fbpx
Benefícios do GED Fast SimbioX para organizar os documentos da sua empresa como o Google organiza as informações na Internet

Gestão de Documentos

Benefícios do GED Fast SimbioX para organizar os documentos da sua empresa como o Google organiza as informações na Internet

Cristiano Sacramento
Escrito por Cristiano Sacramento em 11 de março de 2021

Conheça 7 benefícios exclusivos do GED Fast SimbioX para organizar, garantir segurança e acesso fácil aos documentos da sua empresa.

Já viu a frase:

“Nenhum homem é uma ilha”?

Essa frase nos lembra da necessidade humana de viver em sociedade.

Portanto, nenhum homem pode viver como se fosse uma ilha.

Afinal, nada se aproveitaria de seu conhecimento e criação (uma vez que ninguém terá acesso a eles).

Agora, adaptando essa frase para empresas, teríamos algo como:

“Nenhuma empresa é uma ilha”.

Mas, claro, uma empresa é feita de vários departamentos e, como o conjunto de ilhas se chama “arquipélago“, a frase ideal seria:

“Nenhuma empresa é um arquipélago”

Isso porque, se cada departamento agisse como uma ilha deserta desperdiçaria todo conhecimento, experiencia e lições aprendidas.

E nenhum diretor entra numa reunião cuja pauta é: precisamos desperdiçar recursos, esquecer lições aprendidas e bloquear a troca de conhecimento.

Pelo contrário, o objetivo da empresa é trabalhar com eficiência, isto é, aproveitar ao máximo todos os recursos produzidos por ela.

Mas, por que algumas empresas ainda trabalham como ilhas desertas?

Umas das razões é ter conhecimento enjaulado em pilhas de papéis, gavetas, computadores pessoais ou servidores de arquivo descentralizados.

Em ambos os casos, tratam-se de informações restritas, inacessíveis e pouco aproveitadas.

Ok, mas como ter uma empresa onde as informações estão digitalizadas, centralizadas e acessíveis?

Continue comigo, pois ao final deste texto você verá como esses X benefícios do GED Fast SimbioX te ajudam a transformar papéis em informações compartilháveis e acessíveis.

Preparado para resgatar sua empresa de uma ilha deserta? Então vamos nessa….

Pesquisa Avançada (como se fosse o Google)

O que torna o Google um sucesso inegável?

  • Popularidade?
  • Tecnologia?
  • Monopólio?

Não.

Na verdade, ele já era o buscador número 1 da internet antes de ser conhecido mundialmente.

Então, qual é o segredo?

Em primeiro lugar, a facilidade de uso.

Afinal, se eu te pedir para pesquisar agora sobre “melhores filmes de comédia na Netflix”, quanto tempo você levaria?

Certamente poucos segundos.

Agora, pense comigo:

E se fosse fácil encontrar qualquer documento da sua empresa como fazer uma pesquisa no Google?

Por isso mesmo, o GED Fast SimbioX conta com o recurso de busca avançada.

Este recurso foi pensando para simular a experiência de busca do Google.

GED Fast SimbioX tela de busca por documentos

Deste modo, será fácil procurar qualquer tipo de documento – por meio do celular ou computador.

Ou seja, você encontrará um documento quando e onde desejar.

Sendo assim, imagine quanto isso aliviará o trabalho dos seus colaboradores e diretores quando estiverem fora do escritório?

Veja, por exemplo, este case onde migramos mais de 200.000 documentos do SBT para o GED Fast SimbioX.

“Eu vejo como resultado ter sido muito produtivo e aprovado internamente, porque após o jurídico outras duas áreas se interessaram: uma já implantada e outra está implantando o Gerenciamento Eletrônico de Documentos da SimbioX.”

Dra. Marina Draib – Head Jurídico SBT

Trabalho cooperativo (dobre sua produtividade)

Imagine a situação:

Você está em home office escrevendo um contrato com um colega no escritório.

Então, para cada versão revisada você envia um e-mail com a minuta do documento.

Quem nunca passou por essa situação e se perdeu em qual versão era a final?

Pensando em te livrar deste problema, o GED Fast é integrado com os aplicativos da Microsoft, como o Word, Excel e PowerPoint.

GED Fast integração Microsoft 365

Desta forma, ao armazenar um documento no GED Fast, você será capaz de trabalhar em tempo real no mesmo documento com várias outras pessoas.

Isso mesmo, esse é o fim daqueles documentos com o título:

contrato.versãofinalmesmo.docx.

Além disso, o GED FAST é capaz de armazenar as alterações do documento para você não perder nada.

Metadados e OCR (magia ou tecnologia?)

Após digitalizar um documento físico, qual é a melhor forma de organiza-lo para facilitar a busca?

A resposta são Metadados e OCR.

Metadados vão enriquecer seu documento. Por exemplo, ao subir um documento comercial, você adiciona informações complementares, como:

  • Autor
  • Departamento
  • Tipo de Documento
  • Data e hora
  • Responsáveis.

Desta maneira, ao fazer uma pesquisa simples no campo de busca, o GED Fast te mostrará os resultados por cada categoria. Exemplo:

  • Jurídico;
  • Comercial;
  • Marketing.

Agora, você pode clicar no documento na área de resultados, ou selecionar alguns metadados para refinar a busca.

Por outro lado, o OCR é quase como um truque de mágica.

Com ele, o GED Fast encontra qualquer informação inserida no documento.

Por exemplo, imagine que seu documento contém a palavra: “CPF” . Quando você digitar essa palavra no campo de busca, o GED vai te mostrar esses documentos.

GED Fast OCR

Assinatura Digital

  • Documento digitalizado tem validade jurídica?
  • Posso descartar o original?

Essas são algumas perguntas frequentes quando o assunto é digitalização de documentos.

Afinal, um dos benefícios da digitalização é diminuir o gasto de produzir e armazenar papel.

Atualmente, a legislação brasileira permite o descarte de documentos físicos com algumas condições.

Entre elas, está o uso da assinatura digital.

A Assinatura Digital garante sigilo e confiabilidade de um documento digital.

E no Brasil, possui o mesmo valor de uma assinatura de próprio punho.

Então, adivinha?

Sim, você terá este recurso no GED Fast SimbioX.

Agora, para entender melhor como funciona o processo de assinatura e descarte de documentos usando assinatura digital, veja este artigo:

Lei 12.000 (lei da liberdade econômica): agora posso descartar documentos?

Fluxo de aprovação

Há casos onde transformar papel em informação compartilhável acessível exige algumas aprovações.

Por exemplo, para digitalizar prontuários hospitalares é exigida a revisão de um ou dois médicos.

Em outros casos, certos tipos de documentos só são acessados por pessoas autorizadas.

Então como oferecer acesso seguro e supervisionado a documentos?

No GED Fast SimbioX você configura o nível de permissão por grupos ou pessoas.

Em outras palavras: você define quem pode ver o quê.

Além disso, caso haja necessidade de revisão antes da publicação, basta configurar os responsáveis por cada etapa.

Assim, o GED executará o recurso de workflow para capturar a autorização digital dos participantes.

Chega de e-mail com anexos

Com os documentos digitalizados e organizados, você dispensa a necessidade de enviar documentos por anexo.

Ao invés disso, basta copiar o link do documento e compartilhar onde desejar:

Com este recurso, você envia documentos de qualquer tamanho sem depender do limite do seu servidor de e-mail (ou risco de cair na caixa de spam)

Sincronização offline

Que tal acessar o GED direto de uma pasta do seu computador?

(Este é meu recurso favorito)

O GED Fast SimbioX permite criar uma pasta no seu computador para sincronizar todos os arquivos armazenados na nuvem.

Desta forma, você encontrará qualquer documento direto do seu computador – sem precisar acessar o GED Fast.

GED Fast sincronização offline

Isso vai te ajudar a economizar tempo e facilitar a organização de documentos, pois ao colocar um documento na pasta sincronizada, ele é atualizado automaticamente no GED Fast.

Conclusão

Aproveitar os benefícios do GED Fast SimbioX vai te ajudar a promover a cooperação e compartilhamento de informações na sua empresa.

Transformando gavetas com papéis em um repositório de conhecimento para toda a sua empresa.

Assim, nenhum departamento será uma ilha deserta.

Além disso, o GED Fast já foi testado e aprovado por empresas como o SBT (canal de televisão), Hospital do Rim e MPD Engenharia.

Ao todo, já foram mais de 1 Tera de documentos armazenados e organizado ajudando empresas a conectar departamentos, compartilhar informações, garantir a segurança de documentos e promover a cooperação em toda organização.

Quer fazer parte deste time?

Então veja só este presente:

Você receberá uma consultoria e demonstração 100% grátis do GED Fast SimbioX.

Nesta consultoria, vamos entender seus desafios de gestão de documentos e ajudá-lo a entender se o GED Fast SimbioX é a melhor opção para você 🙂

Não perca esta oportunidade de transformar e elevar o nível da gestão de documentos da sua empresa.

Como resgatar minha consultoria grátis?

Basta acessar esta página (ou acesse o chat aí da página).

Estamos do outro lado te esperando 🙂

E aí,

o que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *