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9 ferramentas essenciais para seu Plano de Comunicação Interna

Comunicação Interna

9 ferramentas essenciais para seu Plano de Comunicação Interna

SimbioX
Escrito por SimbioX em 30 de outubro de 2020

Ferramentas que vão transformar o Plano de Comunicação Interna da sua empresa 

Você já parou para pensar que a maneira como você se comunica com o seu colaborador impacta na produtividade dele?

Não?

Então, está na hora de você começar a pensar. Afinal, isso influencia no trabalho em equipe, engajamento e na experiência do colaborador. Além de influenciar também nos resultados e processos da empresa.

Pois é, construir um Plano de Comunicação Interna é uma ótima forma de tornar o ambiente de trabalho mais produtivo, colaborativo e engajado.

Existem diversas formas de comunicação, como por exemplo: a Comunicação Interpessoal e a Comunicação Vertical, Horizontal e Transversal

Cada uma conta com um objetivo e é muito importante entendê-las para alinhar com o seu plano de comunicação interna. 

A Comunicação Interna é o futuro do trabalho.  

Precisamos saber desenvolver relacionamentos pessoais na empresa. O ambiente de trabalho não é mais aquele que o funcionário chega e fecha à porta, mas sim aquele onde ele colabora com o crescimento da empresa.” 

diz, Mauro Seguro – Diretor de Marketing e Comunicação da IBM Brasil 

Com isso, podemos concluir que a sua comunicação interna tem grande impacto no sucesso da sua empresa.

Uma comunicação interna ineficaz leva à frustração dos colaboradores, baixa motivação e produtividade, como também o desligamento do funcionário, falta de colaboração e alta rotatividade.

No fim das contas, é todo o seu negócio que pode sofrer com uma comunicação interna deficiente.

As empresas são compostas por pessoas, e é inevitável, você precisará se comunicar com elas de forma clara e regular. Livre de ruídos

Afinal, você não quer que seus colaboradores fiquem frustrados e confusos no trabalho. Não é mesmo?

Isso pode acabar levando qualquer meta ou objetivo para a ruína. Uma informação má interpretada pode acabar com todo um projeto.

Do sucesso, ao fracasso. Duro né? Mas é a mais pura verdade.

Para evitar esses riscos e pensando também na saúde emocional do colaborador, você vai precisar desenvolver um bom plano de comunicação interna. Para entender o que não deve faltar no seu plano de comunicação interna  veja este artigo. 

Agora, neste post vamos te mostrar quais ferramentas não podem faltar no seu plano de comunicação interna.

Continue a leitura e descubra quais são! 

Comunicação Interna 

Antes de falar sobre as ferramentas, é essencial que você saiba o que é Comunicação Interna.

Muitas pessoas confundem a comunicação interna com endomarketing. Mesmo parecendo semelhantes, elas têm diferenças. Você pode saber mais sobre, através desse Infográfico gratuito e exclusivo 👇

Infográficos

Infográfico: Qual a diferença entre Comunicação Interna e Endomarketing?

A comunicação interna (também conhecida como CI) se refere a um grupo de processos ou ferramentas que são responsáveis ​​pelo fluxo de informações e colaboração entre os colaboradores de uma organização. 

Geralmente a CI é responsabilidade dos departamentos de RH, marketing ou RP. Porém, na verdade, a Comunicação Interna é responsabilidade de todos.

Todos precisam estar alinhados com a Missão, Visão e Valores da empresa e ter claro quais são os objetivos a serem alcançados. 

Resumindo, a Comunicação Interna envolve produzir e veicular mensagens e campanhas, além de facilitar o diálogo com as pessoas que compõem a organização.

Comunicação Interna e Automação 

A cada dia surge uma inovação, a transformação digital está aí para nos mostrar isso. Ferramentas que facilitam o nosso dia a dia de trabalho e otimizam processos se tornaram essenciais.  

9 Ferramentas para o seu Plano de Comunicação Interna

Digamos que são as melhores soluções para informar e gerar interação com os colaboradores.

Contam com tecnologias que permitem o compartilhamento das informações certas, direcionadas para as pessoas certas e no momento certo.

Dessa forma, evitando ruídos na comunicação e engajando os colaboradores pelo simples fato deles ajudarem e interagirem com os conteúdos.

Sendo assim, a tendência é estimular cada vez mais a criação de conteúdos de forma colaborativa e prática.

Quando os colaboradores se sentem motivados e participam, como neste caso, podem compartilhar informações e ideias com seus colegas de trabalho, é visto uma melhora na performance do colaborador.

Como resultado, eles podem tomar decisões e entregar projetos de forma mais rápida.

Ter uma comunicação interna efetiva é o sonho de muitas empresas.

Porém, a maioria não sabe por onde começar. Para ajudar, separamos as melhores ferramentas que não podem faltar no plano de comunicação interna da sua empresa. Veja a seguir!

9 ferramentas que não podem faltar no Plano de Comunicação Interna da sua empresa 

Existem diversas ferramentas colaborativas que fazem total diferença para o funcionamento de alguns processos da empresa, porém, que colaboram bastante também para a construção de uma comunicação interna eficiente.

Veja algumas delas:

1. Intranet

Há muitas informações circulando hoje em dia nas empresas que são difíceis de gerenciar, manter atualizadas e torná-las acessíveis.

A Intranet é um ambiente totalmente personalizável. Possibilita a empresa criar um “menu” próprio e inserir as funcionalidades que mais fazem sentido para suas estratégias. Como, por exemplo:

  • Inserção de banners;
  • Comunicados;
  • Notícias;
  • Quiz;
  • Gráficos;
  • Imagens, etc.

É uma ótima forma de garantir que os colaboradores possam encontrar facilmente as informações de que precisam, quando precisam, estando tudo centralizado em um só lugar.

Dessa forma os conteúdos ficam categorizados e fáceis de serem encontrados.

Dica: Na hora da escolha da Intranet é muito importante checar se ela é responsiva e intuitiva, como é o caso da Intranet Fast.

#2. Vídeo

O vídeo é uma forma criativa de compartilhar conteúdo internamente. Existem diversas ferramentas disponíveis, porém, algumas que foram projetadas especificamente para o ambiente interno de uma empresa, como é o caso do Microsoft Stream, oferecido pela Microsoft. 

É possível abusar da criatividade o que contribui bastante para a Experiência do Colaborador (Employee Experience)

Gravar reuniões, apresentações ou videoconferências são ótimas maneiras de manter os colaboradores em home office, remotos ou dispersos conectados e envolvidos.

#3. Gamificação

A gamificação vem provando ser uma ótima ferramenta motivacional. Com isso, é possível deixar mais leve e menos “chato” alguns processos.

Porém, sem deixar de lado a seriedade e responsabilidade do trabalho.

Combina ferramentas interativas como questionários e competições online para aumentar o envolvimento dos colaboradores e encorajar um comportamento positivo.

Também pode despertar entusiasmo em torno de projetos e novas iniciativas, além de aprimorar treinamentos.

#4. E-mail

O e-mail pode parecer ultrapassado como ferramenta de comunicação interna, mas ainda é muito utilizado. Por meio dele você pode agendar reuniões, avisar sua equipe sobre algum imprevisto e divulgar novidades da empresa.

#5. Pesquisa

Fazer pesquisas online com seus colaboradores permite que você reúna dados importantes ​​que ajudam a melhorar ainda mais a comunicação interna em sua organização.

Principalmente quando a empresa tem uma quantidade grande de colaboradores, onde pode ser difícil obter feedbacks no dia a dia.

As pesquisas simplificam a extração de insights, que podem ser usados ​​para tomar decisões de negócios. Como por exemplo, entender o impacto que “tal mudança” teve ou até mesmo após sessões de treinamentos.

#6. Calendário de Eventos

Ter um calendário da empresa disponível a qualquer hora e em qualquer lugar ajuda a equipe a planejar seus compromissos de negócios e se certificar de que estão atualizados com os principais eventos da empresa.

Com isso, é possível poupar o tempo que seria gasto enviando lembretes por e-mail sobre eventos futuros.

Tudo vai estar disponível para visualização em um único calendário.

#7. Blog

O blog é uma estratégia que está em alta, principalmente para SEO.

Através do blog o diretor da empresa, ou até mesmo alguns colaboradores de áreas específicas, como um líder de equipe, por exemplo, podem escrever sobre assuntos que estão relacionados com a rotina do trabalho.

Com isso, alguns blogs posts com temas voltados à comunicação interna são publicados.

Mesmo que o foco do blog seja o público externo. Os colaboradores da empresa também podem aproveitar para consumir esse conteúdo.

#8. Reuniões Onlines

Em alguns casos, conversar pela internet pode gerar ruídos. Em uma reunião, queremos evitar ao máximo isso. É sempre muito importante que todos na empresa estejam alinhados, ou melhor “na mesma página”.

Ferramentas como o Teams e o Zoom, facilitam essa comunicação e colaboram na diminuição desses ruídos. Inclusive, temos um artigo muito bacana que fala sobre a diferença entre ambos, se você tiver curiosidade, é só clicar aqui.

Porém, o Teams conta com diferenciais interessantes, além de ter sido bastante atualizado por conta da pandemia. Ele tem diferentes recursos, como exemplo: o chat. Então, além de usar para fazer “calls” com a sua equipe, é possível também definir o Teams como um canal de bate-papo entre os colaboradores.

Substituindo, por exemplo, o WhatsApp, que é uma plataforma bastante usada, porém apresenta alguns riscos de segurança.

#9. Gestão de Comunicação

De nada adianta ter todas as ferramentas possíveis e não ter uma organização. É necessário ter um mapa para guiar o seu caminho.

Ter um planejamento e segui-lo, é essencial para a comunicação interna.

Seu plano de comunicação interna provavelmente vai ter muitas coisas, como por exemplo: ferramentas para criar e transmitir suas mensagens, prazos e objetivos para atingir.

Para isso, você pode contar com uma boa ferramenta de gerenciamento. Sim, ela pode ser o seu braço direito!

Uma ferramenta de gerenciamento de comunicação vai te ajudar a administrar o status de cada tarefa, deixando tudo mais claro, garantindo que nada seja esquecido e você permaneça no controle de suas ações.

Ferramentas como o Trello e o Planner são ótimas ferramentas de gerenciamento de comunicação interna.

Ebooks

Microsoft Planner: Como usar para aumentar a produtividade da sua equipe

Conclusão

Desenvolver um plano de comunicação interna vai muito além de apenas saber se comunicar, sim, isso é necessário, mas é algo que atinge outro patamar, envolve toda uma atmosfera e ações necessárias para que o simples ato de se “comunicar”, possa se transformar em uma comunicação forte, envolvente, cativante e que transforme toda a energia da empresa.

É possível ter um bom plano de comunicação interna, mas para isso é preciso planejamento e as ferramentas certas, que vão te auxiliar durante esse processo – como essas mencionadas no artigo.

Se você quiser saber mais sobre estratégias que vão ajudar a elevar o nível da sua comunicação interna. Aproveite e confira o artigo “Storytelling na Comunicação Interna? 8 elementos para criar histórias memoráveis”.

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