fbpx
O que é BPM e como aplicar a sua empresa

Gestão de Documentos

O que é BPM e como aplicar a sua empresa

SimbioX
Escrito por SimbioX em 30 de dezembro de 2019

Nesse artigo vamos explanar os conceitos, como aplicar o BPM para organização dos processos, melhorias, e tudo que for necessário para melhorar a tomada de decisão e visão do negócio.

Então, continue acompanhando para extrair os melhores benefícios deste conceito para sua empresa.

O BPM ou Business Process Management (Gerenciamento de Processos de Negócio em português) é uma metodologia de gestão que serve para gerenciar os processos organizacionais de alta ou baixa complexidade, nos mais diversos ambientes.

O que é BPM?

O BPM serve para tornar visível as pessoas e suas atividades. Desta forma, é possível mapear o fluxo de trabalho da empresa e acompanhar toda sua rotina.

Sendo assim, através desta tecnologia, consegue-se corrigir e aumentar o rendimento da empresa na totalidade.

O conceito de BPM é um conjunto de boas práticas de gestão organizacional, que visa a eficiência em todos os processos e rotinas. Além melhorar a eficácia e produtividade, reduz custos e permite um controle da operação na totalidade.

A metodologia BPM é usada para documentar, manipular e formalizar processos de negócios, da mesma forma que o framework ITIL apoia a implementação da gestão de serviços focados em pessoas, processos e recursos usados na entrega dos serviços.

O ITIL (Information Technology Infrastructure Library) é um conjunto das melhores práticas voltadas para a gestão de serviços de TI.

As capacidades do ITIL e BPM, quando combinadas, potencializam as melhorias dos processos de TI e da empresa em geral.

A Gestão de Processos é focada em resultados e não em tarefas. Não é uma ação isolada, mas um conjunto de avaliações contínuas dos processos.

Por meio da otimização da gestão e controle de métodos, são padronizados todos os processos da empresa, deste modo, é possível minimizar possíveis erros e riscos facilmente.

Para isso, utilizam-se ferramentas para análise, modelagem, aperfeiçoamento, publicação e controle de todos as áreas.

Como implantar o BPM?

Cada dia mais as empresas precisam de processos estruturados. Porém, a implantação do BPM não é um processo fácil, já que acaba atingindo alguns aspectos culturais das empresas que muitas vezes já estão arraigados.

Muitos gestores não sabem por onde começar, ou não tem claro quais as deficiências e dificuldades a transformar.

O conhecimento das ferramentas disponíveis no mercado e como aplicar as melhores práticas em todas as fases do projeto são essenciais para se ter uma visão ampla do gerenciamento de processos do negócio.

Para se implantar o BPM, utiliza-se o CBOK®. (Business Process Management Commom Body of Knowledge), que é um guia de gerenciamento de processos que traduz tudo que é fundamental para esta implantação.

Esse guia divide o BPM em 9 áreas:

  • Gerenciamento de Processos de Negócio;
  • Modelagem de Processos;
  • Análise de Processos;
  • Desenho de Processos;
  • Gerenciamento de Desempenho de Processos;
  • Transformação de Processos;
  • Organização de Gerenciamento de Processos;
  • Gerenciamento de Processos Corporativos;
  • Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócio.

Para um BPM ser efetivo, precisa-se do comprometimento contínuo de toda empresa, desde o envolvimento nas atividades, como no ciclo de feedbacks, fazendo com que o processo de negócio se alinhe a estratégia da empresa.

O conjunto de práticas melhora o desempenho da companhia em geral, além de reduzir custos e atender às expectativas dos clientes com relação ao negócio.

Para chegar à estruturação do processo como um todo e promover as transformações na empresa, são necessárias seis etapas:

bpm

#1 Planejamento e identificação (As Is)

Esse é o momento de planejar como o BPM será implantado na empresa.

São diagnosticados os problemas e as possíveis formas de corrigi-los através da gestão de processos. Nesta etapa também que se define o método, modelo, notação e que ferramenta será utilizada no ciclo de BPM.

#2 Análise de processos (To Be)

Nesta etapa, são levantados todos os processos e quais atividades comporão o escopo a ser validado, para checar se o entendimento está alinhado.

Aqui o negócio da empresa é mapeado para ter uma visão geral. Com o mapeamento, são desenhados toda sua cadeia e seus respectivos processos da empresa. Após a definição da cadeia de valor, começa o levantamento do processo atual.

São realizadas entrevistas com os responsáveis por cada processo. Com base nesses relatórios, são desenhados os fluxos dos processos atuais (AS-IS) no formato de modelagem de processos.

Os fluxos desenhados são avaliados com os demais líderes do grupo, tentando ser o mais fiel possível com a realidade da empresa. Nesta etapa, também acontecem ajustes nos modelos de processos sugeridos.

#3 Desenho (To Be)

Aqui são estabelecidas as metas quantitativas que o processo irá alcançar. Na sequência, por meio de ferramentas de simulação, testa-se o processo para checar se está ocorrendo como previsto ou se há gargalos.

Caso ocorram divergências, o processo é alterado e só é liberado quando estiver atendendo as expectativas.

#4 Simular fluxos e verificar aderência (To Be)

Processos testados e checados, agora são implantados.

Nesse ínterim, outro planejamento deve acontecer com relação ao software a ser utilizado, bem como os impactos na estrutura organizacional, com relação a treinamentos, equipes, integração com outros sistemas.

Tudo pensando em causar o menor impacto no dia-a-dia dos funcionários e da empresa como um todo, de forma que as mudanças causem um impacto positivo.

#5 Monitoramento e controle

A gestão dos processos é medida por indicadores de desempenho definidos entre as áreas, e da checagem dos possíveis desvios.

Quando os processos não obtêm os resultados desejados, analisam-se os desvios para tomar as ações.

#6 Refinamento (melhoria dos fluxos)

Após acompanhamento dos indicadores, os processos passam por uma avaliação contínua, levantando quais melhorias precisam ser implantadas.

Ocorre a avaliação da situação atual (AS-IS), propondo melhorias para o processo futuro (TO-BE) que será implantado.

Dentre as técnicas de avaliação, podem acontecer modificação ou exclusão de atividades, de papeis, documentos, ferramentas utilizadas, regras de negócio.

A exclusão de papeis e documentos tem alguns procedimentos importantes a serem seguidos, para manterem a integridade das informações e contratos.

Benefícios do BPM

O BPM melhora o desempenho das empresas, gerando uma competitividade sadia, melhoria contínua e correções dos processos de forma geral.

Além de trazer transparência em todas as etapas do processo, permite um maior controle administrativo, aumento da produtividade, redução de custos e automação dos processos.

Os benefícios BPM são duráveis e confiáveis. Um software que apoie essa transformação, que entregue de ponta a ponta, desde o mapeamento até a automatização dos processos auxilia muito, principalmente para medição dos resultados.

Reduz desperdício de recursos, tempo, e tudo que é essencial para uma empresa. Como os processos são analisados e entendidos, fica fácil enxergar os gargalos e os pontos de melhoria.

Softwares de BPM

Existem softwares no mercado direcionados às áreas de Gestão de Processos de Negócios e Gestão Documental, que permitem a criação do ciclo de vida do BPM de forma compatível com visões previstas no CBOK®.

Eles permitem às empresas modelarem, padronizarem e melhorarem seus processos de negócio através do gerenciamento de fluxos de trabalho. Na área de gestão eletrônica de documentos, GED, geram a assinatura de documentos eletrônicos com certificação digital de forma legalizada, com tudo padronizado para recuperação e consulta.

Mapeando os processos, haverá uma melhor alocação dos recursos e corte de tarefas duplicadas, evitando desperdícios.

Através da automação de processos, as informações ficam disponíveis para todo o time. O papel de todos fica claro e os processos mais organizados, transparentes e eficazes.

Conclusão

O processo de implementação da BPM parece complexo, mas quando todo time está alinhado com objetivos estabelecidos, o resultado é certo com relação ao aumento da produtividade.

A empresa passa a documentar e implementar controles internos, que geram informações confiáveis e organizadas, transmitindo transparência para toda companhia, já que a informação fica de fácil acesso a todos.

E aí,

o que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

One Reply to “O que é BPM e como aplicar a sua empresa”

Japa

Ótimo artigo, parabéns!