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[Caso de sucesso] Como ajudamos o SBT a organizar mais de 280 mil documentos?

Gestão de Documentos

[Caso de sucesso] Como ajudamos o SBT a organizar mais de 280 mil documentos?

Cristiano Sacramento
Escrito por Cristiano Sacramento em 30 de junho de 2020

Ao visitar pela primeira vez a sede do Sistema Brasileiro de Televisão (SBT) na rodovia Anhanguera, a sensação é de adentrar num túnel do tempo, pois lá a história da maioria dos brasileiros se cruza com os incontáveis programas de TV que fizeram e fazem parte das nossas vidas até hoje.

Ao passar pelos enormes corredores que dividem os estúdios, e logo atrás de um dos principais restaurantes da empresa , encontra-se o departamento jurídico, personagem principal deste artigo e uma das áreas mais importante da empresa – você vai entender o porquê.

Em 2015, o departamento jurídico do SBT contratou a SimbioX para o projeto de digitalização e gestão eletrônica dos 289.873 documentos da área.

O resultado desse projeto economizou o tempo valioso do jurídico ao procurar um documento, organizou toda informação de forma inteligente, além de aumentar a produtividade das tarefas do dia a dia.

Fora isso, durante à pandemia, o GED Fast ajudou o SBT a migrar todo departamento jurídico para o home office da noite para o dia.

Logo após a conclusão do projeto, tivemos uma boa surpresa: recebemos essa mensagem no LinkedIn:

Então, convidamos a Dra. Marina Draib, Head do Jurídico do SBT, para dividir sua experiência com o projeto. Ela falou dos desafios, lições aprendidas, benefícios e resultados da digitalização do departamento jurídico do SBT.

A partir de agora você confere os principais pontos da nossa conversa com a Dra. Marina, além de entender como foi construído Caso de Sucesso do GED Fast no SBT.

Ao final, você também vai descobrir como a facilidade em acessar qualquer informação da sua empresa com apenas 3 ou 4 cliques, pode torná-la mais produtiva, organizada e segura.

Sendo assim, vamos nessa 😉

Confira abaixo os principais tópicos:

Como tudo começou…

Antes de mais nada, deixa eu te explicar a razão da área jurídica ser uma das mais importantes do SBT.

No segmento de Televisão, os contratos funcionam como uma espécie de ativo da empresa, pois ali se registra o direito sobre a propriedade intelectual (por exemplo: programas apresentados por algum artista).

Como explica a Dra. Marina:

“Eu costumo dizer que nosso trabalho de direitos autorias e propriedade intelectual têm dois pilares: o primeiro é o contrato, meio pelo qual você adquire os direitos sobre uma obra. O segundo é o material em que se encontra gravada esta obra audiovisual.”

Sendo assim, manter a segurança e gestão de cada contrato é atividade essencial para o negócio principal da empresa.

O que acontece quando não se acha um documento que procura?

Antes do início do projeto, os mais de 250 mil documentos ocupavam uma área de 20 m² dentro do departamento jurídico. Separados em estantes e caixas, procurar qualquer documento era um verdadeiro desafio.

Foi quando o departamento jurídico decidiu então, modernizar seus serviços migrando os arquivos físicos para o digital.

“Nosso objetivo era garantir a guarda segura e gestão de toda a documentação, além de poder compartilhar facilmente com a equipe.”

Qual foi a solução proposta pela SimbioX?

Entendendo a necessidade principal de organizar e localizar documentos facilmente, seja dentro ou fora do SBT, sendo assim, propomos o GED Fast construído em SharePoint (plataforma de criação da Microsoft).

“A solução apresentada sempre pareceu muito simples por ser em SharePoint, uma forma horizontal de localizar documentos. Além disso, permitia customização dentro das nossas regras de negócio”

A partir disso, o SBT iniciou o primeiro passo do projeto: a digitalização de todos os arquivos físicos, ou seja, utilizar scanner para transformar esses arquivos físicos em digitais. Assim, seria possível migrar os documentos digitais para o GED Fast.

Foi exatamente neste ponto onde a equipe jurídica do SBT aprendeu uma lição que mudaria a forma como eles imaginavam o projeto…

Você conhece melhor do que ninguém o caminho mais fácil para encontrar uma informação do seu departamento.

No início da fase de digitalização, o SBT contratou um serviço externo especializado na organização de documentos. Isso significa que a forma de localizar cada documento (por pastas, por exemplo), ficaria a cargo desta empresa.

Sem a experiência própria do departamento, a hierarquia desenhada era diferente de como os advogados estavam acostumados. Resultado: o modelo não funcionou.

“Começamos com uma estruturação pensando como num arquivo físico – e isso foi um equívoco.”

Então, o SBT decidiu interromper a fase de digitalização para repensar o modelo de organização das informações.

Por este motivo, o próprio departamento jurídico definiu a forma como eles gostariam de organizar os documentos.

“Na prática, como o GED da SimbioX é um sistema em SharePoint horizontal, você não precisa trabalhar com uma estruturação de arquivo tradicional.”

Entenda como funciona o sistema de busca do GED Fast baseado em metadados e OCR no final do artigo.

Como o SBT garantiu o acesso seguro aos advogados internos e externos?

Após superar os desafios de digitalização, o SBT estava preocupado com a confidencialidade e segurança de acesso aos arquivos digitais, pois como visto neste artigo, os contratos são ativos importantes da empresa.

Sendo assim, imagina se algum desses documentos são acessados por pessoas não autorizadas?

Para garantir a segurança do processo, o SBT utilizou dois recursos exclusivos do GED Fast:

Perfil de Acesso

Este recurso permite selecionar qual usuário ou grupo de usuários pode acessar os documentos da organização. Dessa forma, evita-se a visualização de arquivos por pessoas não autorizadas.

Duplo fator de segurança

Com este recurso, você envia um código para o celular do usuário que deve inserir o número recebido na tela de login. Desta maneira, diminui os riscos de acessos falsos na plataforma – por exemplo, ataques de hackers.

No SBT, este recurso foi aplicado especialmente para advogados que fazem trabalho externo.

“Se a gente está dentro da corporação, você tem acesso direto; no entanto, se você está fora da corporação, você precisa de um duplo fator de segurança para garantir quem acessou de fato a informação.”

Resultados do Projeto

O projeto do SBT ganhou destaque dentro da empresa e chamou a atenção de outros departamentos:

“Eu vejo como resultado ter sido muito produtivo e aprovado internamente, porque após o jurídico duas outras áreas se interessaram: uma já implantada e outra está implantando o Gerenciamento Eletrônico de Documentos da SimbioX.”

Além disso, a facilidade de centralizar toda documentação em um único lugar mudou a rotina dos advogados:

“Eu, como participo de reuniões fora, tive a oportunidade de acessar a toda nossa biblioteca de arquivos e documentos de qualquer lugar onde tivesse reunião.”

Como o GED ajudou todo time jurídico do SBT migrar para o Home Office?

No começo da pandemia apareceu um caso suspeito de covid-19 no andar do departamento jurídico. Então, a empresa decidiu mover todos os colaboradores para o regime de home office.

Como toda documentação incluindo procurações, contratos e marcas já estavam no sistema, bastava um computador e acesso à internet para que cada membro da equipe pudesse trabalhar normalmente.

“Foi possível fazer dessa forma, todo mundo saindo com um computador, notebook ou usando o computador da sua casa, sem sair carregando pastas, arquivos … de um dia para o outro, cada qual pegando apenas seus pertences pessoais e com seu computador, podiam trabalhar da mesma forma”.

Fora isso, a mudança para o home office, fez parte dos advogados que não faziam trabalho externo enxergarem o valor do GED Fast, pois passaram a compreender os benefícios de terem todos os documentos centralizados e organizados em um único lugar.

Como o SBT criou um método para manter os documentos sempre atualizados após o projeto?

Manter os documentos centralizados com fácil acesso é um dos principais benefícios de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos, entretanto, para aproveitar esses benefícios, é necessário manter as informações sempre atualizadas.

“Não é só um repositório que a gente deixou de atualizar quando entramos em home office.”

Para isso, o departamento jurídico utilizou comunicação interna com distribuição de tarefas para equipe, assim, os arquivos sempre permanecem atualizados.

“O que eu vejo é que, passados esses meses todos, nós estamos mantendo não só a produtividade que tínhamos, mas também a ferramenta está sempre atualizada”

Como funciona o sistema de busca do GED Fast SimbioX?

O GED Fast SimbioX é um produto desenvolvido com nossa experiência de 12 anos ajudando empresas a organizarem documentos em formato digital.

O GED Fast possui mais de 16 recursos para sua empresa nunca perder uma informação.

Veja alguns deles:

  • OCR: permite encontrar um documento a partir de qualquer informação inserida dentro dele
  • Indexação customizada: você define qual é a melhor forma de organizar seus documentos
  • Assinatura Digital: para garantir a integridade e confiabilidade dos documentos digitalizados
  • Versionamento: para você saber exatamente a história de alteração de cada documento
  • Workflows customizados: caso você precisa que uma ou mais pessoas executem algum tipo de ação no documento, como aprovação ou autorização.

Fora isso, claro, você conta com um sistema de busca pensando na experiência do usuário. Nele, as informações ficam dispostas de uma maneira fácil de encontrar:

Tela de busca GED Fast SimbioX

Organize também os documentos da sua empresa

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Você também pode obter esses benefícios na sua empresa.

Então, que tal fazer como o SBT e conhecer agora mesmo como funciona o GED Fast SimbioX?

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