazer um contato grátis clicando aqui.

E aí,

o que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.

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