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Admissão de Funcionários: guia prático para dominar o tema

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Admissão de Funcionários: guia prático para dominar o tema

Cristiano Sacramento
Escrito por Cristiano Sacramento em 21 de novembro de 2019
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Admissão de funcionários é um dos primeiros processos que qualquer trabalhador passa ao entrar em uma empresa. Portanto, executá-lo corretamente, além de evitar problemas com o governo, garante que sua empresa passe uma ótima primeira impressão.

Então, neste post você vai entender o passo a passo da admissão de funcionários para executá-las sem erros na sua empresa.

Bônus: veja como utilizar o processo de admissão de funcionários para melhorar os resultados da sua empresa e promover o time de admissão.

Principais dúvidas sobre Admissão de Funcionários

É natural que o sentimento de preocupação apareça quando falamos do processo admissional, pois,  após o impacto do e-social, qualquer informação divergente com o governo pode gerar multas para as empresas.

Pensando nisso, veja quais são as principais dúvidas sobre admissão de funcionários que serão respondidas neste artigo:

  • O que é admissão de funcionários?
  • Documentos para admissão de funcionários obrigatórios;
  • Passo a Passo.

O que é admissão de funcionários?

Admissão de funcionários é o processo que transforma um candidato escolhido no Recrutamento e Seleção (R&S) em um colaborador oficial da empresa. Além do mais, a admissão funcionários corretamente executada, garante que a empresa esteja em dia com as obrigações da Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT).

Documentos para admissão de funcionários obrigatórios:

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS
  • Documento de Inscrição no PIS/PASEP ou anotação correspondente na CTPS;
  • Exame admissional (Atestado de Saúde Ocupacional – ASO – NR-7);
  • CPF;
  • RG;
  • Certidão de Nascimento ou Casamento;
  • Título de Eleitor;
  • 2 Fotos 3×4;
  • Comprovante ou declaração de endereço;
  • Cópia da certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos para fins de recebimento de salário-família e cópia do Cartão da Criança dos filhos menores de 6 anos e Declaração de Frequência Escolar para maiores de 07 anos e Relação de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade;
  • Certificado de reservista ou de alistamento militar, para os empregados brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 e 45 anos;
  • Carteira Nacional de Habilitação (CNH) – para os empregados que exercerão o cargo de motorista ou função que envolva a condução de veículo de propriedade da empresa;
  • Carteira de habilitação profissional, expedida pelos Conselhos Regionais, para os empregados que exercem profissões regulamentadas.

Fora isso, dependendo do acordo coletivo e tipo de atividade, é possível solicitar outros documentos, como: exames adicionais, certificados técnicos entre outros.

Admissão de funcionários: Passo a Passo

Se você ainda tem dúvidas de como executar o processo de admissão na sua empresa, siga este passo a passo para não errar e evitar multas do e-social.

#1 Exame Admissional

O exame admissional é obrigatório para empregadores segundo o Art. 168 da CLT. Trata-se de um exame médio para garantir que o colaborador está apto física e mentalmente para exercer sua função.

Portanto, não é possível concluir a admissão sem o exame admissional.

Vale lembrar que há mais duas ocasiões onde o exame médico é necessário, são elas: periodicamente e na demissão.

Sendo a periodicidade definida no Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)

#2 Envio de documentos admissionais

Agora com o exame admissional pronto, é o momento de coletar os documentos obrigatórios já citados neste artigo.

#3 Anotações na carteira de trabalho

Outro item obrigatório é a anotação das informações de admissão na carteira de trabalho do novo colaborador. Algumas informações que precisam ser preenchidas:

  • Nome e CNPJ do Empregador
  • Endereço da empresa;
  • Cargo;
  • CBO (Classificação Brasileira de Ocupações)
  • Atividade do estabelecimento;
  • Data de admissão;
  • Número do registro;
  • Remuneração.

É importante ressaltar que ao receber a carteira do trabalhador, a empresa tem o prazo de até 48 horas para devolvê-la, sendo passível de multa.

#4 Contrato de trabalho

O contrato de trabalho pode ser com prazo indeterminado, determinado ou contrato de experiência. Lembrando que este último não pode ser maior que 90 dias.

Além disso, no contrato de trabalho devem constar informações como: identificação e obrigações das partes, direitos e deveres, jornada de trabalho e condições especiais.

#5 Vale Transporte

O vale transporte é um direito do trabalhador assegurado pela Lei  7.418. Para tanto, o colaborador precisará informar os meios de transportes utilizados entre a ida e volta da empresa.

Dica: é possível encontrar modelos de formulários de vale transporte prontos na internet.

#6 Acordo para compensação de horas – se aplicável

Após a reforma trabalhista, o acordo para compensação de horas pode ser realizado diretamente entre o empregador e funcionário, mediante documento por escrito.

Na prática, este acordo refere-se a acrescentar dias em função de outros suprimido na jornada de trabalho. Por exemplo: o colaborador pode compensar com um dia de trabalho as folgas de feriado.

#7 Admissão e-social – evento 2.200.

Finalizado todo este processo, é preciso fazer o registro oficial do novo colaborador no e-social através do evento 2.200. Neste evento é registrado todas as informações que foram coletadas durante o processo.

É possível fazer o registro diretamente pelo eSocial Web ou por meio de sistemas eletrônicos como ERP credenciados.

Reprodução Youtube: Fortes Tecnologia

Bônus: Admissão de funcionários para promover a área e melhorar os resultados da empresa

Apesar de ser um dos processos que mais envolvem burocracia, admissão de funcionário pode trazer resultados diretos no resultado da sua empresa.

Mas, como?

Primeiro, é preciso lembrar que a admissão de funcionários bem feita começa antes da coleta de documentos. Desta forma, podemos dizer que ela começa ainda no processo de Recrutamento e Seleção e termina após o Onboarding.

admissão de funcionários ciclo de experiência do novo colaborador
Reprodução: SimbioX

Imagine que o time de Recrutamento e Seleção investe tempo e recursos para encontrar o candidato ideal, mas, ao chegar na conferência de documentos, o time responsável descobre que, por algum problema documental, não será possível admiti-lo.

Neste cenário, seria necessário retomar o processo de R&S ou substituir o candidato reprovado. De qualquer forma, já foram gastos tempo e recursos preciosos.

Da mesma forma acontece no onboarding.

O candidato passa com sucesso por todas as etapas, entretanto, ao chegar no onboardinng, a experiência de boas-vindas é tão desagradável que faz o candidato reconsiderar se vai permanecer na empresa pelos próximos anos.

Como utilizar a admissão de funcionários para melhorar o resultado da empresa?

Dito isto, admissão de funcionários pode trazer resultados positivos ou negativos para os resultados da empresa. Mas é claro, neste post vamos te mostrar como aproveitar este processo para melhorar a performance da sua empresa.

#1 Seja parceira do time de Recrutamento e Seleção

Como dito antes, uma falha que pode acontecer antes mesmo da fase de admissão de funcionários, é o time de R&S passar um candidato que não poderá ser aprovado na fase de admissão.

Sendo assim, uma das formas de mostrar valor é auxiliando a equipe de R&S na pré-validação dos candidatos. Desta maneira, é possível reduzir o custo e retrabalho da empresa em ter que refazer o processo.

Para isso, alinhe com o time de R&S as informações e documentos necessários para realizar a pré-validação. O time de R&S pode incorporar estas informações dentro do processo padrão ou mediante uso de um software de recrutamento e seleção.

Confira também: Admissão de Funcionários – 9 dicas para um processo mais eficaz

#2 Faça o onboarding perfeito

Como você pode ter percebido, admissão de funcionários é uma das partes que compõe a experiência geral do novo colaborador, deste modo, a fase de boas-vindas (onboarding) é tão importante quanto cada uma já citada neste artigo.

Considere essas informações:

admissão de funcionários benefícios

Portanto, veja os benéficos do onboarding bem feito:

  • Diminui o turnover da sua empresa;
  • Aumenta a satisfação dos colaboradores;
  • Melhora a imagem da empresa;
  • Aumenta o tempo de empresa do colaborador;
  • Constrói seu Employer Branding;
  • Diminui custos de reposição de colaboradores.

Como fazer um processo de onboarding perfeito na admissão de funcionários?

Um processo de onbarding perfeito nada mais é do que entregar uma experiência de boas-vindas que você mesmo gostaria de receber ao visitar uma loja ou estabelecimento.

Por exemplo: já teve a oportunidade comprar um café no Starbucks?

Se sim, percebeu como seu nome anotado no copo e pronunciado por um atendente te dá a sensação de que aquilo foi especialmente preparado e feito para você?

Logo, a experiência do onboarding deve ser preparada e pensada para que cada colaborador se sinta especial e único.

Outro exemplo: na Gympass, a última fase do onboarding consiste em dar um voucher para o novo colaborador experimentar uma atividade física disponibilizada pela empresa, que pode ser de Crossfit a Yoga.

Algumas dicas para criar seu processo de onboarding:

  • Personalize a comunicação: escreva e-mails criativos e prepare um kit de boas-vidas com squeeze, caderno e canetas personalizadas;
  • Envolva a liderança: a participação de líderes e encarregados diretos ajudará o colaborador a se familiarizar com a hierarquia da empresa logo no primeiro dia;
  • Propósito, na prática: faça o colaborador vivenciar na prática o propósito da empresa, seja experimentando o produto principal ou participando de alguma atividade externa;
  • Mostre benefícios e tire dúvidas: esta é a hora ideal para mostrar os benefícios que a empresa pode oferecer e tirar eventuais dúvidas sobre o que virá a seguir.

De forma geral, a criatividade e a sensibilidade te ajudarão a criar o processo de onboarding que faz mais sentido para sua empresa. Então, não perca tempo e comece a montar o seu agora.

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