Confira o GED Fast ajudou a MPD Engenharia a receber, organizar e garantir a segurança do processo de recebimento fiscal

Como garantir que todas as contas serão pagas em dia e evitar multas, juros e processos?

Para isso, toda as notas devem passar por um controle financeiro, contábil e fiscal.

Porém, isso não é novidade para nenhuma empresa, concorda?

Agora, se você é uma construtora que recebe mais de 5 mil notas todos os meses, uma pequena falha nesta gestão pode significar prejuízos irreparáveis.

Para garantir a segurança deste processo, a MPD engenharia resolveu substituir uma ferramenta antiga pelo SimbioX GED.

O SimbioX GED é um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos capaz de armazenar e organizar qualquer tipo de arquivo (digitalizado ou digital).

Com o uso do SimbioX GED, a MPD Engenharia passou a ter tranquilidade, confiança e facilidade no processo de recebimento de notas fiscais e documentos.

Ou seja, sem risco de perder prazos de pagamento, receber multas ou provocar conflitos internos.

Conforme relatou o Guilherme Butieri, Gerente de TI, Processos e Inovação da MPD:

“O sistema é amigável, rápido e fácil de usar e os clientes internos aprovaram”.

Sobre a produtividade:

“Antes o fluxo demorava entre 4 ou 5 dias, agora acontece em minutos – quase em tempo real”.
(sobre as notificações de aprovação do SimbioX GED)*

Quer entender como o SimbioX GED ajudou a empresa MPD a organizar, automatizar e garantir a eficiência no recebimento de mais de 5.000 notas todos os meses?

Continue lendo e confira todos os detalhes de mais um caso de sucesso da SimbioX.

 

Quem é a MPD Engenharia?

MPD Engenharia é uma construtora e incorporadora com 38 anos de experiência e responsável por mais de 1,5 milhão de metros quadrados construídos.

A empresa ganhou 7 vezes consecutivas o prêmio das Melhores Empresas para Trabalhar no setor e ficou entre as 35 melhores empresas em Gestão de Pessoas do país.

Fora isso, a MPD possui as certificações ISSO 9001:2000, OHSAS 2007, PBQP e QUALIHAB NÍVEL A e em 2021 a MPD também ganhou prêmio de 3ª maior Construtora do Brasil.

Com uma história de sucesso bem estabelecida é natural a empresa cuidar para que todos os processos internos corram com o mínimo de falha possível.

E neste contexto surgiu a necessidade de um novo software de gestão de documentos.

Como tudo começou?

Em Junho de 2019, a MPD Engenharia, criou o departamento chamado “Recebimento Fiscal”.

Segundo, Nauê Carvalho, coordenador da área:

“Cuidamos de todo o processo de análise de notas fiscais, contratos de prestação de serviço, cadastro de fornecedores e insumos, no corporativo da MPD e em todas suas obras”.

Mas, como funciona esse processo?

Na prática, o departamento de recebimento fiscal é o responsável por receber e verificar uma nota fiscal antes de enviá-la para pagamento.

Por sua vez, essas notas fiscais chegam das obras de construção da MPD ou de áreas internas.

Isto é, se qualquer departamento ou obra da empresa precisar comprar um material ou serviço, deve enviar a nota fiscal de compra para o departamento do Nauê.

GED Fast exemplo fluxo MPD

Agora, quais tipos de problemas podem acontecer neste processo?

  • Nota enviada com a razão social errada;
  • Nota enviada com menos de 10 dias de pagamento;
  • Nota retroativa (do mês anterior).

E vários outros.

Imagina controlar esse processo fisicamente sem um sistema de gestão de documentos?

Desafios de gestão de documentos da MPD

Você já deve ter notado como seria difícil controlar esse processo sem um sistema eletrônico de gestão de documentos.

Porém, a MPD já usava um sistema para controlar esse processo, entretanto, insuficiente para deixá-los dormir tranquilos:

“Tínhamos que ficar dando voltas para suprir as necessidades e conseguir o resultado desejado”.

E também:

“Pelo menos 1 ou 2 vezes ao dia eu recebia chamado por causa da integração”.

Neste caso, o Guilherme (Gerente de TI) se referia à integração do antigo sistema do ERP (sistema de gestão empresarial) da MPD Engenharia.

Pois, quando a nota fiscal vinha de obras, ela passava primeiro no sistema de ERP para cadastro e aprovação de gestores.

Além disso, o sistema anterior não enviava notificação quando os gestores aprovavam o processo:

“Com a falta de notificação, corríamos risco de perder prazos de pagamento, receber multa ou protestos”.

Fora tudo isso, ainda tinham outro desafio.

Mensalmente a MPD envia cerca de 700 documentos para uma de suas incorporadoras parceira.

Sem conseguir liberar acesso no sistema para o parceiro consultar os documentos, como era feito o processo?

Sim, fisicamente. Todos os meses a MPD imprimia esses 700 documentos e enviava a incorporadora parceira.

Imagina quanto tempo e papel eram gastos no processo?


imagem do GED Fast customizado para MPD Engenharia

Como personalizamos o SimbioX GED para MPD?

Ao receber esse desafio, a SimbioX e MPD concluíram que precisavam usar um sistema mais confiável, simples e personalizável.

Assim, oferecemos o SimbioX GED Fast – nossa plataforma completa de gestão eletrônica de documentos.

Entre os motivos que levaram a MPD escolher o SimbioX GED estava a segurança da tecnologia usada:

“A tecnologia usada pela SimbioX veio a calhar, principalmente agora com a LGPD, pois tudo é garantido pela própria Microsoft”.

A empresa se referiu ao SharePoint da Microsoft – tecnologia usada na construção do SimbioX GED.

Além de usar os mais de 12 recursos nativos do SimbioX GED, como:

Ainda, construímos algumas customizações para atender as necessidades da MPD:

  • Integração confiável com o sistema de ERP da empresa;
  • Formulário padrão por origem de solicitação: obras ou corporativo;
  • Template para cadastro de: fornecedores, aditivos, contratos, adiantamento e conhecimento de frete;
  • Relatórios em tempo real por meio do Power BI;
  • Experiência de uso (user experience) customizada para aumentar o desempenho do usuário da MPD;
  • Pesquisa refinada para diminuir o tempo de busca por processos ou documentos;
  • Registro de acesso e alterações (para auditorias);
  • Campo comentário em cada solicitação (para completar ou acrescentar informações).
imagem do GED Fast na MPD Engenharia com um exemplo de processo sendo executado

Além disso, o usuário recebe uma notificação via e-mail para cada nova alteração no processo, por exemplo:

  • Quando há necessidade de correção;
  • Quando há necessidade de uma aprovação;
  • Quando o gestor aprova a solicitação.

Com essas customizações, quais foram os resultados alcançados?

Veja no próximo tópico:

Resultados e Benefícios

Agora com o SimbioX GED, a MPD tem a segurança de usar um sistema confiável, customizado e fácil de usar:

“Hoje temos a confiança que a integração está funcionando e se não estiver, alguém vai nos alertar ou vamos receber uma notificação no próprio sistema”.

Fora isso, a experiência de uso foi um grande diferencial, como conta a Líder de projetos da SimbioX, Bruna Benigno:

“O GED ficou tão fácil de usar que não foi necessário ministrar treinamento ou desenvolver manuais extensos, pois durante a fase de testes e homologação o Nauê adquiriu todo o conhecimento e ele mesmo conseguiu replicar para sua equipe”.

E sobre a produtividade?

“Quando o gestor aprova uma solicitação no ERP o sistema atualiza automaticamente”.

E ainda:

“A integração funciona mais rápida, prática e segura”.

Resumindo, os benefícios do SimbioX GED na MPD:

  • A MPD reduziu as preocupações quanto a atrasos em pagamento por problemas de integração ou recursos da antiga ferramenta;
  • Agora os clientes internos possuem uma ferramenta fácil de usar e personalizada para atender as necessidades reais da empresa;
  • Todos os participantes dos processos recebem avisos em tempo real sobre o status da solicitação;
  • Os clientes internos da MPD conseguem pesquisar e encontrar qualquer documento ou processos em poucos segundos;
imagem de exemplo do GED Fast na MPD Engenharia mostrando o formulário de solicitação

Benefícios Bônus

Entre todas as customizações realizadas para MPD, uma foi responsável por reduzir de 3 dias para 2 horas o tempo de criação de um relatório.

Antes do SimbioX GED, a equipe fiscal precisava exportar, combinar e analisar algumas planilhas para extrair o relatório de recebimento de notas.

Esses relatórios mostraram para o departamento quantas notas foram recebidas e rejeitadas dentro do período.

Assim, eles conseguem identificar qual departamento tem mais notas aceitas ou reprovadas.

Na prática, esse relatório ajudava a equipe a corrigir falhas e aumentar o desempenho do processo.

A SimbioX desenvolveu para MPD um relatório em tempo real usando o Power BI – ferramenta capaz de criar gráficos automáticos a partir de planilhas ou outras fontes de dados.

Agora, basta um clique para o coordenador da área, Nauê Carvalho, visualizar tudo o que está acontecendo em sua operação:

“Com a chegada do PBI, informações gerenciais são encontradas de forma rápida e prática. Antigamente, passávamos horas trabalhando em planilhas para ter as informações.”.

Por fim, a MPD ganhou mais dois benefícios extras com o SimbioX GED:

Envio de documentos a parceiros

Lembra dos mais de 700 documentos que a MPD imprimia para enviar mensalmente a incorporadora parceira?

Agora, com o SimbioX GED, a MPD apenas cria um usuário no sistema para o parceiro. Deste modo, acabou a necessidade de imprimir e enviar toda papelada.

Isso representa a economia de cerca de 12.600 folhas de papeis anuais, fora toner de impressora e tempo dos profissionais envolvidos.

Auditoria Digital

Antes de usar um sistema de gestão de documento, a MPD gastava até 3 dias úteis para receber um documento físico solicitado ao arquivo morto (no caso de auditorias).

Com todos os documentos armazenados digitalmente no SimbioX GED, só é preciso liberar um usuário para o auditor.

Desta forma, o auditor pode acessar qualquer documento solicitado por meio dos filtros e campos de pesquisa da plataforma.

Um verdadeiro alívio.

Conclusão

Se você depende de uma plataforma para realizar um processo vital para o funcionamento da sua empresa, ter confiança na tecnologia e no fornecedor faz toda a diferença.

E foi isso que a MPD fez ao escolher o SimbioX GED e contar com a equipe de especialistas da SimbioX para customizar a ferramenta deixando a “cara da empresa”.

Já imaginou aproveitar todos esses benefícios também na sua empresa?

Então, deixa eu te dar uma boa notícia: você pode falar gratuitamente com um especialista da SimbioX.

Vamos entender a sua necessidade de gestão de documentos e encontrar juntos a melhor solução para sua empresa.

Ok, mas como faço para conseguir uma consultoria grátis da SimbioX?

Simples, clique no banner abaixo, preencha seus dados e entraremos em contato.

Aproveite essa oportunidade e faça como a MPD Engenharia.

Clique no banner acima e vamos nos conhecer.

Post by Cristiano Sacramento
Junho 19, 2022

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