Imagine como são os processos internos de uma empresa pequena.

Por exemplo, é simples conseguir uma autorização de desconto ou negociar termos de contratos comerciais, certo?

Afinal, há no máximo 2 aprovadores para cada transação.

Agora, quando sua empresa tem mais de 29 mil colaboradores e presença em mais de 50 países, esse processo é bem mais complexo.

E esse era o desafio da Prysmian Group, líder mundial na produção de cabos para energia e telecomunicações.

Neste case de sucesso vamos mostrar com a combinação de duas tecnologias (SharePoint + Power Automate), ajudou a empresa a:

  • Rastrear e acompanhar em tempo real as aprovações internas no processo DOA (Delegation Of Authority) da área comercial e jurídico em todas as unidades da América Latina;
  • Zerar erros em aprovações indevidas (mais aprovadores que o necessário, pessoas erradas no fluxo etc.);
  • Dar segurança e mobilidade para executivos aprovarem processos usando o smartphone.

E muito mais...

Fique conosco e entenda tudo sobre mais um case de sucesso da SimbioX.

Quem é a Prysmian Group?

A Prysmian Group, com sede em Milão (Itália) é a líder global na fabricação de soluções em cabos.

A empresa fundada em 1879, fornece cabos para indústria de comunicação, energia entre outras.

Os números da Prysmian são tão impressionantes quanto seus mais de 140 anos de existência:

  • 29 mil colaboradores;
  • Operações em 50 países;
  • 106 plantas pelo mundo;
  • 25 centros de R&D (Pesquisa e desenvolvimento);

Aliás, é provável que a sua empresa use algum cabo fornecido pela Prysmian Group (mesmo se você não souber disso).

Desafios da Prysmian Group

Considerando o tamanho da Prysmian, é fácil entender os desafios de organizar e gerenciar processos em escala global.

Então, imagine o desafio de gerenciar processos em várias unidades de negócios espalhas pelo mundo?

Este é o caso do Delegation Of Authority (Delegação de Autoridade, em tradução livre).

Trata-se de um processo interno que estabelece um conjunto de aprovações que visam a integridade e a garantia da aplicação de leis de Compliance junto com os clientes da Prysmian.

Por exemplo: um usuário da área comercial solicita aprovações de uma ou mais pessoas para encaminhar uma nova oferta, assinar um contrato ou participar de licitações.

Porém, antes do projeto, tudo era feito por e-mail.

Imagine a situação:

  • Por mês, são enviadas cerca de 500 Delegation Of Authority (DOA) para análise;
  • Para finalizar cada DOA são enviados cerca de 5 a 6 e-mails.

Resultado: aproximadamente 3.000 e-mails por mês.

Considerando esse cenário: como rastrear, analisar e auditar o processo?

“Fazer toda essa gestão por e-mail era ineficiente. O processo ficava confuso e sem rastreamento" (Victor Marchi, Coordenador de BI & Web LATAM)

Com isso, claro, alguns problemas eram inevitáveis:

  • Demora na conclusão do processo;
  • Dificuldade para acompanhar o status de solicitações;
  • Riscos de perder negócios por atrasar o envio de propostas.

Foi nesse cenário que a Prysmian Group nos procurou para encontrar uma solução usando ferramentas do Microsoft 365.

Diagnóstico e solução

Dado a dificuldade em gerenciar o processo de DOA, a equipe da Prysmian responsável por Business Intelligence, Web e Aplicações para América Latina, resolveu buscar uma solução definitiva.

A ideia era controlar o processo, analisar e permitir aos gestores usarem smartphone para realizar aprovações.

Daí, o Marcelo Denadai, Gerente de Aplicações LATAM e o Victor Marchi, Coordenador de BI & Web LATAM apresentaram o projeto para a SimbioX.

A solução proposta foi uma personalização do SharePoint em conjunto com Power Automate.

Desta forma, era possível transferir o processo para uma plataforma online e criar um aplicativo para smartphones.

Ambas são soluções da Microsoft, mas se é a primeira vez que você ouviu falar, aqui vai uma breve explicação:

  • SharePoint: é uma plataforma de criação e armazenamento baseada em nuvem. Na prática, é possível desenvolver sistemas personalizados e armazenar documentos e informações.
  • Power Automate: é uma plataforma para criação de workflows (fluxos de trabalho)

Usando as duas plataformas a equipe da SimbioX construiu um sistema para atender todas as etapas do processo de DOA da Prysmian Group Latam.

Como funciona a solução?

A solução funciona criando fluxos online de solicitação, análise e aprovação de processos. Dessa forma, cadastramos todos os responsáveis (solicitante e aprovadores) para cada tipo de DOA.

Isso foi possível, entre outras coisas, graças a capacidade do SharePoint em criar listas dinâmicas.

Assim, bastou conectar o processo com a lista de aprovadores.

No final, o usuário não precisa saber para quem enviar o processo, pois o sistema identifica o tipo de DOA e envia para os responsáveis conforme a alçada de aprovação.

Fora isso, criamos um mini painel com indicadores básicos para os usuários acompanhar o processo em tempo real:

prysmian1

E mais: pensando em simplificar o uso da nova ferramenta, a SimbioX desenvolveu alguns recursos, como:

  • Criação de template por país;
  • Clone de processos;
  • Solução traduzida para português, inglês e espanhol;

Benefícios do projeto

Atualmente, o projeto funciona nos 8 países onde a Prysmian Group possui operação na América Latina.

Desde o lançamento do projeto, o novo sistema já recebeu mais de 4.000 DOAs.

"Agora o aprovador tem na mão todas as informações que precisa para tomar a decisão." (Marcelo Denadai, Gerente de Aplicações LATAM)

O projeto foi aprovado tanto por solicitantes quanto por aprovadores, como conta o Victor Marchi:

"Eles (os aprovadores) sabem que sua aprovação está registrada no sistema e é auditável, a área de Compliance confia e aprova a solução" 

Já para os solicitantes:

"Eles (solicitantes) têm segurança que estão seguindo as normas, enviando para a pessoa certa e podem acompanhar o processo em tempo real"

Veja a seguir algumas telas do sistema:

prysmian2

Figure 1 - Checklist de preenchimento

prysmian3

Figure 2 - Formulário de Solicitação

prysmian4

Figure 3 – Tela de Aprovação/Rejeição de um DOA (ao fundo histórico de aprovações)

Resumo e conclusão

A Prysmian Group saiu de um processo dependente de e-mail para um fluxo online de aprovação em tempo real.

Com o novo processo, a empresa agora conta com um sistema desenhado para atender suas necessidades regionais (América Latina).

Permitindo, inclusive, aprovação de processos via celular a qualquer hora e lugar.

Desta forma, tanto gestores quanto usuários conseguem acompanhar cada etapa do processo sem necessidade de recorrer ao e-mail.

Assim, os usuários têm certeza de que estão cumprindo o processo de acordo com as políticas. Já os executivos, têm seguranças que suas aprovações são registradas e auditáveis.

E aí, gostou desse case de sucesso? Que tal conferir alguns outros já publicados pela SimbioX?
Acesse a aba de categorias e encontre outros cases de sucesso.

Post by Cristiano Sacramento
Junho 30, 2022

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